- Kiểm soát quá trình nhập liệu
6. Đánh giá hệ thống KSNB của các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
6.1 Đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ ảnh hưởng đến việc đánh giá hệ thống KSNB
Có nhiều cách phân loại doanh nghiệp vừa và nhỏ khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích và vào từng thời điểm khác nhau. Nhưng nhìn chung người ta thường dựa vào hai trong ba tiêu thức là vốn, lao động hoặc doanh thu. Nhằm mục đích áp dụng các nguyên tắc và chuẩn mực kiểm toán được dễ dàng hơn, IAASB đã xây dựng những tiêu thức định tính để phân loại doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
- Chủ doanh nghiệp thường là một hoặc một vài cá nhân
- Phạm vi hoạt động hẹp và chỉ kinh doanh một hoặc một số mặt hàng nhất định, không thể chi phối toàn bộ thi trường hàng hoá.
- Tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, chỉ có một vài nhân viên (nhiều doanh nghiệp chỉ có 2-3 người kế toán)
Do đó các doanh nghiệp này thường có những hạn chế như sau:
•Nhà quản lý không quan tâm đúng đắn đến việc thiết lập hệ thống KSNB nhằm ngăn chặn, phát hiện những sai sót có thể xảy ra. Khi ra quyết định thì họ chủ yếu dựa vào thông tin thị trường và kinh nghiệm để phán đoán hơn là thông tin do hệ thống kế toán cung cấp.
•Số lượng nhân viên kế toán ít, chủ yếu để lập BCTC đối phó với các cơ quan chức năng, nhiều đơn vị còn thuê nhân viên bên ngoài làm công tác kế toán. Dẫn đến vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, việc bảo vệ tài sản và số sách kế toán không chặt chẽ, hoạt động kiểm soát đối với hệ thống máy tính cũng yếu kém.
•Không đủ nhân sự để phân chia trách nhiệm, các nhà quản lý ưu tiên vốn cho những hoạt động kinh doanh khác hơn là tuyển dụng. Dẫn đến trình độ của nhân viên có thể không đạt yêu cầu, vi phạm nguyên tắc phân công phân nhiệm, có sự chồng chéo giữa các phòng ban.
6.2 Mục đích tìm hiểu và đánh giá các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hiện nay sô lượng các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam chiếm đến hơn 97% , vì thế khách hàng của công ty cũng đa số là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Do những hạn chế về KSNB của các doanh nghiệp này nên cách thức đánh giá KSNB và rủi ro kiểm soát cũng khác so với những đơn vị lớn, nếu đem những câu hỏi đánh giá đã xây dựng ở trên áp dụng vào các doanh nghiệp này thì sẽ không hợp lý, nên em xin đề xuất ý kiến xây dựng riêng một bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB riêng cho loại hình doanh nghiệp này.
Việc đánh giá này chủ yếu được thực hiện ở giai đoạn khảo sát ban đầu nhằm tìm hiểu chung về đơn vị, nắm sơ lược về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán để xem có nên chấp nhận hợp đồng kiểm toán hay không và dự kiến những sai phạm có thể xáy ra, bởi nếu xét thấy môi trường kiểm soát tại đơn vị không tốt, nhà quản lý không thành thật, khả năng thu thập bằng chứng kiểm toán bị hạn chế, đơn vị mời kiểm toán chỉ nhằm mục đích đối phó với cơ quan nhà nước thì công ty kiểm toán khó có thể chấp nhận lời mời kiểm toán.
6.3 Xây dựng bảng câu hỏi đánh hệ thống KSNB của các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Ví dụ về việc áp dụng bảng câu hỏi đánh giá KSNB tại công ty TNHH E Việt Nam – là một chi nhánh của công ty E nước ngoài, ngành nghề kinh doanh là xây dựng các dây chuyền sản xuất , tổ chức công tác kế toán theo quyết định 48.
Phỏng vấn nhân viên kế toán tại đơn vị cho biết.
Có Không Không
áp dụng Không biết
Quan điểm và tính chính trực của ban giám đốc
1. Trong doanh nghiệp có thường xảy ra biến động ở vị trí quản lý cấp cao hay không?
2. Có những quy định về đạo đức nghề nghiệp hay các thông lệ kinh doanh được chấp nhận, quy định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về lợi ích và các chuẩn mực đạo đức không?
3. Nhà quản lý có truyền đạt và hướng dẫn cụ thể hoá các yêu cầu về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào là khuyến khích cho phép không?
4. Các nhà quản lý có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán,
công bố thông tin trên BCTC, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách không?
5. Có tồn tại những áp lực do thuế hoặc áp lực khác khiến đơn vị phải hành xử trái luật không?
6. Ban Quản lý có sẵn sàng điều chỉnh những sai sót trên BCTC theo ý kiến của KTV hay không?
Cơ cấu tổ chức
1. Cơ cấu tổ chức tập quyền?
2. Có sơ đồ về cơ cấu tổ chức hiện tại với việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho các nhân viên?
3. Cơ cấu tổ chức có bị chồng chéo hay không?
4. Có văn bản quy định nhằm cụ thể hoá chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban bộ phận trong đơn vị hay không?
Chính sách nhân sự
1. Nhân viên được tuyển dụng có đủ trình độ và chuyên môn hay đơn vị có chính sách đào tạo đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn không?
2. Có xây dựng quy chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không?
3. Khi các nhân viên nghỉ phép, có sự uỷ quyền bằng văn bản để luân chuyển nhiệm vụ không?
4. Đơn vị có nhân viên chuyên quản lý mạng máy tính và bảo vệ phần cứng hay không?
5. Nhân viên trong đơn vị có khả năng tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các hoạt động?
6. Có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên nhằm cụ thể hoá nhiệm vụ, bao gồm các thủ tục kiểm soát liên quan đến trách nhiệm của họ hay không? Hệ thống kế toán 1. DN có sử dụng hệ thống máy tính để lập BCTC không?
2. Có sự kiêm nhiệm giữa hai trong bốn chức năng: phê chuẩn, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản hay không?
3. Nhân viên kế toán có kiêm nhiệm giữa các phần hành: thanh toán và theo dõi công nợ không?
4. Có chứng từ phản ánh đầy đủ cho tất cả các nghiệp vụ xảy ra không?
không?
7. Có xác nhận trách nhiệm của các cá nhân tham gia trên chứng từ không (ký hoặc đóng dấu)?
8. Có sự đối chiếu kiểm tra giữa chứng từ và sổ sách không?
9. Các chứng từ có được phê duyệt bởi người có trách nhiệm không?
KẾT LUẬN
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB là một trong hai nội dung cơ bản và là bước đầu tiên của một cuộc kiểm toán BCTC (Xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và Đánh giá tính trung thực hợp lý về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và dòng lưu chuyển tiền tệ trong niên độ của doanh nghiệp). Do đó kiểm toán viên cần phải chú trọng hơn đến công tác đánh giá KSNB của khách hàng, nhất là trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập cùng với sự thay đổi nhanh chóng của các chính sách, văn bản pháp luật về kinh doanh.
Qua 3 phần của chuyên đề, em đã đưa ra hệ thống các cơ sở lý luận về KSNB và đánh giá hệ thống KSNB tương đối đầy đủ, phản ánh đúng thực trạng công tác đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng tại công ty kiểm toán AAC, và có đóng góp một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá KSNB của công ty.
Tuy nhiên do khả năng và kinh nghiệm còn hạn chế nên có thể có những sai sót nhất định, em mong được sử chỉ bảo và đóng góp của các thầy cô để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Giáo viên hướng dẫn ThS. Trần Hồng Vân - Giảng viên Trường ĐH kinh tế Đà Nẵng cùng với Ban giám đốc, anh chị Kiểm toán viên Công ty Kiểm toán AAC đã giúp em hoàn thành đề tài này.