2. NỘI DUNG CỦA XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP 1 Nghiên cứu thị trường xuất khẩu
2.3. Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá
Giao dịch là sự tiếp xúc, quan hệ giữa các cá nhân để trao đổi thông tin hoặc thoả mãn một nhu cầu nào đó. Giao dịch kinh doanh là sự tiếp xúc, quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh nhằm trao đổi các thơng tin về thị trường, hàng hố, giá cả, kinh nghiệm kinh doanh …
Đàm phán kinh doanh là bàn bạc, thoả thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thoả hiệp giải quyết những vấn đề về kinh doanh có liên quan đến các bên.
Đàm phán “hợp đồng kinh doanh quốc tế”: Là một loại đàm phán “hợp đồng kinh doanh”, trong đó yếu tố quốc tế được thể hiện ở việc có ít nhất hai chủ thể có quốc tịch khác nhau tham gia đàm phán để lập nên (ký kết) các hợp đồng kinh doanh quốc tế.
Giao dịch đàm phán trong hoạt động xuất khẩu là một q trình trong đó diễn ra sự trao đổi, bàn bạc giữa doanh nghiệp ngoại thương và khách hàng nước ngoài về các điều kiện mua bán một loại hàng hố để đi đến thoả thuận, nhất trí giữa hai bên.
Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh quốc tế nói riêng, người ta có thể sử dụng một trong ba phương thức giao dịch, đàm phán sau:
-Giao dịch, đàm phán qua thư tín: Là phương thức được sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Phương thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì những giao dịch lâu dài. So với phương thức gặp gỡ trực tiếp, giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí, các quyết định đưa ra thường được cân nhắc kỹ càng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thể.
-Giao dịch, đàm phán qua điện thoại: là trao đổi bằng miệng. Trao đổi qua điện thoại đảm bảo tính khẩn trương, đúng thời điểm cần thiết. Do khơng có gì làm bằng chứng do đó phương thức này chỉ được sử dụng trong những trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ chờ xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng.
thuận, bàn bạc, thảo luận trực tiếp về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán…Phương thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết những bất đồng và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán như thư tín, điện thoại đã kéo dài quá lâu khơng có kết quả. Phương thức này phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn.
Việc giao dịch đàm phán tiến hành theo các bước:
Bước 1: Hỏi giá: là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.
Bước 2: Chào hàng: Là lời đề nghị ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Trong chào hàng cần ghi rõ tên hàng, quy cách, chất lượng, khối lượng, mẫu mã, bao bì, giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh tốn và các dịch vụ kèm theo. Có hai loại chào hàng là chào hàng cố định và chào hàng tự do.
Bước 3: Đặt hàng: lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng.
Bước 4: Hoàn giá: khi nhận được đơn chào hàng nhưng người nhận khơng chấp nhận hồn tồn đơn chào hàng thì họ sẽ đưa ra đề nghị mới thì lời đề nghị này gọi là hoàn giá
Bước 5: Chấp nhận: Đây là kết quả của q trình hồn giá. Khi đã chấp nhận thì có nghĩa là hợp đồng đã được thành lập.
Bước 6: Xác nhận: Hai bên sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về các điều kiện giao dịch nếu cần thì có thể ghi lại mọi điều đã thoả thuận gửi cho bên kia. Đó là văn kiện xác nhận có cả chữ ký của cả hai bên.
Sau khi hai bên mua bán tiến hành giao dịch và đàm phán có kết quả thì tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng xuất khẩu là những thoả thuận về các điều kiện mua bán hàng hoá như tên hàng, khối lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán…giữa doanh nghiệp xuất khẩu với khách hàng cụ thể. Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộc các trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Vì vậy, khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải xem xét lại các điều khoản thoả thuận trước khi ký kết hợp đồng.