Hệ thống tài liệu chất lượng hiện nay đã được biên soạn tương đối đầy đủ nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong khâu biên soạn chưa làm đúng với bộ ISO 9001:2000 và đồng thời cũng luôn phải đổi mới phát triển căn cứ vào chiến lược phát triển kinh doanh trong từng thời kỳ.
Một số chú ý khi biên soạn, phát triển hệ thống tài liệu chất lượng trong doanh nghiệp:
- Dựa trên yêu cầu của bộ ISO 9001:2000 và yêu cầu cụ thể của công việc, cán bộ quản trị chất lượng phối hợp với các phòng ban để nhận diện nhu cầu thiết lập và chỉnh sửa tài liệu. Các cán bộ quản lý nên là người góp ý, thúc đẩy, giúp đỡ người phát triển tài liệu theo khung dạng tài liệu thống nhất trong doanh nghiệp.
Khi biên soạn và phát triển tài liệu cần xem xét: + Ai là người đọc và thực hiện tài liệu?
+ Mục đích của tài liệu là làm gì?
+ Nguồn lực nào đã sẵn sàng( dữ liệu, chuyên viên am hiểu nội dung, người biên soạn, tài liệu tham khảo)?
+ Nội dung cần biên soạn có sẵn ?
Người biên soạn và phát triển tài liệu trong doanh nghiệp có thể vận dụng nguyên tắc 5 WH sau :
+ What? (cái gì)
Nhằm để hỏi hoạt động nào, sản phẩm gì đang được thực hiện và từ đó đặt ra cần những tài liệu vào chứng cứ chất lượng áp dụng nào.
Áp dụng trong doanh nghiệp thì cần đặt câu hỏi đây là hoạt động giám sát thi công, hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ hay hoạt động cải tiến chất lượng… Sản phẩm được đề cập trong tài liệu đang triển khai là một báo cáo
kinh tế-kỹ thuật, dịch vụ tư vấn chủ đầu tư.. ? Từ đó tài liệu cần thiết và chứng cứ ở đây là các quy phạm, tiêu chuẩn hay các Nghị định,Nghị quyết..
+ Why? ( tại sao)
Khi đã có tài liệu và chứng cứ chất lượng áp dụng thì lý do tại sao là để xác định mục đích tiến hành của một hoạt động.
Áp dụng trong Doanh nghiệp thì cần xác định mục đích của hoạt động là nâng cao một số chỉ tiêu chất lượng, kiểm tra sự phù hợp của hoạt động…
+When (khi nào? )
Để xác định thời điểm, cơ hội, nghĩa là khi nào thì hoạt động được tiến hành như đã đề ra.
Áp dụng trong doanh nghiệp thì thời điểm phù hợp là khi nào? + Where (ở đâu?)
Để định vị hoạt động tiến hành ở đâu, nơi nào, điều này đặc biệt quan trọng khi đánh giá các hoạt động kiểm kê, kho vật liệu nhạy cảm với môi trường, sản xuất trong các điều kiện nhà xưởng…
Áp dụng trong doanh nghiệp thì cần xác định hoạt động này tiến hành ở một phòng ban, một công đoạn trong một quá trình hay ở toàn bộ doanh nghiệp…
+ Who(Ai?Người nào?)
Ai là người chịu trách nhiệm tiến hành một dự án và Ai, người nào được uỷ quyền ra quyết định. Từ đó chuyển việc đánh giá có thể thiết lập được trách nhiệm và quyền hạn của một cán bộ nhân viên.
Áp dụng trong doanh nghiệp thì ở đây người chịu trách nhiệm là Giám đốc, chủ trì dự án hay cán bộ quản trị…
Yêu cầu của phòng ban được đánh giá phải giải thích, hoặc chứng minh hoạt động được tiến hành hoặc thực hiện bằng cách thức nào, ra sao và liệu nó có phù hợp với các thủ tục hoặc hướng dẫn đã đề ra hay không.
Tài liệu hệ thống chất lượng được triển khai theo 4 mức do đó trách nhiệm của các cá nhân sau:
Mức A: Sổ tay chất lượng do phòng quản lý chất lượng thực hiện Mức B: Những thủ tục chất lượng,do các phòng ban thực hiện. Mức C: Hướng dẫn công việc, do nhân viên thực hiện.
Mức D:Những biểu mẫu và hồ sơ chất lượng do các phòng ban thực hiện và tập hợp.
3.1.5.2 Tăng cường áp dụng công cụ thống kê kiểm soát chất lượng sản phẩm
Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường quản lý theo kinh nghiệm của người lãnh đạo doanh nghiệp do đó thường mang tính chất cảm tính và đôi khi các quyết định đưa ra chưa thật chính xác,hầu hết các doanh nghiệp thường không quan tâm đến các công cụ quản lý trong đó thống kê là một công cụ rất hiệu quả.
Thống kê là phương pháp dùng ghi chép thực tế để kiểm soát chất lượng sản phẩm nên có tính chính xác cao là luôn gắn với thực tế.Vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm là then chốt đối với các doanh nghiệp trong đó công ty cổ phần May 10 cũng không là ngoại lệ.Hiện nay công ty đã và đang sử dụng phương pháp kiểm soát chất lượng sản phẩm bằng các công cụ thống kê kết hợp với các phương pháp quản lý khác vào một số công đoạn sản xuất.Tuy nhiên để công tác quản lý chất lượng đạt hiệu quả cao, công ty nên tăng cường vận dụng các công cụ thống kê và công nghệ thông tin để kiểm soát chất lượng sản phẩm nhiều hơn nữa vào tất cả các khâu sản xuất nhằm khai thác hết hiệu quả sử dụng của các công cụ này từ đó nắm được diễn biến
chấtlượng sản phẩm một cách toàn diện từ khâu nhập nguyên liệu đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.Phương pháp này có thể giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi diễn biến sản xuất một cách chính xác và sát thực nhất vì dựa trên những số liệu ghi chép thực tế.
-Đối với khâu nhập và bảo quản nguyên,phụ liệu:các thủ kho thống kê đầy đủ các số liệu về tình hình nhập,xuất,lượng tồn kho,thời gian lưu kho….của từng loại nguyên phụ liệu cụ thể sẽ khiến cho việc quản lý cả về số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu dễ dàng hơn và chính xác hơn,giúp ban lãnh đạo công ty chủ động trong công tác kế hoạch hóa nguyên phụ liệu.
- Đối với khâu sản xuất: sử dụng các công cụ thống kê để kiểm soát diễn biến chất lượng sản phẩm lại càng cần thiết hơn.Do đặc điểm sản xuất của công ty May 10 là sản xuất hàng loạt với số lượng lớn theo đơn đặt hàng nên thống kê là công cụ quản lý chất lượng hiệu quả nhất.Hàng ngày tổ trưởng các tổ sản xuất sẽ thống kê số sản phẩm sản xuất được, sản phẩm sai hỏng,và nguyên nhân sai hỏng thành một bảng báo cáo cụ thể rồi gửi cho phòng QA và giám sát chất lượng sản phẩm của khách hàng.Trong báo cáo đó, các tổ trưởng các tổ sản xuất phải thông báo rõ tình hình sản xuất từng mã hàng của tổ mình.Các thông tin cần báo cáo chủ yếu là năng suất của tổ theo từng mã hàng,số lượng sản phẩm sai hỏng, bị lỗi,nguyên nhân sai hỏng…để từ đó phòng QA và phòng kế hoạch có cơ sở để điều chỉnh tiến độ sản xuất, các tổ trưởng,công nhân cùng đội ngũ KCS,phòng QA sẽ tìm nguyên nhân gây ra những sai hỏng để kịp thời xử lý,tránh trường hợp làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của phân xưởng và toàn công ty.Các nguyên nhân này phải được ghi chép lại để làm căn cứ xác định sai hỏng và tránh những lỗi tương tự cho mã hàng sau.
Hiện nay May 10 mới chỉ sử dụng chủ yếu công cụ thống kê chính là nghiệm thu thống kê và bình quân số học để kiểm soát chất lượng sản phẩm.Do đó công ty vẫn chưa nắm bắt được đầy đủ về tình hình chất lượng
sản phẩm.Vì vậy công ty cũng nên sử dụng kết hợp nhiều công cụ thống kê khác để các công cụ tương trợ nhau,khắc phục những nhược điểm, từ đó hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty và công tác quản lý chất lượng sẽ đạt hiệu quả cao hơn.