Thông thường việc lập invoice tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Ví dụ nếu là hợp đồng thanh toán bằng L/C thì việc lập invoice khá chi tiết thể hiện đầy đủ thông tin yêu cầu mẫu chuẩn invoice thương mại, còn lại có thể lập invoice đơn giản hơn thể hiện thông tin:
– Người nhập khẩu JOSBO.
– Người xuất khẩu đồng thời là người phát hành invoice là công ty Anh Em.
– Ngày lập 28/4/09 – Số hợp đồng 200904
– Số cont GLDU7244720 và số seal M0564850 – Tên tàu và số chuyến Pacific Gloria V055S. – Đi từ cảng ICD Phước Long, Việt Nam. – Cảng đến Adelaide, Australia.
– Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã hàng hóa, số lượng, giá cả cho một đơn vị hàng (USD) và tổng giá trị của nó, ký tên và đóng dấu công ty Anh Em.
Đối với hàng hóa này thì chỉ cần lập invoice đơn giản (vì hợp đồng thanh toán bằng phương thức T/T. Cách lập invoice thể hiện những thông tin chi tiết trên mẫu (xem phụ lục số 5).
Lập packing list cũng tương tự và có những thông tin như invoice nhưng có thêm phần nữa đó là trên packing list phải thể hiện Gross weight và thể tích của lô hàng (xem phụ lục số 6).
Sau khi lập các chứng từ trên, Master Lines phải đến người shipper (công ty Anh Em) để kí tên, đóng dấu vào cam kết khai (thông thường khách hàng quen thuộc sẽ cung cấp cho Master Lines con dấu và chữ kí để giảm bớt thời gian đi lại và chờ đợi nếu shipper đi vắng).
Sau đó nhân viên khai hải quan của Master Lines sẽ đi khai hải quan hàng xuất khẩu. Bộ tờ khai hải quan hàng xuất gồm:
– 2 tờ khai hải quan (1 bản lưu danh cho người khai và 1 bản lưu dành cho hải quan)
– Bản phụ lục đính kèm chi tiết hàng hóa đã kê ở trên (nếu có). – 1 packing list vừa lập.
– 2 đơn phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan theo mẫu (điền các thông tin in sẵn trên đơn).
– 1 giấy giới thiệu của công ty cho nhân viên hải quan đi khai.