III Dư nợ TD đối với DN vừa và
2.6.2.3Quyết định cho vay, cam kết cho vay và giải ngân
47 Nguồn: Phòng Kiểm tra nội bộ.
2.6.2.3Quyết định cho vay, cam kết cho vay và giải ngân
Nội dung nghiệp vụ:
• Quyết định cho vay: Khi cán bộ tín dụng thẩm định xong sẽ lập báo cáo thẩm
định gửi trưởng phòng tín dụng, Ban Giám đốc, hội đồng tín dụng để xem xét và kiểm tra lại công tác thẩm định và quyết định cho vay và sau đó ký kết hợp đồng tín dụng, cam kết cho vay.
• Giải ngân: Mỗi lần rút vốn, khách hàng lập khế ước rút vốn, kèm theo là những
giấy tờ được yêu cầu khác. Trưởng phòng hay người có thẩm quyển sẽ phê duyệt khế ước, ký vào khế ước. Sau đó khách hàng mới có thể rút vốn ở phòng kế toán, khế ước cũng là cơ sở để hạch toán.
Rủi ro tiềm ẩn:
• Không kiểm tra cẩn thận việc thẩm định, thẩm quyền quyết định cho vay bị lạm dụng, lập hợp đồng không đầy đủ, nhầm lẫn.
• Khoản cho vay được giải ngân nhưng không được ghi nhận và ngược lại.
• Tài liệu để được giải ngân không đầy đủ, khế ước nhận nợ không được phê duyệt bởi người có đầy đủ thẩm quyền.
Nội dung kiểm toán việc xét duyệt cho vay:
• Kiểm toán xem đơn vị có quy định về thẩm quyền quyết định cho vay hay không?
• Kiểm tra việc phân cấp thẩm quyền: Cán bộ tín dụng, trưởng phòng, hội đồng tín dụng…
• Việc ra quyết định cho vay có được ghi thành văn bản hay không.
• Hình thức và nội dung của hợp đồng tín dụng: Đây là bước quan trọng vài nó cho biết những cam kết của ngân hàng và khách hàng, quyền lợi và nghĩa vụ mỗi bên.
Nội dung kiểm toán việc giải ngân:
• Kiểm tra hồ sơ giải ngân và chứng từ thanh toán.
• Kiểm tra căn cứ phát tiền vay theo quy định và tờ trình giải ngân, khế ước nhận nợ có phê duyệt của lãnh đạo không? Có đúng thẩm quyền không? Địa chỉ chuyển tiền?
• Kiểm tra việc hạch toán kế toán có đầy đủ, chính xác không? Chứng từ ghi sổ có đảm bảo có đủ thẩm quyền của người giải ngân, người kiểm soát, người duyệt bằng sự hiệu hữu của chữ ký của những người có thẩm quyền liên quan không?
• Cán bộ tín dụng có theo dõi việc giải ngân thông qua việc đối chiếu thông tin với phòng kế toán để phát hiện ra những sai lệch kịp thời hay không.
(4) Phê duyệt tín dụng (Ban lãnh đạo thực hiện): Quy trình phê duyệt cho vay
chỉ được thực hiện sau khi báo cáo đề xuất tín dụng có đầy đủ chữ ký của cán bộ khách hàng và Trưởng/Phó phòng khách hàng và báo cáo rà soát rủi ro có đầy đủ chữ ký của cán bộ rủi ro và Trưởng/Phòng phòng Quản lý rủi ro.
Căn cứ tình hình thực tế tại từng thời kỳ, Ban Giám đốc sẽ có quy định bằng văn bản về thẩm quyền phê duyệt tín dụng đối với từng cấp bậc.
(5) Ký kết hợp đồng (Ban Giám đốc, Phòng khách hàng, Tổ xử lý nợ, Phòng kế toán thực hiện): Khi đã được phê duyệt tín dụng cán bộ khách hàng sẽ làm hợp
đồng cho vay, đại diện CTCP Nam Long và đại diện VCB Huế sẽ ký hợp đồng cho vay.
Cán bộ quản lý nợ (Tổ xử lý nợ) sẽ căn cứ vào hợp đồng cùng với hồ sơ vay vốn của CTCP Nam Long để ghi nhập và giám sát dữ liệu trên hệ thống và lưu trữ hồ sơ vay an toàn.
Hợp đồng vay vốn, hợp đồng thế chấp, chứng từ liên quan, đều được làm thành bốn (04) bộ: Cán bộ khách hàng giữ lại một (01) bộ, hai (02) bộ gửi cho khách hàng và bộ còn tại chuyển cho bộ phận kế toán cho vay. CTCP Nam Long sau khi đã được VCB chấp nhận cho vay vốn và ký hợp đồng thì cán bộ khách hàng sẽ chuyển chứng từ liên quan đến hoạt động vay vốn xuống bộ phận kế toán cho vay. Cán bộ quản lý nợ của Tổ xử lý nợ sẽ căn cứ hồ sơ cho vay để cập nhập thông tin liên quan đến khách hàng vào máy tính.
Theo hợp đồng cho vay, số tiền mà VCB Huế cho CTCP Nam Long vay tối đa là 4.450.000.000 đồng, cán bộ quản lý nợ căn cứ vào đặc điểm của CTCP Nam Long để lập bảng phân kỳ hạn nợ. Nhận thấy rằng, CTCP Nam Long là một DN kinh doanh lĩnh vực du lịch, mà thời gian từ tháng 4 đến tháng 8 là thời gian khách du lịch nhiều, nên DN sẽ có khả năng trả lãi cho Ngân hàng tốt.
(6) Giải ngân (do Phòng khách hàng, bộ phận kế hoạch cho vay thực hiện):
- Khi Thanh toán viên nhận được bộ hồ sơ vay vốn từ cán bộ khách hàng bao gồm: Hợp đồng cho vay, Giấy nhận nợ, Hợp đồng thế chấp tài sản và các Chứng từ gốc (Đó là các chứng từ như: Giấy ủy nhiệm chi, giấy rút tiền…) liên quan.
+ Thanh toán viên tiến hành kiểm tra các yếu tố pháp lý trên hợp đồng vay vốn, giấy nhận nợ (chữ ký, dấu), số tiền trên giấy nhận nợ và các chứng từ gốc có khớp đúng hay không. Do khi vay vốn DN có cầm cố tài sản để đi vay, Thanh toán viên căn cứ vào giá trị được cán bộ khách hàng đánh giá trên hợp đồng thế chấp hoặc cầm cố để lập phiếu có chữ ký của Kiểm soát phòng và Giám đốc rồi giao cho cán bộ tín dụng làm thủ tục nhập tài sản.
+ Sau đó, Thanh toán viên nhập thông tin số CIF và tài khoản tiền vay của khách hàng vào máy tính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SVTH: Hoàng Thị Mỹ Dung – K40 Kế toán kiểm toán
Nội dung: Chuyển trả tiền xi măng Hoá đơn số 047851
Kế toán trưởng Chủ tài khoản
+ Phương thức rút tiền vay bằng phương thức rút tiền mặt: Thanh toán viên nhập tiếp thông tin về số tiền vay và in Giấy rút tiền mặt:
Hình vẽ 2.6.2.3a: Mô phỏng Giấy rút tiền mặt theo mẫu của VCB
SVTH: Hoàng Thị Mỹ Dung – K40 Kế toán kiểm toán