- Đại lý, cộng tác viên.
1. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức.
Ngày nay, marketing đã chứng minh đợc vai trò quan trọng của mình trong hoạt động của các công ty bảo hiểm. Việc thực hiện các chính sách marketing tốt hay dở có thể là sự thành bại của công ty, do đó nó trở thành không thể thiếu đợc trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ công ty nào. Tuỳ thuộc vào quy mô của công ty mà bộ phận marrketing có thể là một ngời, một bộ phận hay là một phòng riêng biệt.
Đối với chi nhánh, việc thành lập một bộ phận marketing riêng biệt cũng là một việc làm cấp thiết trong hiện tại cũng nh sự chuẩn bị cho tơng lai. Dựa vào tình hình thực tế và những đòi hỏi khách quan trong hoạt động của mình, công ty có thể tổ chức bộ phận marketing nh sau:
1- Nhiệm vụ của bộ phận marketing.
* Làm độc lập: Bộ phận marketing nên tách riêng ra khỏi phòng tổng hợp và thực hiện các nhiệm vụ:
- Nghiên cứu về quảng cáo, xây dựng các chơng trình quảng cáo, quản lý các chơng trình đó. Trong đó đặc biệt chú ý đến vấn đề xác định kinh phí và đánh giá hiệu quả quảng cáo.
- Nghiên cứu và dự báo thị trờng. Công việc trớc mắt là đánh giá lại một cách khoa học và chính xác thị trờng Hải Phòng và các tỉnh, phân đoạn thị trờng nhằm định vị sản phẩm của chi nhánh trên phạm vi toàn miền duyên hải phía Bắc.
- Thiết lập các kênh bán hàng.
- Thu thập và sử dụng các thông tin marketing. * Phối hợp:
- Phối hợp với phòng tổng hợp kịp thời khen thởng động viên những cá nhân tích cực công tác, đạt hiệu suất cao, kỷ luật những thành viên không có t tởng xây dựng, phát động các phong trào thi đua trong toàn chi nhánh.
- Phối hợp các phòng nghiệp vụ nâng cao trình độ của các đại lý, cộng tác viên, phát hiện những cá nhân có triển vọng để đào tạo thành ngời quản lý.
- Tham mu cho lãnh đạo chi nhánh về kinh doanh và quản ký kinh doanh. - Phối hợp với tất cả các phòng trong chi nhánh lập kế hoạch kinh doanh sao cho phù hợp với mục tiêu và tầm vóc chi nhánh.
2- Cơ cấu và chức năng của bộ phận marketing.
- Một trởng nhóm chịu trách nhiệm với lãnh đạo chi nhánh về hoạt động của phòng, phối kết hợp với các thành viên chịu rách nhiệm ở các mảng khác nhau thành một khối thống nhất nhằm hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
+ Các thành viên khác phải chịu trách nhiệm trớc trởng nhóm về hoạt động mà mình quản lý. Phản ánh một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời những thay đổi có lợi cũng nh có hại của thị trờng đối với chi nhánh. Tìm những giải pháp hữu hiệu để phát huy thế mạnh và hạn chế điểm yếu của chi nhánh.
+ Mọi thành viên trong bộ phận marketing phối hợp với nhau, kết hợp với các phòng ban chức năng đề ra biện pháp giúp cho hoạt động của chi nhánh diễn ra nhịp nhàng. Các kế hoạch phải đợc diễn ra một cách đồng bộ và thống nhất, không đợc "dẫm chân lên nhau".
3- Nhân sự.
Để thành lập bộ phận marketing, không ai tốt hơn là lấy những ngời làm marketing trớc đây. Về nhân sự có thể tiến hành nh sau:
- Rút các cán bộ quản lý đại lý của phòng nghiệp vụ làm công tác này tại bộ phận marketing. Trớc đây họ vừa quản lý đại lý vừa tiến hành liên hệ với các cơ quan, tổ chức, địa phơng... nên đã có những mối quen biết nhất định. Tạm thời bộ phận này vẫn làm những công việc nh khi họ còn đang công tác tại phòng nghiệp vụ nhng dần chuyển họ chuyên quản lý đại lý hoặc làm công tác tuyên truyền tại địa phơng.
- Rút các cán bộ phụ trách mảng tuyên truyền quảng cáo tại phòng tổng hợp về công tác tại bộ phận marketing. Cũng nh những cán bộ lấy từ phòng nghiệp vụ, ngời này vẫn làm công tác quen thuộc của mình.
Cả hai mảng này do một cán bộ có trình độ về marketing phụ trách. Mọi hoạt động của bộ phận đều phải đợc lập kế hoạch và đợc sự đồng ý của trởng nhóm và lãnh đạo chi nhánh.
Nh vậy nhìn vẻ bề ngoài, hoạt động của chi nhánh không có gì thay đổi rõ rệt. Từ những hoạt động mang tính chất "manh mún", rời rạc... khi bộ phận marketing ra đời và chính thức đi vào hoạt động thì các biện pháp marketing đợc thực hiện một cách khoa học hơn và đồng bộ hơn.
Tóm lại, sự ra đời của bộ phận marketing tại chi nhánh PJICO Hải Phòng thực sự là một cuộc cách mạng về quản lý và tổ chức kinh doanh, phù hợp với điều kiện hiện nay của chi nhánh. Sự có mặt của bộ phận marketing trong cơ cấu của chi nhánh đồng nghĩa với việc trả lại cho phòng chức năng của chi nhánh về đúng với công việc chuyên môn của mình.