IV. Hoạt động phục vụ khách của bộ phận Lễ Tân trong khách sạn
5.Tiếp thị và bán hàng :
Dân gian vẫn có câu : Ộ Khách hàng là thượng đếỢ, có khách hàng thì hoạt động kinh doanh phát triển hơn bên cạnh đó để bán được hàng thì buộc người nhân viên bán hàng phải có đủ kỹ năng bán, ấn tượng để lại sâu sắc mà lễ tân khách sạn là bộ mặt đầu tiên và cũng là bộ phận cuối cùng tiếp xúc với khách du lịch khi họ đến với khách sạn, v́ thế lễ tân có rất nhiều cơ hội tiếp xúc với khách và bàn hàng được dễ dàng hơn, Lễ tân đóng vai trò quan trọng đối với việc quyết định nguồn khách . Do đó vai trò của nhân viên lễ tân còn
là người tiếp thị và bán hàng nhằm quảng bá các dịch vụ ở trong khách sạn nhằm tối đa hóa doanh thu để đảm bảo đạt mức lợi nhuận cao nhất của khách sạn. Nhân viên lễ tân phải có khả năng giao tiếp tốt với khách và kỹ năng bán hàng , phải luôn khuyến khắch khách sử dụng dịch vụ trong khách sạn. Để có thể bán được nhiều sản phẩm cho khách sạn nhân viên lễ tân phải luôn luôn trau dồi và bổ sung kiến thức của bản thân, phải nhẹ nhàng thân thiện, luôn nắm được các quy tắc về ngoại giao và lễ nghi, phong tục tập quán, tôn giáo mà đặc biệt là phải nắm bắt rõ được tâm lý của khách và cung cấp cho khách những dịch vụ hoàn hảo, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách làm cho khách khi nghỉ tại khách sạn luôn cảm thấy hài lòng. dễ chịu, thoải mái và yên tâm. Trong khách sạn sản phẩm bán chủ yếu là dịch vụ, đó là một thứ sản phẩm vô hình mà khách chỉ hiểu và đánh giá được sau khi sử dụng. Chắnh vì thế, để khách sử dụng các dịch vụ phụ thuộc chủ yếu vào sự quảng bá các dịch vụ và khả năng tiếp thị bán hàng của nhân viên lễ tân. Đây là một công việc không hề đơn giản do đó nhân viên lễ tân phải phối hợp nhịp nhàng vơi các bộ phận khác trong khách sạn nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng tạo cho khách hàng ấn tượng tốt về khách sạn .
Việc tiếp thị và bán hàng quyết định rất nhiều đến số lượng khách tại khách sạn.
Hiểu rõ được tầm quan trọng trong việc giới thiệu sản phẩm và nắm bắt được thị hiếu của khách hàng nên khách sạn KimLiên đã luôn trú trọng tới việc quảng bá để tăng doanh thu và phát triển thương hiệu. Những biện pháp được khách sạn Kim Liên sử dụng một cách hữu hiệu nhất trong việc tiếp thị và bán hàng cho du khách đó là sản phẩm mà khách sạn có.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng các dịch vụ của khách sạn, một số khách tại khách sạn KimLiên không hài lòng về chất lượng phục vụ hoặc thái độ của nhân viên khách sạn tỏ ra khó chịu.Trong trường hợp này các nhân viên lễ tân khách sạn Kim Liên rất nhanh nhẹn và linh hoạt trong cách giải quyết tình huống . Bộ phận lễ tân khách sạn Kim Liên đã có biện pháp thăm
dò ý kiến khách để nắm được những điều hài lòng và chưa hài lòng của khách, nhằm mục đắch nâng cao chất lượng phục vụ cải tiến sản phẩm của khách sạn và tối đa hóa mức độ hài lòng của khách.
6.Hệ thống máy vi tắnh
Ngày nay, máy vi tắnh đang được thịnh hành và phổ biến ,các khách sạn hiện đại việc trang bị máy vi tắnh đã trở lên quan trọng hơn cho hiệu quả khách sạn và bộ phận lễ tân . Máy vi tắnh được coi là Ộphòng lưu trữ số liệu điện tửỢ và rất phù hợp cho việc giải quyết một số lượng thông tin lớn cần được xử lý. Ở mỗi khách sạn có hệ thống máy vi tinh và hệ thống quản lý riêng biệt phù hợp với từng loại khách sạn lớn hay nhỏ.
Tuy nhiên, hệ thống máy vi tắnh đều nhằm mục đắch là làm cho hoạt động của khách sạn có hiệu quả, nhất là ở những khách sạn lớn hay là khách sạn tự động hóa thì máy vi tắnh là thiết bị chủ yếu để thực hiện các công việc tại bộ phận lễ tân. Trong đó phần mềm của máy vi tắnh ở mỗi khách sạn không hoàn toàn được cài đặt giống nhau nhưng chúng cùng thực hiện một chức năng.Tại khách sạn Kim Liên ,hệ thống máy vi tắnh được sử dụng để thực hiện một số công việc như: Theo dõi ,tổng hợp các chi phắ của khách, quản lý tiền mặt và thanh toán chậm,soạn thảo văn bản ,kiểm tra các chi phắ giao dịchẦ
Đặc biệt tại khách sạn Kim Liên máy vi tắnh vô cùng quan trọng , cho phép phân tắch các thông tin về khách . Tất cả các thông tin về khách được lưu giữ trong một hồ sơ đặc biệt và khi lấy ra dễ dàng hơn. Đối với hoạt động kinh doanh, quản lý khách sạn có rất nhiều công việc tương đối phức tạp đòi hỏi lượng nhân công lớn để thực hiện việc tổng hợp thanh toán cho nhiều khách trong thời gian ngắn. Khi không có máy vi tắnh sẽ gây khó khăn cho nhân viên và mất nhiều thời gian cho việc thanh toán cho khách. Nhưng nhờ được tốc độ nhanh chóng của máy vi tắnh khách sạn Kim Liên đã đạt được kết quả cao trong kinh doanh và công việc.