2. NỘI DUNG CỦA XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP 1 Nghiên cứu thị trường xuất khẩu
2.4. Triển khai thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá
Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết doanh nghiệp cần phải tiến hành triển khai các công việc để thực hiện hợp đơng xuất khẩu hàng hố đúng với những điều khoản đã quy định trong hợp đồng.
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu công việc sau:
Ký hợp đồng Kiểm tra Xin giấy phép Chuẩn bị
xuất khẩu L/C xuất khẩu hàng hoá
Giao hàng Làm thủ tục Kiểm nghiệm Uỷ thác
lên tàu hải quan hàng hoá thuê tàu
Mua bảo Làm thủ tục Giải quyết
hiểm thanh toán khiếu nại
*Kiểm tra thư tín dụng (nếu thanh tốn bằng L/C): Sau khi ký hợp đồng, nhà xuất khẩu nước ngồi sẽ mở L/C tại một ngân hàng có ngân hàng thông báo tại Việt Nam. Bản chất của L/C là sự thoả thuận cam kết của ngân hàng với nhà xuất khẩu. L/C độc lập với hợp đồng xuất khẩu nhưng lại dựa trên các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu. Ngân hàng chỉ dựa vào L/C và việc thực hiện các quy định trong L/C để trả tiền cho nhà xuất khẩu. Vì vậy nhà xuất khẩu cần kiểm tra kỹ, dựa vào hợp đồng. Nừu có gì chưa hợp lý cần báo lại cho phía nước ngồi để hai bên thống nhất sửa lại.
*Xin giấy phép xuất khẩu: Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá để thực hiện hợp đồng đó.
Theo nghị định 57/CP ngày 31/07/1998 của Chính Phủ. Thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của pháp luật được xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số tại cục Hải quan tỉnh, thành phố thì khơng phải xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu.
*Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngồi và hoặc L/C. Cơng việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm ba khâu chủ yếu: -Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp xuất khẩu tổ chức thu gom hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau như mua nguyên liệu về gia công, sản xuất thành hàng xuất khẩu, mua đứt bán đoạn với đơn vị sản xuất, đại lý thu mua. Đây là một khâu rất quan trọng đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu theo đúng điều khoản đã quy định trong hợp đồng.
vẫn phải bảo đảm được phẩm chất của hàng hố, vừa thuận tiện cho q trình vận chuyển bốc xếp hàng hố, tạo điều kiện cho việc nhận biết hàng hoá.
-Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: Ký hiệu bằng số hay chữ, hình vẽ được ghi ở mặt ngồi bao bì để thơng báo những thông tin cần thiết cho việc nhận biết, giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. Ký mã hiệu phải đảm bảo những nội dung, cần thông báo cho người nhận hàng đồng thời phải sáng sủa, rõ ràng.
*Thuê tàu: Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dưạ vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
*Kiểm nghiệm hàng hoá: Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì… Đây là cơng việc cần thiết, qua đó quyền lợi của khách hàng được bảo đảm và nâng cao uy tín của doanh nghiệp xuất khẩu. Việc kiểm nghiệm và kiểm định được tiến hành ở hai cấp: Kiểm tra ở cơ sở do phòng KCS tiến hành và kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lại kết quả kiểm tra lần trước đó.
*Làm thủ tục hải quan: Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để xuất khẩu, nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan.Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu sau đây: -Khai báo hải quan:chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo với một số chứng từ khác, mà chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hố đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.
-Xuất trình hàng hố: Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm sốt. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân cơng về việc mở, đóng các kiện hàng.
-Thực hiện các quyết định của hải quan:Sau khi kiểm soát giấy tờ hàng hoá, hải quan sẽ ra quyết định và chủ hàng có nghĩa vụ thực hiện các quyết định đó.
*Giao hàng lên tàu: Tuỳ theo thoả thuận về điều kiện cơ sở giao hàng mà việc giao hàng lên phương tiện vận chuyển sẽ thuộc trách nhiệm bên nào. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển chủ hàng phải tiến hành các công việc sau:
-Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu lập bản đăng ký hàng chuyên chở.
-Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng. -Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng.
-Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được. Vận đơn cần phải chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
*Mua bảo hiểm: Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên bốn căn cứ sau: Điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hố, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở.
*Làm thủ tục thanh toán: thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Trong thanh toán, nhà kinh doanh phải chú ý đến các vấn đề: Đồng tiền thanh toán, tỷ giá thanh toán, thời hạn thanh tốn, phương thức và hình thức thanh tốn, điều kiện đảm bảo hối đối.
Có nhiều phương thức thanh toán được sử dụng nhưng hiện nay người ta thường sử dụng rộng rãi hai phương thức thanh tốn là thanh tốn bằng thư tín dụng và thanh tốn bằng phương thức nhờ thu.
*Giải quyết khiếu nại (nếu có): Trong q trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu có thể xảy ra những vấn đề phức tạp làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồng trong những trường hợp đó, hai bên cần thiện chí trao đổi, thảo luận để giải quyết. Nếu giải quyết khơng thành thì tiến hành các thủ tục kiện đối tác lên trọng tài. Việc khiếu nại phải tiến hành một cách kịp thời tỷ mỉ dựa trên các căn cứ của các chứng từ kèm theo.