Việc lập ngân sách cho xúc tiến cũng đợc PJICO Hải Phòng dựa trên cơ sở các phơng pháp đã đề cập ở chơng II ngoại trừ phơng pháp cân bằng cạnh tranh. Do thiếu kinh nghiệm và khả năng tài chính còn hạn chế, lại chịu sự chi phối của tổng công ty nên chi nhánh lựa chọn phơng án kết hợp giữa xác định tỷ lệ ngân sách theo tỷ lệ phần trăm doanh thu và xác định căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ phải hoàn thành. Theo cách này chi nhánh sẽ kiểm soát đợc chi phí sao cho không vợt quá khả năng của mình mà vẫn đảm bảo thực hiện đợc mục tiêu đề ra. Trớc hết chi nhánh sẽ xác định các công việc cụ thể phải làm, sau đó dựa vào tình hình thực hiện một số năm trớc đó để dự toán chi phí cho kỳ này. Việc đa ra một con số cụ thể đợc tiến hành bằng cách ấn định một tỷ lệ phần trăm trên doanh thu kỳ trớc cho từng hoạt động.
Thông thờng, các tỷ lệ dự kiến cho từng năm đợc coi là giới hạn chi phí hoạt động của năm đó, một vài trờng hợp đặc biệt dẫn tới chi phí vợt qua giới hạn đó có thể đợc chấp nhận nhng chỉ đợc phép ở một tỷ lệ nhỏ không làm ảnh hởng lớn lắm đến sự biến động của các khoản chi khác. Bất cứ sự phát sinh chi phí nào cũng cần phải trình Giám đốc xem xét và quyết định.
Ngoài ra chi nhánh có thể nhận thêm các khoản kinh phí bổ sung từ phía tổng công ty tuỳ thuộc vào kế hoạch hoạt động chung của PJICO. Chẳng hạn, để tăng c- ờng quảng cáo trên toàn quốc, công ty quyết định hỗ trợ thêm cho các chi nhánh một khoản tiền (đầu năm 2001, chi nhánh đợc công ty cấp thêm 60.000.000 cho quảng cáo) để tiến hành thêm một số hình thức quảng cáo mới hoặc tăng cờng độ quảng cáo lên.
Sau đây ta hãy xem xét kế hoạch ngân sách cho chiến lợc năm 2001.
Bảng 1: Dự toán chi phí cho chiến lợc xúc tiến hỗn hợp tại PJICO Hải Phòng năm 2001.
Chỉ tiêu Số tiền
( tr. đ)
Tỷ lệ so doanh thu (%)
A. Doanh thu năm 2000 11.934,20 100
1. Bán hàng 1.401,075 11,74
- Hoa hồng 717,245 6,01
- Giao dịch khai thác và tiếp thị 442,759 3,71
- Hỗ trợ đại lý 155,145 1,30
- Đào tạo mạng lới đại lý. 85,926 0,72
2. Giám định bồi thờng 8.463,735 70,92 - Giám định 73,992 0,62 - Bồi thờng 8.389,743 70,3 3. Quảng cáo 175,43 1,47 4. Các hoạt động xúc tiến khác 95,474 0,8 5. Chi đề phòng hạn chế tổn thất 83,539 0,7