Đối với hai tuần đầu tiên, tôi được nhận vào để hỗ trợ bên mảng mua sắm cùng với chị Nguyễn Thanh Diễm Ái – chuyên viên mảng mua sắm và làm việc
19 với các bên phân phối, chủ yếu tuần đầu sẽ học cách sử dụng phần mềm SAP để tạo đơn hàng cho bộ phận FB, sau đó sẽ kiểm tra các giấy tờ, phải có đủ hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu yêu cầu đơn hàng, phiếu giao nhận có chữ ký của 3 bên xác nhận,…nếu có đủ giấy tờ sẽ tiến hành làm đơn đề nghị thanh toán trình ký các Trưởng Bộ phận và Tổng quản lý Khách sạn của cơ sở sau đó nộp cho Kế toán để thanh toán công nợ.
Tuần thứ ba, do mong muốn học hỏi, tôi đã chuyển qua vị trí Thực tập sinh hỗ trợ cho chị Lục Khánh Ngọc – chuyên viên hành chính – mảng nhân sự. Tôi được giao cho việc sắp xếp các hồ sơ của người lao động mới cũng như tham dự các lớp đào tạo về bản sắc Vin, thông tin Khách sạn. Hỗ trợ giảng viên cho các lớp học đào tạo về phong cách cho các cấp cán bộ nhân viên, cũng như sắp xếp, trang trí lại cho các bảng tin ở trước Văn phòng Tổng quản lý và khu vực Bếp Canteen nhân viên. Thiết kế các mã QR Code ở khu vực Canteen nhằm thu thập, đánh giá chất lượng bữa ăn cho cán bộ nhân viên. Lịch làm việc của cả team được chốt hằng tuần qua group Zalo và qua đó tôi tổng hợp suất ăn của bộ phận mình gửi cho Thực tập sinh Thư ký Bếp. Lịch làm việc sẽ thường là 5 buổi trong tuần, được nghỉ thứ bảy, chủ nhật đối với Thực tập sinh và làm cả thứ bảy đối với nhân viên chính thức của phòng.
20 Tuần thứ 4, tôi được tham gia các lớp học Online cũng như Offline về đào tạo các kiến thức về Công ty cũng như là về Khách sạn, chị sếp cũng giao nhiệm vụ setup các lớp đào tạo và hỗ trợ quản lý giảng viên, điểm danh các cán bộ nhân viên qua app IloveVingroup. Công việc cụ thể là setup phòng tùy theo số lượng nhân viên tham gia, kiểm tra âm thanh và máy chiếu có lỗi nào không, điều chuyển phòng họp nếu cần thiết khi phòng chưa sẵn sàng, setup teabreak dành cho cán bộ nhân viên tham gia. Ngoài ra, may mắn thay trong thời gian thực tập của tôi vừa đúng có sự kiện chúc mừng Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81 tròn 2 tuổi. Trong sự kiện đó, tôi được giao nhiệm vụ tổng hợp danh sách các cán bộ nhân viên xuất sắc của các bộ phận và thiết kế slide trình chiếu nhằm vinh danh trong sự kiện.
Tuần 5, tôi học cách kí xác nhận biên bản bàn giao tài sản và gửi các giấy tờ hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tới Bảo hiểm xã hội quận 7 cho nhân viên nghỉ việc. Tôi cũng là người chịu trách nhiệm tạo và cung cấp các công cụ dụng cụ cần thiết cho nhân viên mới bao gồm: Thẻ nhân viên, thẻ xe, bảng tên, pin và lấy dấu vân tay gửi cho IT đồng bộ lên máy chấm công của cơ sở. Đối với thẻ nhân viên, bảng tên tôi sẽ phải thao tác trực tiếp lên app trong máy tính còn thẻ xe sẽ được tôi tổng hợp gửi thông tin qua email cho bên Lễ tân của Vinhomes để kích hoạt gửi bên bãi xe của khu dân cư Landmark 4,5,6 đối diện Khách sạn.
Tuần 6, các văn kiện sau khi được chị Ngọc kí nháy và trình ký GM thì tôi phải liệt kê chi tiết và gửi qua email cho chị Trưởng phòng nhân sự vùng phê duyệt sau đó đi đóng con dấu của Vinpearl – Hồ Chí Minh ở Văn phòng Vinfast, Vincom Thảo Điền. Phương tiện di chuyển là taxi Mai Linh và được thanh toán qua thẻ do hãng cung cấp hoặc voucher. Hỗ trợ soạn và nộp giấy tờ ở Cục thuế Quận 7 nhằm chuyển đổi địa chỉ của cơ sở cùng với việc sao y các hồ sơ pháp lý. Bên cạnh đó, tôi còn phụ trách việc kiểm tra giấy tờ y tế nhằm làm giấy yêu cầu bồi thường để hoàn tiền viện phí cho nhân viên.
21 Từ tuần 7 trở đi, tôi học cách mở phần mềm SAP để tạo các đơn yêu cầu đặt hàng đối với các chi phí phúc lợi khám chữa bệnh cho các cấp Cấp lãnh đạo của Khách sạn theo quy trình : Logon ID & password – Chọn Create PR – Điền thông tin – Gửi Trưởng bộ phận duyệt – Tổng quản lý duyệt – Trưởng phòng Nhân sự vùng duyệt – Xuất PO – Tạo đơn đề nghị thanh toán – Chuyển cho phòng Kế toán. Ngoài ra, tôi còn hỗ trợ soạn hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, các mẫu giấy kiểm soát y tế, tổng hợp thông tin đăng ký VSSID theo chỉ thị của Bộ y tế và cung cấp các giấy tờ cần thiết cho cán bộ nhân viên, cho ký kết các bản hợp đồng nhân sự. Sau đó, tôi cơ bản nắm được quy trình làm việc và hỗ trợ các chị trong phòng một cách tốt hơn hoặc đôi khi tôi cũng sẽ hỗ trợ chị Thư ký về các giấy tờ cần đóng dấu hoặc các biên bản vi phạm.
Tuy nhiên, do tác hại của đợt dịch quay lại khiến cho một số nơi bị phong tỏa trong đó có một vài cơ sở nằm gần khu vực Khách sạn nên Tổng quản lý đã yêu cầu đóng cửa đối với các dịch vụ ăn uống, vui chơi để tránh tụ tập đông người và khối văn phòng chỉ đi làm nửa ngày công, thay phiên nhau làm không tập trung
22 quá nhiều nhân viên trong phòng. Vì thế cho nên lịch làm việc của tôi trong 2 tuần của tháng sáu đã chuyển thành 3 buổi một tuần.