2.2.6.1 Hóa đơn thương mại
Đây là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của công ty đòi người mua phải trả số tiền ghi trên hóa đơn. Trên hóa đơn phải nêu được: đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận tải và phải thể hiện đầy đủ các mục: shipper/exporter( người bán), consignee (người mua), các nội dung liên quan đến vận chuyển: cảng đi, cảng đến, tên tàu.
2.2.6.2 Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói thường được nhân viên lập khi đóng hàng vào container, nó là bản kê chi tiết tất cả hàng hóa có trong container đó.
Nội dung của phiếu đóng gói nhân viên phải thể hiện đầy đủ các mục sau: tên người bán và người mua, tên hàng hóa, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, cách đóng gói hàng, phương thức thanh toán…
Lập phiếu đóng gói sẽ tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện tốt hơn nhằm tiết kiệm được thời gian làm việc.
2.2.6.3 Vận đơn đường biển
Vận đơn đường biển do hãng tàu lập và khi công ty giao hàng lên tàu xong thì sẽ được lấy vận đơn đường biển.
2.2.7 Làm thủ tục hải quan
Đây là bước quan trọng nhất của nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương của công ty. Phần lớn sản phẩm của công ty đều được xuất đi ở cảng Đồng Nai, Cát Lái trong đó cảng Đồng Nai chiếm tỉ trọng lớn hơn. Kể từ đầu năm 2011 tất cả lô hàng xuất đi của công ty đều làm thủ tục hải quan điện tử thay cho hình thức khai báo hải quan từ xa như trước đây. Thời gian khai báo và làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (quy định tại chương 2 điều 18 Luật Hải Quan). Nhân viên công ty sẽ làm theo việc khai báo và quy trình khai hải quan điện tử như sau:
Bước 1: Đầu tiên nhân viên của công ty sẽ đăng nhập vào phần mềm VNACCS, Để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, bạn truy cập menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”.
Hình 2.3 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Sau khi màn hình hiện ra như trên thì nhân viên công ty sẽ nhập vào các thông tin cơ bản của tờ khai. Ngoài ra còn phải khai báo một số chứng từ như vận đơn, hóa đơn thương mại…
Bước 2: Khai trước thông tin tờ khai (EDA).
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, nhân viên ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để gửi thông tin.
Khi đó nhân viên khai báo vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Danh sách tờ khai nhập khẩu”.
Các tờ khai nhánh này có mối liên hệ với nhau qua số tờ khai đầu tiên, số thứ tự nhánh và các thông tin chung của tờ khai như là số vận đơn, số hóa đơn, các thông tin này giúp người khai hải quan và Cơ quan hải quan xác định được các nhánh khác nhau này là thuộc cùng một lô hàng.
Hình 2.4 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Việc thông quan hàng hóa của các tờ khai nhánh này hoàn toàn độc lập về Luồng tờ khai, số tiền thuế, vì vậy khi tiến hành In tờ khai để lấy hàng, người khai phải in và đóng dấu tất cả các tờ khai nhánh khác nhau này, trên bản in sẽ thể hiện số tờ khai nhánh, số tờ khai đầu tiên số thứ nhánh và tổng số nhánh của lô hàng đang tiến hành thông quan.
Chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận chữ ký số khi khai báo, bạn chọn chữ ký số từ danh sách:
Hình 2.6 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số:
Hình 2.7 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin còn thuế khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”.
Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình.Các thông tin chi tiết về dòng hàng do hệ thống trả về ở mục “Danh sách hàng” click đúp chuột hoặc nhấn F4 để xem chi tiết.
Hình 2.8 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, có 2 phương án lựa chọn tiếp theo:
Thứ nhất: nếu các thông tin do hệ thống trả về công ty thấy có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ EDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp EDA lại đến khi thông tin đã chính xác.
Thứ hai: nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, công ty chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai EDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.
Hình 2.10 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (EDC).
Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, nhân viên tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)”.
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.
Hình 2.11 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” chức năng này tương tự như “Lấy phản hồi từ HQ” trên phiên bản ECUS 4 để nhận được kết quả phần luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai.
Hình 2.12 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Đối với tờ khai là luồng Xanh: Trường hợp tờ khai được phân luồng 1 (xanh), Hệ thống tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan.
Đối với tờ khai là luồng Vàng: Trường hợp tờ khai được phân luồng 2 (vàng), người khai xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan để kiểm tra.
Đối với tờ khai là luồng Đỏ: Trường hợp tờ khai được phân luồng 3 (Đỏ), người khai xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và hàng hóa để kiểm tra.
Bước 4: In tờ khai và các chứng từ khác.
Sau khi nhận được các kết quả về phân luồng, thông báo lệ phí hoặc chấp nhận thông quan người khai có thể xem lại và in các bản in, các thông điệp này bằng cách vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”.
Hình 2.13 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Sau khi khai điện tử thành công, nhân viên sẽ in ra giao cho nhân viên mà công ty thuê ngoài làm tiếp các thủ tục hải quan ngoài cảng.
Trên thực tế của công ty cho thấy giai đoạn nhập tờ khai hải quan trên phần mềm điện tử là giai đoạn mà công ty thường gặp nhiều sai sót nhất nguyên nhân chủ
yếu là do nhân viên chứng từ vừa làm hàng nhập vừa làm hàng xuất song song nên khối lượng công việc lớn gây áp lực với nhân viên. Một số khác do nhân viên chưa được hướng dẫn kĩ trong việc sử dụng phần mềm nên dẫn đến sai sót nhất là phần khai báo về giá trị của hàng hóa, chọn chi cục… đồng thời việc sử dụng nhân viên thuê ngoài làm thủ tục tại cảng tốn một khoản chi phí cho công ty.
2.2.8 Giao hàng XK
Hình thức xuất khẩu của công ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB. Theo điều kiện này công ty tiến hành giao nhận hàng theo các bước sau:
Trước thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tàu đến và số hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu
Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thông báo sẵn sang xếp dỡ cho người giao hàng. Nhận được NOR công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sang xếp dỡ hàng chưa và kí vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau: Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng để xếp hàng lên tàu
Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, người giao hàng cũng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng lên tàu.
Cùng với tàu, cảng theo dõi đôn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để giải quyết các vấn đề phát sinh
2.2.9 Gửi bộ chứng từ cho nhà NK
Khi hoàn tất việc giao hàng lên tàu, nhân viên của công ty sẽ gửi bộ chứng từ này cho khách hàng tùy thuộc vào phương thức thanh toán.
Nếu thanh toán bằng T/T thì nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ copy cho khách hàng để yêu cầu thanh toán tiền hàng, khi khách hàng thanh toán đầy đủ tiền hàng như trong hợp đồng ký kết thì nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ này cho khách hàng.
Nếu thanh toán bằng L/C thì nhân viên sẽ lập hối phiếu và gửi bộ chứng từ này cho ngân hàng của mình để yêu cầu thanh toán tiền hàng.
Tuy nhiên, nhìn chung thì hình thức thanh toán chủ yếu mà công ty TNHH Đăng Long dùng là thanh toán bằng L/C và T/T.
2.2.10 Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Hầu hết hàng xuất khẩu của công ty đều rất ít xảy ra rủi ro nên tranh chấp cũng không đáng kể. Khi có vấn đề xảy ra, tùy vào trường hợp cụ thể mà công ty xác định đối tượng khiếu nại.
Nếu tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc mất mát do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty sẽ khiếu nại công ty vận tải và công ty này phải chịu trách nhiệm.
Nếu hàng hóa đóng sai số lượng, chất lượng và chủng loại không giống như trong hợp đồng đã kí kết thì công ty sẽ phải tự chịu trách nhiêm về mình.
Nếu hàng hóa bị tổn thất do tai nạn bất ngờ, thiên tai hoặc do lỗi của bên thứ ba gây nên nếu thuộc phạm vi bảo hiểm đã mua thì công ty sẽ khiếu nại với công ty bảo hiểm.
Trong việc giao hàng hóa, chậm trễ hư hỏng hay không đúng thời hạn… hay những tranh chấp phát sinh trong hợp đồng xuất khẩu công ty đều giải quyết bằng phương pháp thương lượng trực tiếp với khách hàng. Điều này giúp cho công ty tiết
kiệm được thời gian chi phí đồng thời không tạo căng thẳng cho mối quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên công ty không giải quyết được bằng hình thức thỏa thuận thì áp dụng phương pháp giải quyết tranh chấp trong hợp đồng để phân xử.
2.3 So sánh quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty TNHH Đăng Long và quy trình xuất khẩu trên lý thuyết và quy trình xuất khẩu trên lý thuyết
Từ quy trình xuất khẩu hiện đang được công ty TNHH Đăng Long áp dụng, thực hiện phép so sánh giản đơn giữa quy trình mà công ty đang áp dụng với quy trình xuất khẩu lý thuyết vốn được coi là quy trình chuẩn mực ta có thể rút ra một số nhận xét cơ bản sau:
Về quy trình xuất khẩu trên lí thuyết, các bước trong quy trình xuất khẩu bao gồm:
Bước 1: Chuẩn bị giao dịch
Lập phương án giao dịch
Giao dịch, đàm phán trước khi kí kết hợp đồng Kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa
Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu đã kí
Bước 2: Quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa
Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có) Yêu cầu bên mua mở L/C
Chuẩn bị hàng xuất khẩu Đăng kí giám định Thuê phương tiện vận tải Làm thủ tục hải quan
Mua bảo hiểm
Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Thanh toán
Khiếu nại
Trong khi đó quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty TNHH Đăng Long bao gồm các bước và thực hiện theo quy trình sau:
Kí kết hợp đồng
Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) Chuẩn bị hàng hóa
Kiểm tra hàng hóa XK
Thuê phương tiện vận tải (nếu có) Lập Bộ chứng từ
Làm thủ tục hải quan Giao hàng XK
Gửi bộ chứng từ cho nhà NK Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Nhận xét:
Thứ nhất, nhìn chung quy trình xuất khẩu của công ty không nói nhiều đến nội dung của công việc chuẩn bị giao dịch kí kết hợp đồng như lí thuyết mà được gộp chung vào bước kí kết hợp đồng của công ty.
Thứ hai đó là sự thay đổi trật tự các bước trong quy trình xuất khẩu của công ty so với quy trình xuất khẩu được xem là chuẩn mực trên lí thuyết.
Thứ ba là có một số bước trong quy trình xuất khẩu của công ty không giống với quy trình của lí thuyết như : đăng kí giám định, yêu cầu bên mua mở L/C, mua
bảo hiểm. Lí giải về việc này như sau: do công ty sử dụng phương thức thanh toán chủ yếu là chuyển tiền trong hầu hết các hợp đồng mua bán trong và ngoài nước nên không yêu cầu bên mua mở L/C do đó công ty bỏ qua bước này trong quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty mình. Ngoài ra công ty chủ yếu xuất hàng theo giá FOB nên bảo hiểm là do người mua chịu trách nhiệm mua.
Từ những nhận xét ở trên, cho thấy công ty cần chú trọng hơn trong bước nghiên cứu thị trường, chỉ rõ các công việc cần phải thực hiện trong bước này một cách cụ thể, rõ ràng.
Dựa vào lý thuyết về quy trình xuất khẩu hàng hóa ở trên và một số sách nghiên cứu về kĩ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, cùng với việc phân tích quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty ta thấy được quy trình xuất khẩu của công ty đã đạt được một số thành công và tồn tại nhất định.
2.4 Thành công
Thứ nhất: Nhìn chung quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty đã đáp ứng được các bước cơ bản trong quá trình xuất khẩu, tạo ra được lợi nhuận cho công ty, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động đồng thời cũng góp phần thuc đẩy nền kinh tế phát triển, góp phần làm tăng kim ngạch về lĩnh vực kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu.
Thứ hai: Quy trình thực hiện xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty được thực hiện và kiểm soát một cách nghiêm ngặt nên hầu hết các phát sinh trong quá trình xuất đều được giải quyết nhanh chóng và có hiệu quả.
Thứ ba: mối quan hệ giữa lãnh đạo công ty với các nhân viên cũng như giữa các công nhân viên với nhau rất hòa đống, gắn bó thân thiết. Đây là ưu điểm góp phần không nhỏ giúp cho công ty đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu khi phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước.
Ngoài ra công ty có đội ngũ cán bộ năng động, sáng tạo, tiếp thu kiến thức mới một cách nhanh nhạy. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình nâng cao bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho họ.
Bên cạnh đó việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong kinh doanh cũng là thành công của công ty. Đối với các khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ làm ăn thường xuyên thì công ty thường dùng phương thức thanh toán như chuyển tiền, nhờ thu kèm chứng từ. Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện hợp đồng, giúp cho công ty đảm bảo được hiệu quả trong kinh doanh, thể hiện thiện chí của công ty, tạo lòng tin lẫn nhau và gây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
2.5 Tồn tại
Từ phân tích quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty, bên cạnh những thành công