3.2.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao hiệu quả quá trình làm thủ tục hải quan (giải quyết tồn tại thứ nhất).
Mục tiêu giải pháp
Làm thủ tục hải quan điện tử là nghiệp vụ quan trọng trong toàn bộ quy trình xuất khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Chỉ cần sai
sót nhỏ trong khâu này cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ và phát sinh các loại phí không cần thiết cho công ty. Chính vì vậy chúng ta phải làm sao có thể thực hiện được nghiệp vụ khai báo hải quan với thời gian và chi phí ít nhất để giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn.
Nội dung giải pháp
Thay vì bộ phận chứng từ bình thường phải đảm nhiệm khai báo cả về hàng nhập và hàng xuất thì nay bộ phận chứng từ và khai báo hải quan phải được phân ra nhân viên khai báo hàng nhập và hàng xuất để giảm áp lực công việc cho vị trí này và tránh tình trạng thay đổi nhân sự. Tuy nhiên khi nhân viên mới vào vị trí này cần được kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ khai hải quan điện tử trước khi khai báo với hải quan.
Trong thời gian đầu nhân viên mới làm việc, trưởng bộ phận chứng từ nên kiểm tra bộ chứng từ cẩn thận trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Nhân viên làm chứng từ phải thường xuyên cập nhật các thông tin nghị định liên quan đến việc khai báo hải quan.
Điều kiện thực hiện tốt giải pháp
Nhân viên mới vào cần được học qua một lớp huấn luyện về nghiệp vụ khai báo hải quan.
Nhắc nhở các lỗi thường mắc phải trong quá trình khai báo hải quan để cho nhân viên mới biết và rút kinh nghiệm ở những chỗ hay sai đó.
Bên cạnh đó cần quan tâm đến hệ thống máy tính, mạng internet để không ảnh hưởng đến quá trình truyền dữ liệu khai báo điện tử.
Kết quả dự kiến
Tiết kiệm được thời gian chi phí khi làm thủ tục hải quan. Tránh được các khoản chi không cần thiết cho hải quan. Quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao.
3.2.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quá trình kí kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương (giải quyết tồn tại thứ hai).
Mục tiêu giải pháp
Hiện nay nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương xuất khẩu của công ty đều do phòng kinh doanh phụ trách. Sau khi hợp đồng được kí kết phòng kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng sang cho phòng kế hoạch tổng hợp để thực hiện hợp đồng đó. Điều này dẫn đến khách hàng phải trao đổi với cả hai phòng tùy vào giai đoạn thực hiện hợp đồng. Hơn nữa nếu như có vấn đề gì về các điều khoản hợp đồng cần phải hủy bỏ hay bổ sung thì phòng kế hoạch sẽ phải thông báo cho phòng kinh doanh điều chỉnh lại như vậy mất khá nhiều thời gian và phức tạp nên giải pháp đề ra là kí kết hợp đồng và tổ chức xuất khẩu quy về một phòng ban để tạo điều kiện thuận lợi cho các bên.
Nội dung giải pháp
Nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng sẽ được chuyển giao sang cho phòng kế hoạch tổng hợp thực hiên thay vì phòng kinh doanh như hiện tại.
Phòng kế hoạch sẽ thành lập ra một bộ phận để phụ trách nhiệm vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương.Nhân viên của bộ phận này có thể phát triển từ những nhân viên chứng từ phụ trách các mặt hàng xuất khẩu của công ty vì những hân viên này sẽ nắm rõ những vướng mắc trong quá
trình thực hiện xuất khẩu để từ đó có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các điều khoản trong hợp đồng cho hợp lí nhằm mang lại hiệu quả cao cho công ty. Song song đó phòng kinh doanh phụ trách về việc bàn giao cũng như hướng dẫn cho phòng kế hoạch về trình tự thực hiện kí kết hợp đồng sao cho có hiệu quả.
Điều kiện thực hiện tốt giải pháp
Công ty phải có sự phân chia lại số lượng nhân viên các phòng ban sao cho hợp lí, không để xảy ra tình trạng thừa nhân viên ở phòng kinh doanh hay thiếu nhân viên ở phòng kế hoạch khi áp dụng giải pháp này.
Các nhân viên phụ trách bộ phận kí kết hợp đồng này phải có kinh nghiệm và nhạy bén trong việc giao dịch với khách hàng.
Kết quả dự kiến
Tiết kiệm được thời gian và nhân lực khi hai nghiệp vụ được quy về cũng một phòng ban.
Các điều khoản của hợp đồng sẽ được cập nhật trực tiếp, thường xuyên và nhanh chóng giữa công ty với khách hàng mà không cần phải thông qua phòng kinh doanh như lúc trước.
Trách nhiệm và quản lí xuyên suốt quy trình sẽ được giao cho một phòng ban duy nhất.
3.2.3 Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện quá trình giao nhận (giải quyết tồn tại thứ ba)
Mục tiêu giải pháp
Việc giao hàng hóa xuất khẩu cũng đóng một phần quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và là một khâu tốn không ít chi phí mỗi tháng để chi trả cho công ty giao nhận. Nên giải pháp này đề ra nhằm giúp công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể giám sát được lô hàng cho đến khi giao hàng lên tàu.
Nội dung giải pháp
Công ty có thể tuyển từ hai đến ba nhân viên giao nhận theo hình thức lương khoán có kinh nghiệm dồi dào về lĩnh vực nghiệp vụ khai báo hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng. Các nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm từ lúc nộp tờ khai cho chi cục hải quan đến khi hàng hóa được thông quan và xuất đi bình thường.
Bộ phận kho thay vì chỉ chịu trách nhiệm giao hàng trong khu vực nay sẽ chịu thêm trách nhiệm chuyển hàng hóa từ kho ra cảng. Công ty có thể cung cấp thêm phương tiện vận tải để việc chuyên chở được tốt hơn.
Mặc dù chi phí ban đầu bỏ ra của công ty có thể lớn nhưng xét về mặt lâu dài thì có lợi cho công ty.
Điều kiện thực hiện tốt giải pháp
Công ty phải có đủ nguồn lực mạnh về tài chính để đầu tư vào phương tiện vận tải.
Nhân viên có kinh nghiệm và đầy đủ kiến thức, tốt nhất nên tuyển người đã từng làm trong cảng như vậy họ sẽ biết rõ hơn nên làm những gì.
Nhân viên nhanh nhạy, có sức chịu đựng tốt vì thế nên tuyển nhân viên nam làm những công việc này.
Kết quả dự kiến
Chi phí giảm dẫn đến việc giảm giá thành nâng cao tính cạnh tranh cho các mặt hàng của công ty.
Kiểm soát được hàng chặt chẽ hơn so với dịch vụ thuê ngoài vì nhân viên giao nhận một lúc có thể làm thủ tục thông quan cho hàng chục lô hàng nên khó kiểm soát được hàng hóa của công ty một cách chặt chẽ.
3.2.4 Giải pháp thứ tư: Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên (giải quyết tồn tại thứ tư).
Mục tiêu giải pháp
Ngoài công nghệ máy móc thì con người là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty chính vì vậy công ty cần chú tâm hơn đến việc đào tạo một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hiệu quả nhằm giúp cho việc sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra tốt hơn.
Nội dung giải pháp
Công ty có thể mời chuyên gia về công ty để tổ chức các buổi bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ cho nhân viên của công ty.
Tổ chức các cuộc thi sát hạch, đáng giá hàng năm để năm được năng lực từng nhân viên. Nhân viên có năng lực yếu thì cho đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ, nếu nhân viên đó không có tiến bộ thì sẽ loại bỏ để tuyển nhân viên có năng lực và kinh nghiệm.
Kết quả dự kiến
Tạo nên đội ngũ nhân viên trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp và có hiệu quả.
Tạo nên tính có trách nhiệm, tự giác của nhân viên từ đó nâng cao năng suất làm việc.
3.2.5 Giải pháp thứ năm: Nghiên cứu thị trường hiệu quả
Mục tiêu giải pháp
Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty. Những năm qua, công ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lí và có hiệu quả. Công ty TNHH Đăng Long có quy nô hoạt động không nhỏ nhưng hiện nay vẫn chưa có phòng nghiên cứu thị trường, vì vậy công ty sẽ không có điều kiện nghiên cứu sâu, không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, công ty tuy vẫn có phòng kế hoạch tổng hợp nhưng thực chất phòng chưa thực hiện công tác nghiên cứu thị trường mà công tác này lại do phòng kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phòng thực chất chưa được đào tạo một cách hệ thống về nghiệp vụ Marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn gặp nhiều hạn chế. Vì vậy công ty nên thành lập riêng một bộ phận phòng ban chuyên thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường để đáp ứng được tình hình kinh doanh xuất khẩu hiện nay của công ty.
Nội dung giải pháp
Tuyển từ 2-3 nhân viên có kinh nghiệm, am hiểu trong việc nghiên cứu thị trường, sau đó thành lập một phòng nghiên cứu thị trường cho công ty.
Nếu nhân viên kinh nghiệm còn hạn chế thì công ty có thể cho nhân viên đó đi học bồi dưỡng thêm nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng được công việc của công ty.
Kết quả dự kiến
Nếu làm tốt công việc này công ty có thể tìm kiếm thêm được nhiều đối tác. Tăng lợi nhuận và doanh thu cho công ty.
Hạn chế được rủi ro cho công ty.