Để thực hiện chuyển tiền qua hệ thống (từ HSC đến Chi nhánh hoặc từ Chi nhánh đến HSC) đựơc thực hiện trên mạng thanh toán nội bộ. Việc truyền và nhận điện giữa HSC và các ngân hàng ngoài hệ thống được chuyển qua bộ phận SWIFT để truyền đi hoặc mạng thanh toán khác (Telex, thư).
- Chuyển tiền đi:
Phòng Thanh toán quốc tế tại HSC có nhiệm vụ: Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền của khách hàng kèm theo các chứng từ có liên quan đến việc chuyển tiền, thanh toán viên phải kiểm tra theo đúng mẫu quy định của SHB và kiểm tra tài khoản của khách hàng. Trường hợp lệnh chuyển tiền của khách hàng không rõ ràng hoặc thiếu chính xác, tài khoản không đủ… thì thanh toán viên phải hướng dẫn cho khách hàng bổ sung, sửa đổi nội dung cho phù hợp. Sau khi kiểm tra nguồn vốn của khách hàng đã đủ, thanh toán viên thực hiện việc chuyển tiền bằng phương thức bằng điện hay bằng thư. Trong trường hợp người ra lệnh chuyển tiền yêu cầu sửa đổi thì phải có yêu cầu bằng văn bản.
Sau khi thực hiện các bước trên, thanh toán viên in ra 1 bản điện cùng với các phiếu hạch toán chuyển trưởng/ phó phòng bộ phận nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Điện chuyển tiền phải được Tổng giám đốc ký duyệt mới có giá trị. Khi điện chuyển tiền đã được duyệt, thanh toán viên in ra 1 bản chuyển khách hàng, 1 bản lưu hồ sơ chuyển tiền. Các chứng từ phải được tách chuyển phòng kế toán, 1 bản lưu hồ sơ chuyển tiền cùng các chứng từ liên quan.
Đối với lệnh chuyển tiền trước khi nhận hàng, thanh toán viên phải theo dõi, nhắc nhở khách hàng xuất trình tờ khai hải quan và chứng từ giao hàng để đóng dấu xác nhận đã chuyển tiền khi khách hàng đã nhận hàng. Lưu 1 bộ tờ khai và chứng từ giao hàng vào bộ hồ sơ chuyển tiền.
- Chuyển tiền đến
- Thứ nhất:
Khi nhận được lệnh chuyển tiền từ ngân hàng nước ngoài chuyển đến, thanh toán viên phải kiểm tra:
- Xác nhận mã khóa đúng. - Tên người gửi tiền.
- Tên, địa chỉ đầy đủ, số chứng minh thư, số tài khoản của người hưởng lợi.
- Tên ngân hàng người hưởng. - Số tiền, loại tiền, ngày giá trị.
- Nội dung thanh toán.
- Thứ hai:
Đối với những điện không đầy đủ các yếu tố trên thì thanh toán viên phải tra soát ngay với ngân hàng chuyển tiền.
- Thứ ba:
Khi nhận được yêu cầu sửa đổi hoặc hủy bỏ lệnh chuyển tiền của ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải kiểm tra lại hồ sơ chuyển tiền, đồng thời phải thông báo ngay cho người hưởng biết và yêu cầu khách hàng có ý kiến bằng văn bản. Sau khi nhận được văn bản của khách hàng, thanh toán viên trả lời ngân hàng nước ngoài và thu phí theo biểu phí hiện hành. Sau đó thông báo với kế toán và thanh toán viên chi nhánh (nếu có trường hợp này)
khoản tiền về của khách hàng để hạch toán đối ứng, tính phí và trả tiền cho khách hàng theo chỉ dẫn.