3.4.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kê toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác của doanh nghiệp.Tổ chức bộ máy kê toán là việc tạo ra một mối quan hệ giữa các cán bộ kê toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kê toán với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị trên cơ sở các phương tiện tính toán và trang bị kỹ thuật hiện có. Căn cứ vào khối lượng công việc và các nghiệp vụ phát sinh, thì hiện tại công ty đang áp dụng tổ chức bộ máy kê toán theo hình thức tập chung.
Nội dung của hình thức tổ chức bộ máy kê toán tập chung: Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kê toán của công ty được tập chung tại phòng kê toán, các nhân viên kê toán được phân công nhiệm vụ phụ trách tưng mảng riêng. Mỗi kê toán phải hoàn thành công việc của mình đúng thời gian để kê toán trưởng hàn thành báo cáo cuối kỳ. Mô hình tổ chức bộ máy kê toán của công ty khá đơn giản và gọn nhẹ, Tất cả các công việc đều được thực hiện dưới sự chi đạo của kê toán trưởng và công ty hạch toán theo hình thức hạch toán độc lập.
3.4.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Sơ đồ bộ máy kê toán Công ty như sau:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần giấy Tây Đô( phụ lục 14) 3.4.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán:
Kế toán trưởng: Là người quan trọng nhất trong phòng kê toán, chịu trách nhiệm
toàn bộ về Quản lý phân công nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp số liệu kê toán, lập báo cáo kê toán gửi nên cấp trên, hướng dẫn toàn bộ
công tác kê toán, cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người quản lý. Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kê toán, giao dịch hướng dẫn, chi đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên trong phòng, là kê toán tổng hợp, chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan thuê về những thông tin kê toán cung cấp.
Nhiệm vụ: kê toán trưởng:
- Nắm bắt quan sát toàn bộ của phòng kê toán - Phân bổ công việc cho tưng nhân viên
- Kí duyệt tài liệu quan trọng và chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kê toán tại công ty
- Cùng với giám đốc kinh doanh kí kêt các hợp đồng quan trọng. Tham mưu cho ban giám đốc công ty về công tác quản lý và hoạt động dựa trên phương thức phân tích báo cáo tài chính của công ty.
- Tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm, xác định kêt quả kinh doanh. - Lập bảng lương và các khoản trích lương theo quy
Kế toán tiền lương: Tổ chức hạch toán chính xác thời gian, số lượng, chất lượng
và kêt quả lao động cua các nhân viên trong Công ty. Tính đủ, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương à các khoản có tính chất lương cho cán bộ công nhân viên, các khỏa trích theo lương, tổ chức tra cho cán bộ công nhân viên trong Công ty và thu nộp cho cơ quan quản lý quỹ kịp thời, đúng chê độ.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính gía thành sản phẩm: tiên hành thực hiện cácbút toán tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm bút toán tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Kế toán tài sản cố định: Theo dõi toàn bộ tài sản cố định của doanh nghiệp.
Thực hiện việc tính, trích khấu hao và phân bổ khấu hao tưng tháng, theo dõi về tình hình tăng , giảm của tài sản cố định.
Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình hình thanh
toán với tất cả các khách hàng cộng cả thêm phần công nợ phải trả. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của chứng tư gốc, kê toán thnah toán viêt phiêu thu chi( đối với tiền mặt), séc, ủy nhiệm chi...( đối với TGNH) hàng tháng lạp bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiêt đối chiêu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kê hoạch tiền mặt...
Kế toán nguyên vật liệu: : Phụ trách việc kiểm tra số lượng tồn và số lượng đã
hêt của hàng hóa, CCDC hàng ngày để gọi cho nhà cung cấp bổ xung thêm. Khi nhập xuất CCDC hay NVL tư kho thì kê toán ghi hóa đơn và kiểm kê số lượng theo tưng hóa đơn đó.
Thủ quỹ : Tổng hợp tiền bán hàng, theo dõi tình hình thực chi và quản lý tiền
mặt căn cứ vào các chứng tư hợp pháp, hợp lệ để tiên hành xuất, nhập quỹ và ghi chép sổ quỹ. Thủ quỹ hàng ngày còn phải lập báo cáo thu chi tồn qũy
3.4.2. Tổ chức vận hành các chế độ, phương pháp kế toán.
Chính sách kê toán áp dụng tại Công ty:
Niên độ kế toán: bắt đầu tư ngày 01/01 và kêt thúc ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
Chế độ kế toán :Trước đây,công ty áp dụng chê độ kê toán áp dụng cho các
doanh nghiệp theo quyêt định số 48/2006 – QĐ/BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính. Đã thay thê theo thông tư số 200/2014/TT-BTC về chê độ kê toán công ty bắt đầu tư ngày 01/01/2015.
Hình thức kế toán áp dụng: Ngay tư khi mới thành lập, Công ty đã áp dụng hình
thức Nhật ký chung. Hình thức này yêu cầu nhân viên kê toán phải cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tê, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, theo trình tự thời gian phát sinh, nội dung kinh tê và định khoản dựa trên các chứng tư hợp lệ phát sinh hằng ngày. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo nghiệp vụ phát sinh
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho thực tê
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này thì hàng tồn kho được ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn các loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên các tài khoản kê toán và sổ kê toán
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền Phương pháp khấu hao TSCĐ:
TSCĐ của công ty bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.TSCĐ được tính theo nguyên giá và khấu hao lũy kê. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp tính thuê giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trư.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Các nghiệp vụ phát
sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VNĐ thực tê tại ngày phát sinh theo tỷ giá của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
3.4.2.1. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty cổ phần giấy Tây Đô áp dụng hệ thống tài khoản theo quyêt định 48/2006/ QĐ – BTC).Bắt đầu tư ngày 01/01/2015 công ty sửa đổi bổ sung hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống TK kê toán Công ty sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kê toán thuận tiện cho việc ghi sổ kê toán, kiểm tra đối chiêu.
Ngoài ra để thuận tiện cho quá trình hạch toán và ghi sổ công ty đã lựa chọn mở chi tiêt các tài khoản như sau:
TK loại 1: 111, 112, 131, 133, 138, 151, 156, 157
Trong đó:
TK 1121: “Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam” được chi tiêt theo ngân hàng gửi tiền, ví dụ như:
- TK 11211: Tiền gửi ơ ngân hàng Agribank
- TK 11212: Tiền gửi ở ngân hàng Techcombank
- TK 11213: Tiền gửi ở ngân hàng BIDV
Chi tiêt đối với tài khoản 131 – Phải thu khách hàng: Tài khoản này công ty đã chi tiêt theo tưng khách hàng, để tổng hợp và theo dõi công nợ phải thu một cách rõ ràng, chặt chẽ.
TK 152: “ Nguyên vật liệu” được chi tiêt như sau:
- TK 1521: Nguyên vật liệu chính
- TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
- TK 1523: Nhiên liệu
- TK 1524: Phụ tùng thay thê
TK 156: “Hàng hóa” được chi tiêt như sau:
- TK 1561: giá mua hàng hóa
- TK1562: chi phí thu mua hàng hóa
TK loại 2: 211, 242, 244 TK loại 3: 331, 333, 334, 338
TK 331: “ Phải trả người bán” được chi tiêt theo tên người bán
TK loại 4: 411, 421 TK loại 5: 511, 515, 521
TK 511: “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được chi tiêt thành
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
- TK 5112: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Một số tài khoản kê toán sử dụng trong kê toán chi phí sản xuất ở công ty như;
TK 621: “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiêp” :Dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiêp phát sinh tại phân xưởng, dùng trực tiêp cho sản xuất sản phẩm
TK 622: “ Chi phí nhân công trực tiêp” : Dùng để tập hợp chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên
TK 627: “ Chi phí sản xuất chung” : dùng để tập hợp chi phí phát sinh tại phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khác phục vụ cho sản xuất tại phân xưởng.
TK loại 7: 711 TK loại 8: 811, 821 TK loại 9: 911
3.4.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống kê toán với hình thức “ nhật ký chung”. Để xử lý các số liệu phát sinh, Công ty dùng phần mềm Exel để tính toán cho đơn giản và thông dụng nhất. Trên cơ sở hướng dẫn của Bộ tài chính về hình thức sổ nhật ký chung cho các doanh ngiệp vưa và nhỏ, trong công tác kê toán, trình tự luân chuyển chứng tư của Công ty cổ phần giấy Tây Đô áp dụng theo quy định chung gồm 4 khâu:
- Lập chứng tư theo các yêu tố của chứng tư: Tùy theo nội dung kinh tê của nghiệp vụ kinh tê phát sinh mà sử dụng chứng tư thích hợp.
- Kiểm tra chứng tư: Khi nhận chứng tư phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý cuả chứng tư.
- Sử dụng chứng tư cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kê toán.
- Lưu trữ chứng tư và hủy chứng tư: Chứng tư là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời à tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kêt thúc kỳ hạch toán
chứng tư được chuyển vào lưu trữ , bảo đảm an toàn, khi hêt hạn chứng tư được đem hủy
Các chứng tư kê toán áp dụng theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC. Được sửa đổi bổ sung theo thông tư 200/2014/TT-BTC
- Phiêu thu – Mẫu 01-TT - Phiêu chi – Mẫu 02-TT
- Mẫu đề nghị tạm ứng – Mẫu 03-TT
- Mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng – Mẫu 04-TT - Giấy đề nghị thanh toán – Mẫu 05-TT
- Bảng kê chi tiền – Mẫu 09-TT
- Hóa đơn GTGT – Mẫu 01 – GTKT – 3LN - Hóa đơn bán hàng – Mẫu 02– GTKT – 3LN
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT - Bảng kê mua hàng 06-VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu 08 – VT - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT - Sổ kho
- Bảng kê nhập hàng hóa - Bảng kê xuất hàng hóa
- Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ04-TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ Chứng tư công ty tự lập :
- Hợp đồng kinh tê - Hợp đồng lao động - Bảng lương
- Bảng tổng hợp lương - Bảng trích theo lương
Đối với các chứng tư kê toán phải thống nhất bắt buộc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý,hợp pháp cả chứng tư về các nghiệp vụ kinh tê phát sinh. Mọi chứng tư kê toán nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý.
Công ty cổ phần Giấy Tây Đô đang áp dụng hình thức kê toán “ Nhật ký chung”. Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tê, tài chính đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tê của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo tưng nghiệp vụ phát sinh.Do vậy Các loại sổ kê toán mà công ty sử dụng đó là:
Sổ kê toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái Sổ kê toán chi tiêt gồm: sổ và thẻ kê toán chi tiêt.
Bảng 3.2: Hệ thống sổ sách công ty ( phụ lục 15) 3.4.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kê toán được trình bày nhằm mục đích tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tình hình và kêt quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Đồng thời nhằm cung cấp các thông tin kinh tê, tài chính chủ yêu cho việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua cũng như dự đoán trong tương lai.thông tin trên báo cáo tài chính cũng là căn cứ quan trọng cho việc đưa ra những quyêt định về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của chủ doanh nghiệp, cuả chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kê toán định kỳ(bắt buộc), đó là báo cáo tài chính.Các báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát về tình hình TS, nguồn hình thành TS, tình hình kêt quả hoạt động kinh doanh của DN và một số tình hình khác cần thiêt cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kê toán với những mục đích khác nhau để ra các quyêt định phù hợp.
Ngoài BCTC nêu trên doanh nghiệp còn phải lập báo cáo khác liên quan đên tình hình quản lý, sử dụng TS, các báo cáo nhanh phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp.
Công ty còn nộp các báo cáo khác liên quan đên thuê như : báo cáo thuê GTGT, thuê thu nhập cá nhân. Tùy theo loại báo cáo và quy định của nhà nước mà công ty nộp các loại báo cáo thuê theo tháng, quý, năm.
* Báo cáo tài chính của đơn vị gồm
- Bảng cân đối kê toán: Mẫu số B01 - DNN
- Báo cáo kêt quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DNN
- Bảng thuyêt minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN Đơn vị kê toán lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kê toán năm
Báo cáo tài chính năm của đơn vị được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể tư ngày kêt thúc kỳ kê toán năm theo quy định của pháp luật; đối với báo cáo quyêt toán ngân sách thì thời hạn nộp báo cáo được thực hiện