II. Thực tế quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC do AAC thực hiện
3.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
Trong suốt quá trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát (tiến hành đồng thời với các thử nghiệm cơ bản), kiểm toán viên luôn vừa kiểm tra, vừa đánh giá về môi trường kiểm soát tại đơn vị, về việc thiết kế và vận hành của hệ thống thông tin kế toán, các thủ tục kiểm soát có được áp dụng trên thực tế không. Những nhận xét đánh giá được kiểm toán
nghiệp vụ được thực thi chưa đúng quy định (được kiểm toán viên ghi lại ở phần ghi chú trên giấy làm việc ở từng khoản mục), kiểm toán viên rút ra kết luận, đánh giá chung đối với khoản mục, trong đó có kết luận về KSNB của khách hàng đối với khoản mục hay loại nghiệp vụ đó.
Tiền mặt:
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 111
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Kết luận:
- Một số khoản chi tiền cào mì, tiền bốc vác có danh sách nhưng không ký nhận -> Đề nghị bổ sung.
- Một số khoản chi tính vào chi phí không có HĐTC hoặc Hóa đơn không hợp lệ (PC 43/08, PC63/12,…) -> Đề nghị bổ sung, hiệu chỉnh hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Qua kiểm tra phát hiện một số sai phạm nêu trên, nhưng kiểm toán viên cho rằng bản chất của các sai phạm là không quan trọng (vì các khoản tiền ăn hay chi phụ cấp độc hại mua sữa cho công nhân việc lấy hóa đơn là rất khó, qua phỏng vấn nhân viên phụ trách nấu ăn, bồi dưỡng cho công nhân và cán bộ phụ trách bộ phận sản xuất không thấy có dấu hiệu gian lận; còn khoản chi cho lao động thuê ngoài đã có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận sản xuất trên danh sách đó). Vì vậy, kiểm toán viên quyết định không thay đổi mức CR đánh giá ban đầu, chỉ đưa ra ý kiển trong cuộc họp trao đổi để đơn vị lưu ý bổ sung.
Tạm ứng:
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 141
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Kết luận:
- Một số khoản thanh toán chi phí xăng dầu cho cán bộ nhân viên đi công tác vùng mía, số tiền 180.496.732 đồng không có HĐTC -> Đề nghị bổ sung hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Một số khoản thanh toán tạm ứng hóa đơn không chữ ký người mua, hoặc sai mã số thuế -> Đề nghị bổ sung, hiệu chỉnh hoặc loại trừ ra khỏi chi phí hợp lý jợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Các khoản thanh toán chi phí xăng dầu không có HĐTC là sai sót đã có từ kỳ kiểm toán trước, kiểm toán viên đã đề nghị đơn vị bổ sung, hiệu chỉnh nhưng đơn vị chưa thực hiện. Vì vậy, kiểm toán viên quyết định tăng CR ban đầu, mở rộng các thử nghiệm cơ bản, tăng cỡ mẫu.
Nguyên vật liệu:
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 152
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Kết luận:
- Một số nghiệp vụ nhập kho không có giấy yêu cầu hoặc chứng từ không đủ chữ ký theo quy định của công ty (xem phần kiểm tra chi tiết) -> Đề nghị bổ sung chứng từ.
Trang .../…
Trang .../…
Kiểm toán viên đánh giá bản chất các sai sót là không nghiêm trọng (Vì các nghiệp vụ mua văn phòng phẩm, xà phòng là những nghiệp vụ xảy ra thường xuyên và mang tính chất định kỳ trong đơn vị, nhưng đơn vị chỉ có quy định chung là các phiếu nhập mua hàng phải đính kèm giấy yêu cầu chứ chưa có quy định cụ thể cho các khoản này, do đó kiểm toán viên nhận thấy không cần giấy yêu cầu cho các khoản này, tuy nhiên sẽ nêu ý kiến đề nghị đơn vị có văn bản quy định đối với các khoản mua mang tính chất định kỳ này; Còn các chứng từ nhập xuất không đủ chữ ký theo quy định, kiểm toán viên cũng xét thấy không nghiêm trọng, vì trên các chứng từ đó đã có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt, chỉ cần đưa ra ý kiến đề nghị đơn vị lưu ý đối với các trường hợp đó trong cuộc họp trao đổi là được).
Tài sản cố định:
Đối với TSCĐ khi thực hiện thử nghiệm chi tiết, kiểm toán viên chọn mẫu một số nghiệp vụ để kiểm tra, nhưng khi kiểm tra chi tiết phát hiện nhiều sai phạm đối với các nghiệp vụ mua TSCĐ, nên kiểm toán viên quyết định tăng mức CR đánh giá ban đầu, mở rộng phạm vi các thử nghiệm cơ bản, kiểm tra toàn bộ các hồ sơ mua TSCĐ trong kỳ.
Doanh thu:
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 511
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Kết luận:
- Một số hóa đơn bán đường không có chữ ký người mua (xem phần kiểm tra chi tiết) -> Đề nghị bổ sung.
- Các nghiệp vụ xuất bán đường cho công ty TM TP (công ty con của công ty CP đường XYZ) chưa có Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ / HĐTC.
Kiểm toán viên quyết định tăng CR đánh giá ban đầu và mở rộng các thử nghiệm cơ bản.
4. Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Sau khi tất cả các khoản mục đã được kiểm tra, trưởng đoàn yêu cầu các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán đưa giấy làm việc cho mình kiểm tra lại, lúc này, trưởng đoàn sẽ sử dụng bản “thủ tục rút gọn” (phụ lục 6) để rà soát lại công việc của các trợ lý xem họ đã thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết hay chưa, các mẫu được chọn đã thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc chưa, và bổ sung, chỉnh sửa các ý kiến của các trợ lý trên giấy tờ làm việc của họ, hoặc yêu cầu họ kiểm tra thêm nếu cần thiết.
Sau đó trưởng đoàn tiến hành lập “biên bản ghi nhớ” để chuẩn bị cho cuộc họp trao đổi với khách hàng , trong đó nêu ý kiến đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống KSNB của doanh nghiệp, những điểm yếu của hệ thống kiểm soát và hệ thống tài chính kế toán đang còn tồn tại, và đề xuất ý kiến nhằm giúp đơn vị sửa đổi, khắc phục những tồn tại đó.
Cuộc họp trao đổi kết thúc kiểm toán giữa đoàn kiểm toán và đại diện ban lãnh đạo công ty cổ phần đường ABC như sau:
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Chủ đề: Biên bản ghi nhớ Niên độ: Năm 2009
Ý kiến của trưởng đoàn: (chỉ trích phần ý kiến liên quan đến các khoản mục đã trình bày ở trên)
1) Thanh toán chi phí xăng dầu cho công nhân viên đi công tác vùng mía, số tiền 180.496.732 đồng không có hóa đơn tài chính (kèm phụ lục) -> Đề nghị kiểm tra, bổ sung hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
2) Các nghiệp vụ mua TSCĐ chưa có biên bản nghiệm thu bàn giao nhưng đơn vị đã ghi tăng TSCĐ là chưa hợp lý.
3) Các nghiệp vụ bán hàng cho công ty thương mại Thành Phát (thuộc đơn vị) chưa có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn tài chính mà chỉ có phiếu nhập kho của Thành Phát làm căn cứ ghi sổ là chưa hợp lệ theo thông tư 129 của bộ tài chính.
4) Ngoài ra, đơn vị có các khoản chi bằng tiền mặt không có HĐTC hoặc hoá đơn không hợp lệ; một số nghiệp vụ nhập xuất chứng từ chưa đủ chữ ký theo quy định của công ty -> Đề nghị đơn vị bổ sung hóa đơn, chữ ký và lưu ý cho kỳ sau. Còn đối với các nghiệp vụ như mua văn phòng phẩm, mua xà phòng, sạc mực… không có giấy yêu cầu, xảy ra thường xuyên và mang tính chất định kỳ trong đơn vị, đề nghị đơn vị quy định một hạn mức cho các khoản chi này để tránh xảy ra sai phạm.
Ý kiến của ban lãnh đạo đơn vị:
- Khoản chi khoán xăng dầu là tình trạng chung của toàn công ty (cho tiếp thị, cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trường, cán bộ thu mua vật tư…). Trong đó, tiền xăng chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ trong chi phí khoán xăng dầu và hao mòn xe máy (chủ yếu là chi phí sửa xe), khó lấy hóa đơn xăng dầu và bản thân người đi công tác vùng mía cũng không thu được gì từ tiền khoán xăng, nên chắc chắn sẽ không có sự gian lận trong đó. Đề nghị xem như khoản công tác phí, hay nhờ đoàn tư vấn cho đơn vị.
- Về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, công ty sẽ ký và giao Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho công ty Thành Phát.
- Đơn vị sẽ bổ sung biên bản nghiệm thu tổng thể đối với máy li tâm, máy khoan cần K255…
- Về các khoản chi tiền không có hoá đơn hợp lệ và các phiếu nhập, phiếu xuất chứng từ chưa đủ chữ ký, đơn vị sẽ bổ sung và lưu ý các nhân viên khi đi mua hàng phải lấy hóa đơn và các phải ký đủ vào biên bản kiểm nghiệm. Riêng đối với các khoản mua văn phòng phẩm, mua trà, xà phòng, mực in…, đơn vị sẽ đưa ra một định mức hàng tháng cho nhân viên để dễ quản lý.
Ý kiến phản hồi của trưởng đoàn:
- Khoản chi khoán xăng dầu và hao mòn xe máy -> Đề nghị công ty cho một hệ số hao mòn và hàng tháng đăng ký với một công ty xăng dầu. Đơn vị sẽ phát phiếu đổ xăng (bao nhiêu lít) cho mỗi nhân viên, các nhân viên khi đi công tác sẽ tới đó đổ xăng, và hàng tháng công ty xăng dầu sẽ xuất hóa đơn chung cho công ty. Nếu tính vào công tác phí thì càng khó có giấy đi đường vì đi công tác vùng mía.
Đại diện lãnh đạo đơn vị cảm ơn đoàn đã giúp đơn vị tìm ra những thiếu sót còn tồn tại và những ý kiến tư vấn giúp đơn vị giải quyết tình hình. Đoàn kiểm toán thông báo lại cho đơn vị thời gian phát hành báo cáo kiểm toán, đề nghị điều chỉnh, bổ sung những nội dung đoàn đã nêu ra trong “biên bản ghi nhớ” và nhanh chóng gửi lại báo cáo
tài chính của đơn vị cho trưởng đoàn để kiểm tra, đối chiếu lại, cho kịp thời hạn phát hành báo cáo kiểm toán đã thoả thuận với đơn vị.
PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC.
I. Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống KSNB do công ty kiểm toán AAC thực hiện.
1. Ưu điểm