dụng nguồn vốn ngõn sỏch Nhà nước.
Mục tiờu của hầu hết cỏc Chủ đầu tư và Tư vấn quản lý dự ỏn là xõy dựng cụng trỡnh đỳng tiến độ, chất lượng và trong vũng ngõn quỹ (hay chi phớ). Dựa vào mục tiờu đú, để giảm thiểu những rủi ro dẫn đến thay đổi chi phớ của dự ỏn phần kiểm soỏt Hợp đồng đề tài đề xuất ba phần cụng việc quan trọng sau:
• Kiểm soỏt dũng tiền
• Kiểm soỏt chất lượng
• Kiểm soỏt tiến độ 3.4.1 Kiểm soỏt dũng tiền
Trong cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng sử dụng nguồn vốn ngõn sỏch Nhà nước thỡ việc kiểm soỏt dũng tiền là rất quan trọng và phải kiểm soỏt từ phớa Chủ đầu tư lẫn Nhà thầu.
3.4.1.1 Kiểm soỏt dũng tiền từ phớa Chủ đầu tư
Dũng tiền trong cỏc dự ỏn lớn sử dụng nguồn vốn ngõn sỏch Nhà nước là yếu tố sống cũn đối với hầu hết cỏc Chủ đầu tư. Dũng tiền chảy vào dự ỏn thụng qua việc rỳt tiền tại tài khoản và cỏc giai đoạn thanh toỏn. Chủ đầu tư phải kiểm soỏt chặt chẽ dũng chảy của đồng tiền từ khi chuẩn bị dự ỏn đến khi quyết toỏn, đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng.
3.4.1.2 Kiểm soỏt dũng tiền từ phớa Nhà thầu
Mục tiờu của Nhà thầu thi cụng xõy dựng là đạt được lợi nhuận kinh tế cao. Nhà thầu muốn thực hiện dự ỏn bằng tiền của Chủ đầu tư nhiều nhất cú thể sau đú mới sử dụng nguồn tài chớnh của mỡnh. Do vậy, cỏc Nhà thầu thường khụng chấp nhận việc tiền của mỡnh bị lưu giữ nhiều trong dự ỏn.
Để cú thể nghiệm thu thanh toỏn được hạng mục cụng trỡnh hay cụng trỡnh xõy dựng hoàn thành thỡ Nhà thầu phải bỏ tiền của mỡnh ra để mua sắm vật liệu, vật tư, thiết bị, chi phớ nhõn cụng, thầu phụ… Khoảng thời gian từ khi thực hiện cụng việc đú cho đến khi được thanh toỏn sẽ tạo ra một khoản thiếu hụt trong lợi nhuận của Nhà thầu do phải trả chi phớ lói vay.
Cụ thể với loại Hợp đồng chi phớ cộng với khoản phớ cố định, xin đề nghị cỏch kiểm soỏt dũng tiền như sau:
Thiết lập một tài khoản Ngõn hàng cú số dư bằng khụng để phục vụ riờng cho dự ỏn. hằng thỏng Nhà thầu thụng bỏo cho quản lý dự ỏn lượng tiền mặt dự định chi trong thỏng, Chủ đầu tư chuyển số tiền đú vào tài khoản của Nhà thầu. Nhà thầu viết cỏc sộc thanh toỏn tiền từ tài khoản đú, cần đặc biệt lưu ý là phải đưa số dư của tài khoản đú xuống gần bằng khụng hàng thỏng;
Cỏc tài khoản cú số dư bằng khụng khụng tạo cho chủ tài khoản bất kỳ một đồng lói suất nào, và Ngõn hàng chỉ cú thể kiếm lợi nhuận của họ từ cỏc lói suất ngắn hạn được lấy ra từ số tiền gửi trung bỡnh trong tài khoản đú. Nếu số dư trong tài khoản khụng được rỳt xuống khụng trong một thỏng nào đú, số tiền dư sẽ được trừ vào dự đoỏn tiền trong thỏng tiếp theo. Lỳc đú biểu đồ dũng tiền dự ỏn được sử dụng như là một chỉ dẫn để đưa ra những đề nghị vào mỗi thỏng.
Việc dự đoỏn dũng tiền được dựa trờn ba yếu tố cấu thành như sau: - Tiến độ thanh toỏn cỏc cụng việc được thực hiện tại văn phũng dự ỏn;
- Cỏc khoản thanh toỏn cho hàng hoỏ và dịch vụ thụng qua cung ứng; - Cỏc chi phớ trực tiếp và giỏn tiếp như nhõn cụng, cỏc loại vật liệu, cỏc bản Hợp đồng thầu phụ và cỏc chi phớ chung trờn cụng trường.
3.4.2 Kiểm soỏt chất lượng
Việc cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường xõy dựng đó làm cho việc kiểm soỏt chất lượng trở thành cụng tỏc được hết sức chỳ trọng trong việc thực hiện dự ỏn. Nhỡn ở gúc độ Nhà thầu, đa phần do mục đớch lợi nhuận nờn dự ỏn được thực hiện với chất lượng tốt tối thiểu cú thể chấp nhận được. Ở vai trũ Giỏm đốc của tư vấn quản lý dự ỏn phải thoả món tốt nhất yờu cầu của khỏch hàng (Chủ đầu tư) tức là phải thực hiện việc kiểm soỏt chất lượng kỹ càng nhằm bảo đảm cho ra một sản phẩm xõy dựng tốt nhất.
Kiểm soỏt chất lượng xin được trỡnh bày cỏc phần chớnh sau: 1- Cỏc cơ sở để thiết kế dự ỏn
2- Phần thiết kế kiến trỳc và kỹ thuật 3- Thiết bị và cỏc loại vật liệu
4- Cụng việc thi cụng trờn cụng trường
5- Giỏm định lần cuối và đưa cụng trỡnh vào sử dụng 3.4.2.1 Cỏc cơ sở để thiết kế dự ỏn
Kiểm soỏt chất lượng liờn quan đến rất nhiều giai đoạn tổ chức trong dự ỏn, nú bắt đầu bằng những cơ sở để thiết kế cụng trỡnh. Đõy là chỗ mà nền tảng cho chất lượng cụng trỡnh được thiết lập. Cỏc yếu tố bờn trong và bờn ngoài ảnh hưởng đến cơ sở thiết kế là:
- Những đũi hỏi của thị trường;
- Vũng đời dự tớnh của sản phẩm hoặc dịch vụ trờn thị trường; - Tớnh kinh tế của sản phẩm, dịch vụ và của cụng trỡnh;
- Khả năng tài chớnh;
- An toàn lao động trong khi vận hành; - Cỏc yếu tố mụi trường và địa phương; - Cỏc quy định của Chớnh phủ;
- Cỏc chớnh sỏch của Cụng ty hoặc của chi nhỏnh; - Cỏc chi phớ bảo dưỡng, phục vụ và vận hành.
Mỗi một yếu tố trờn cú thể ảnh hưởng rất lớn đến chi phớ và tớnh kinh tế của cụng trỡnh, và đến lượt nú sẽ ảnh hưởng đến chất lượng mà đơn vị Chủ đầu tư lựa chọn để thiết kế. Chủ đầu tư phải lựa chọn ra vũng đời kinh tế, cựng với nú là những giới hạn về tài chớnh, sẽ thiết lập ra mức độ chất lượng cần thiết cần cú cho cụng trỡnh. Nhúm thiết kế sau đú sử dụng những quy định tiờu chuẩn ỏp dụng và thiết kế theo tiờu chuẩn chất lượng trong vũng những giới hạn của tài chớnh dự ỏn.
3.4.2.2 Kiểm soỏt chất lượng thiết kế
Tại thời điểm khởi tạo dự ỏn, nhúm thiết kế thuộc Chủ đầu tư hay tư vấn sẽ lập cỏc bản nghiờn cứu khả thi và cỏc bản thiết kế sơ bộ cựng với cỏc bản dự toỏn sơ lược chi phớ để tạo cơ sở cho một Hợp đồng thiết kế tối ưu và hiệu quả nhất.
Để kết thỳc giai đoạn thiết kế khả thi, giỏm đốc dự ỏn chủ trỡ một cuộc họp đỏnh gớa bản vẽ thiết kế ý tưởng cựng với Chủ đầu tư, khi kết quả này được thụng qua, quỏ trỡnh thiết kế bắt đầu. Từ đõy trở đi, việc kiểm soỏt chất lượng chuyển cho trưởng cỏc nhúm thiết kế, cựng với việc xem xột và thụng qua cú giới hạn cỏc hồ sơ quan trọng của Chủ đầu tư để đảm bảo tuõn theo những cơ sở thiết kế đó được lập ở văn bản Hợp đồng.
Cỏc nhúm thiết kế phải chịu trỏch nhiệm cho chất lượng thiết kế riờng của mỡnh và điều này yờu cầu độ chớnh xỏc và tớnh đồng bộ trong những bản tớnh toỏn, trong cỏc bản vẽ và trong mọi hồ sơ thiết kế khỏc thuộc dự ỏn vớ dụ thiết kế phần cơ khớ phải đồng bộ với phần kết cấu. Trỏch nhiệm chớnh của người trưởng nhúm thiết kế là đảm bảo rằng cỏc hệ thống kiểm soỏt chất lượng thiết kế đó được thiết lập và đang hoạt động tốt. Lý do phải kiểm soỏt chất lượng trong quỏ trỡnh thiết kế là giảm thiểu những thay đổi tốn kộm và những sửa chữa xảy ra trờn cụng trường. Việc sửa chữa cú ảnh hưởng lớn đến bản tiến độ chung.
3.4.2.3 Kiểm soỏt thiết bị và chất lượng vật liệu
Việc đảm bảo chất lượng cho cỏc tài nguyờn của dự ỏn thường để dành cho bộ phận kiểm định của cỏc bờn. Việc kiểm soỏt chất lượng trước khi vận chuyển hàng đến cụng trường thường được tiến hành cho những dự ỏn cú quy trỡnh xử lý phức tạp và cú cụng nghệ cao mà cú nhiều thiết bị được thiết kế chế tạo riờng biệt. Trong cỏc dự ỏn dõn dụng, địa ốc đa phần việc kiểm soỏt này thực hiện khi tài nguyờn về đến chõn cụng trỡnh. Cỏc cụng tỏc này khụng thực hiện tại cụng trường như trạm trộn bờ tụng, gia cụng kết cấu thộp lớn, thớ nghiệm… cỏc kỹ sư sẽ kiểm soỏt tại địa điểm thực hiện cụng tỏc đú
Cụng việc cụ thể của giỏm đốc dự ỏn trong cụng việc kiểm soỏt chất lượng là theo dừi cỏc bản bỏo cỏo giỏm định và ra quyết định khi cụng việc kiểm soỏt chất lượng mõu thuẫn với khả năng hoàn thành những tiến độ hay chi phớ. Những mõu thuẫn đú cần được cõn bằng giữa những thoả hiệp cần thiết phải cú để bảo vệ những lợi ớch một cỏch tốt nhất cho Chủ đầu tư, Nhà thầu, chất lượng dự ỏn và tiến độ
Giỏm đốc dự ỏn của cỏc bờn phải xỏc định mục tiờu của hệ thống thớ nghiệm vật liệu để đỏnh giỏ những chi phớ dành cho những cụng việc này. Điều này
thường được thành lập như là một phần của mục tiờu của cụng việc cung ứng. Mức độ kiểm soỏt chất lượng vật liệu bao gồm những yếu tố là chớnh sỏch của Chủ đầu tư, những yờu cầu của tiờu chuẩn và độ tin cậy của nhà cung cấp. Cỏc chủ đầu tư thường cú quyền tham dự bất kỳ đợt giỏm định nào được giao cho tư vấn chủ trỡ thực hiện vào bất cứ thời điểm nào, nờn phải tuyệt đối khỏch quan trung thực trong cụng tỏc kiểm soỏt thiết bị và vật liệu.
Giỏm đốc dự ỏn của cỏc bờn phải xỏc định mục tiờu của hệ thống thớ nghiệm vật liệu để đỏnh giỏ những chi phớ dành cho những cụng việc này. Điều này thường được thành lập như là một phần của mục tiờu của cụng việc cung ứng. Mức độ kiểm soỏt chất lượng vật liệu bao gồm những yếu tố là chớnh sỏch của Chủ đầu tư, những yờu cầu tiờu chuẩn và độ tin cậy của nhà cung cấp. Cỏc Chủ đầu tư đều cú quyền tham dự bất kỳ đợt giỏm định nào được giao cho tư vấn chủ trỡ thực hiện vào bất cứ thời điểm nào, nờn phải tuyệt đụid khỏch quan trung thực trong cụng tỏc kiểm soỏt thiết bị và vật liờu này.
3.4.2.4 Kiểm soỏt chất lượng thi cụng
Kiểm soỏt chất lượng thi cụng là một việc liờn quan đến nhiều bộ phận và phức tạp nhất trong cụng tỏc kiểm soỏt. Phần lớn chi phớ thực hiện dự ỏn được thực hiờn trong giai đoạn này. Ngoài ra, thực hiện cụng việc ngoài trời cựng với một số lượng lớn nhõn cụng, mỏy múc, thiế bị liờn quan cũng gõy ra những phức tạp lớn cho quỏ trỡnh kiểm soỏt chất lượng cụng trường.
Nhà thầu đệ trỡnh một hệ thống quản lý chất lượng với mức độ đảm bảo rằng cụng việc hoàn thành cuối cựng sẽ được Chủ đầu tư chấp nhận mà khụng phải làm việc nào tốn kộm. Hầu hết cỏc tiờu chuẩn chất lượng thi cụng đều được thiết lập trong những tiờu chuẩn kỹ thuật chỉ rừ trong Hợp đồng như là những tiờu chuẩn cho thớ nghiệm bờ tụng, những sai số khi lắp dựng kết cấu thộp, giỏm
định cụng trỡnh và những tiờu chuẩn về thiết bị v.v… Tất cả những kết quả thớ nghiệm và cỏc bản bỏo cỏo phải được lưu lại trong hồ sơ kiểm soỏt chất lượng và được chuyển cho Chủ đầu tư khi kết thỳc dự ỏn.
Vai trũ của giỏm đốc dự ỏn trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chất lượng trờn cụng trường là theo dừi hiệu suất tổng thể để đảm bảo rằng cỏc hệ thống đú đỏp ứng được những mục tiờu dự ỏn của Chủ đầu tư. Thiết lập một lần giỏm định và chấp nhận cuối cựng cú sự tham gia của Chủ đầu tư để chấp nhận chất lượng cho một hạng mục cần nghiệm thu. Chủ đầu tư cú thể cứng rắn phỏ bỏ từng hạng mục hoặc thậm chớ cả cụng trỡnh để làm lại khi chi chất lượng xỏc định chắc chắn là khụng đạt, điều đú cho thấy kiểm soỏt chất lượng rất quan trọng trong quản lý dự ỏn.
3.4.2.5 Kiểm tra cụng trỡnh lần cuối và chấp nhận
Trong cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh, thời điểm kiểm tra cụng trỡnh lần cuối thụng thường tại thời điểm sắp hồn thành phần cơ điện (phần cơ điện đó hồn thành trờn 90%). Đõy là thời điểm Chủ đầu tư bắt đầu chuẩn bị khai thỏc cụng trỡnh.
Kiểm tra lần cuối bao gồm kiểm tra tất cả cỏc phần thiết kế của dự ỏn để đảm bảo rằng mọi yờu cầu trong Hợp đồng, lập cỏc bản vẽ hoàn cụng, những danh sỏch mỏy múc, những yờu cầu về cỏc tiờu chuẩn vận hành cụng trỡnh được bàn giao cho Chủ đầu tư. Trỏch nhiệm của giỏm đốc dự ỏn ở đõy là phải đảm bảo rằng mọi yờu cầu của Hợp đồng đều được thỏa món. Mọi phần việc chưa được giải quyết sẽ phải được hoàn thành trước khi cú thể được Chủ đầu tư chấp thuận cụng trỡnh. Tại thời điểm đú mọi khoản tiền bị tạm giữ lại phải được thanh toỏn
và cỏc hoỏ đơn được trả, để đảm bảo rằng Chủ đầu tư cú được một mụi trường hoạt động khụng nợ nần khi đưa cụng trỡnh vào sử dụng.
Cỏc Giỏm đốc dự ỏn thường đước cỏc Chủ đầu tư yờu cầu ở lại trờn cụng trường một vài thỏng kế tiếp sau ngày bàn giao để xử lý những tồn đọng phỏt sinh. Cỏc giỏm đốc dự ỏn cần cú tinh thần hợp tỏc để đưa quỏ trỡnh kiểm soỏt và bàn giao lần cuối cựng cú một kết quả thành cụng.
3.4.3 Kiểm soỏt tiến độ
Tiến độ của dự ỏn là bản kế hoạch cụng việc theo đơn vị thời gian, và cú tớnh chất linh động. Bằng cỏch đẩy nhanh cỏc cụng việc thực hiện (thực hiện nú trong khoảng thời gian ngắn hơn), cú thể lấy lại cỏc khoảng thời gian đó mất do cỏc phần việc bị kộo dài trong quỏ khứ trong khi vẫn cú thể hoàn thành dự ỏn theo đỳng ngày dự định. Do đú tiến độ cú tớnh chất là linh động nờn trong quản lý xõy dựng cú nhiều cỏch để đẩy nhanh tiến độ để hoàn thành sớm hay đỳng tiến độ của dự ỏn
3.4.3.1 Theo dừi tiến độ
Để theo dừi được tiến độ, chỳng ta phải theo dừi tiến độ thực hiện theo trục thời gian, chỳ trọng cỏc cụng tỏc nằm trờn đường găng. Dựa theo bản tổng tiến độ, phõn nhỏ cụng việc thành cỏc cụng việc cụ thể (hay cỏc cụng tỏc) theo một cỏch thuận lợi để kiểm tra cỏc yếu tố của cụng việc theo thời gian. Tỡnh hỡnh hoàn thành trung bỡnh cỏc cụng việc đú là cơ sở phương phỏp đo đếm tiến độ tổng thể của dự ỏn. Cụ thể hơn phải xem xột cỏc cụng việc đú chiếm tỷ trọng bao nhiờu để cú được tỷ lệ phần trăm tương đối chớnh xỏc trong việc hoàn thành dự ỏn. Phần trăm hoàn thành phải được gắn chặt với giỏ trị hoàn thành của cụng việc thực hiện cho đến thời điểm hiện tại. Giỏ trị hoàn thành của cụng việc được đo đếm bằng cỏch phõn nhỏ cụng việc thành một hệ thống cú trỡnh tự cỏc điểm kiểm soỏt và gỏn cỏc giỏ trị phần trăm hoàn thành cho cỏc điểm kiểm soỏt.
3.4.3.2 Cỏc cỏch để cải thiện tiến độ
Khỏi niệm kiểm soỏt tiến độ cú thể hiểu là kiểm soỏt được tương lai, là một phạm trự khụng thể lường trước được mọi vấn đề. Như đó trỡnh bày ở trờn, bằng cỏch tăng tốc cỏc cụng việc để lấy lại thời gian bị mất do trễ tiến độ. Xin được đề nghị cỏc cỏch để làm tăng tiến độ sau, cỏc cỏch này ỏp dụng cho tất cả cỏc dạng cụng việc như thiết kế, cung ứng, thi cụng thuộccỏc giai đoạn của dự ỏn:
- Nõng cao năng suất nhõn cụng, thiết bị; - Tăng số lượng nhõn cụng;
- Làm việc tăng ca;
- Tinh giảm khối lượng cụng việc;
- Thuờ một số thầu phụ để thực hiện một số phần của cụng việc.
a, Cỏch tăng năng suất là cỏch tốt nhất và cỏch tốn ớt chi phớ nhất để tăng tốc độ thực hiện cụng việc, cú thể bằng cỏch sử dụng cụng nhõn cú chất lượng cao hơn hoặc bằng cỏch cải thiện phương phỏp quản lý điều hành và biện phỏp thi