Đầu tiên nhân viên phòng chứng từ của Master Lines lập tờ khai và các chứng từ invoice, packing list… Vì Master Lines làm dịch vụ cho công ty Anh Em nên sẽ thực hiện việc lập tờ khai, đi khai và các chứng từ cần thiết để đi khai cũng như để nhà nhập khẩu có thể nhận hàng ở đầu bên kia.
Việc lập tờ khai hải quan, nhân viên chứng từ Master Lines sẽ điền các thông tin trên tờ khai (gồm 2 tờ khai: 1 bản lưu người khai hải quan, 1 bản lưu hải quan). Tờ khai hải quan nhằm mục đích xác định:
– Loại hàng hóa xuất ra bên ngoài: đồ nội thất.
– Mặt hàng xuất đó nằm trong quy định của nhà nước hay không để công ty Anh Em báo cáo đóng thếu cho nhà nước, đồng thời cho biết hàng đã thông quan nghĩa là xuất khẩu hợp pháp nên trên tờ khai luôn thể hiện mã số thuế của công ty Anh Em 0302386923, khai hải quan tại KV4 (chi cục hải quan ICD Phước Long).
– Đối tượng nhập khẩu là công ty JOSBO. – Cửa khẩu ICD Phước Long.
– Tên hàng hóa bằng tiếng việt TỦ, tra trong biểu thuế biết được mã hàng hóa và ghi lên tờ khai MHH 9403600090. Vì mỗi loại hàng hóa sẽ đóng mức thếu khác nhau trong biểu thuế năm 2009.
– Tổng trị giá xuất 11,384.89 USD. Từ trị giá này sẽ đóng thuế bao nhiêu % trên trị giá đó (tiền thuế phải đóng do công ty Anh Em đóng dựa trên tờ GATT do hải quan tính và cung cấp), còn một số thông số khác sẽ được thể hiện rõ trên mẫu tờ khai (xem phụ lục số 3)
Tương tự những thông tin trên tờ khai hải quan dành cho người khai cũng sẽ ghi trong tờ khai hàng hóa xuất khẩu (bản dành cho hải quan lưu). Lưu ý: nếu chi tiết về hàng hóa nhiều hơn số mục ghi trong tờ khai, cần phải đánh bản chi tiết phụ lục kèm theo với các thông tin: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá , ký tên và đóng dấu của người xuất khẩu (công ty Anh Em). (xem phụ lục số 4)