5. Kết cấu của Khóa luận
2.3.6.Lu giữ và quản lý hồ sơ
Chứng từ, hồ sơ kế toán trong NH là những tài liệu chứng minh về tính pháp lý sự phát sinh và sự hoàn thành một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để vào sổ sách KT và cũng là cơ sở để giải quyết tranh chấp. Do các nghiệp vụ NH nói chung và nghiệp vụ kế toán cho vay nói riêng diễn ra thờng xuyên và có tính liên tục, cho nên chứng từ kế toán NH có khối lợng lớn. Vì vậy, việc lu giữ quản lý hồ sơ KH là rất quan trọng.
Các khoản vay khi phát sinh ra đợc bộ phận TD chuyển hồ sơ sang thì CBKT giữ tài khoản cho vay phải kiểm tra nội dung khế ớc hoặc HĐTD, nội dung các giấy tờ khác có liên quan nh: đơn xin vay, các giấy tờ về tài sản thế
chấp (nếu có)... Kiểm tra kỹ chữ ký của CBTD, của Giám đốc có đúng mẫu không. Ngoài ra kế toán viên phải kiểm tra số d nợ cũ trong hạn hoặc quá hạn (nếu có) để số tiền vay không vợt quá hạn mức TD nếu KH vay theo hạn mức. Kiểm tra xem KH còn d nợ cũ hay không đối với trờng hợp KH vay theo món.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ xong nếu thấy đúng, đủ điều kiện thì kế toán viên làm nhiệm vụ là vào máy để đăng ký khế ớc, nếu KH cha mở tài khoản tiền vay tại NH thì kế toán trởng hay ngời đợc uỷ quyền sẽ làm thủ tục mở tài khoản tiền vay cho KH và đăng ký số tài khoản tiền vay cho KH vào máy tính. Kế toán viên lập phiếu chi hoặc phiếu chuyển khoản theo yêu cầu của KH rồi trình kế toán trởng, Giám đốc ký sau đó chuyển toàn bộ giấy tờ cho kiểm soát trớc quỹ để kiểm soát vào sổ và đa sang thủ quỹ để phát tiền vay cho KH.
Sau khi giải ngân xong KT viên có trách nhiệm lu giữ và theo dõi hồ sơ của KH một cách khoa học, kịp thời để theo dõi tình hình trả nợ, trả lãi một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác, đúng hạn và đầy đủ. Các HĐTD đợc l- u giữ thành các cặp riêng: cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Mỗi KH th- ờng có một hoặc nhiều HĐTD (vay ngắn hạn) nên trong cặp HĐTD của KH đợc xếp theo trình tự thời gian thu nợ để tiện theo dõi và dễ tìm khi KH muốn xem hồ sơ.
Tất cả các giấy tờ trong bộ hồ sơ cho vay đều đợc kế toán cho vay lu cùng các giấy tờ vay vốn (nh: phiếu thẩm định, tái thẩm định, phiếu kiểm tra sử dụng vốn vay) của KH thành một bộ hồ sơ lu trữ, bảo quản nh một tài sản đặc biệt. Các loại phiếu, biên bản, thông báo nợ đến hạn, nợ quá hạn...đều phải lập hai liên có nội dung văn bản nh nhau; NH sẽ giữ một bản và KH giữ một bản. Sau đó, kế toán viên lập thành một bộ hồ sơ lu giữ có danh mục theo dõi đối với mỗi KH vay vốn và đợc lu giữ lâu dài tại phòng kế toán, đảm bảo an toàn, tuyệt đối, có phiếu Xuất - Nhập và mở sổ theo dõi kịp thời, chính xác và khách quan.
Cán bộ quản lý khế ớc phải luôn theo dõi, kiểm tra để thu hồi vốn đúng hạn cả gốc và lãi. Hàng tháng phải chấm khớp đúng với sao kê khế ớc do máy vi tính in ra, nếu không cần phải kiểm tra lại và điều chỉnh. Sau khi kết thúc trả nợ, tiến hành tất toán HĐTD . HĐTD đã tất toán đợc đóng vào tập nhật ký chứng từ của ngày tất toán hoặc có thể đóng thành tập riêng kèm theo là các chứng từ thu nợ, hồ sơ của kế toán đơn vị vay vốn, kế hoạch vay, đơn xin gia hạn nợ (nếu có).
Qua thực tế nghiên cứu cho thấy vấn đề bảo quản hồ sơ cho vay của KH tại NH Liên doanh Lào Việt - Chi nhánh Hà Nội đều đợc kế toán cho vay lu giữ cùng với các giấy tờ vay vốn rất cẩn thận, gọn gàng khi cần xem lại các hồ sơ cũ có thể lấy ra ngay không phải mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm cũng nh mỗi bộ hồ sơ đều vẫn còn nh mới, không bị nhàu nát...