2. Hoạt động quản trị chất lượng chuỗi cung ứng tại công ty Scavi Huế
2.2.4. Giải pháp hỗ trợ hạ tầng
Giải pháp hỗ trợ hạ tầng là nhóm các thực hành SCQM liên quan đến việc kết nối giữa người – người nhằm tạo ra một môi trường hỗ trợ để triển khai các hoạt động quản trị chuỗi cung hiệu quả hơn (Trương và cộng sự, 2017).
Đầu tiên, Hỗ trợ từ lãnh đạo cao cấp chỉ mức độ cung cấp sự lãnh đạo cần thiết từ quản lý cấp cao để thực hiện mục tiêu chất lượng ở tất cả các chức năng. Theo kết quả nghiên cứu, lãnh đạo doanh nghiệp giữ vai trò đầu tàu trong định hướng tầm nhìn, thống nhất chiến lược toàn diện, điều phối nhân sự, cung cấp nguồn lực và khuyến khích sự chủ động của từng thành viên trong cải tiến chất lượng. Lãnh đạo cấp cao trực tiếp giám sát một số vị trí chức năng và quản lý mục tiêu của các thành viên còn lại dựa trên hệ thống Balance Scorecard, đồng thời yêu cầu mỗi một bộ phận trong công ty phải tuân thủ theo một bộ chỉ tiêu KPIs về chất lượng khác nhau để quản lý công việc hiệu quả nhất (Hình 3.7).
Hình 3.7. Bảng theo dõi KPI tại nhà máy.
Trên phương diện Tích hợp chuỗi cung ứng, sự kết nối của tất cả các hoạt động là điều kiện cần của một chuỗi cung ứng. Quản trị chuỗi cung ứng bên trong và ngoài công ty đều đóng vai trò quan trọng như nhau trong chiến lược vận hành và phát triển của Scavi. Quan điểm này được doanh nghiệp lí giải như sau:
“Scavi là một mắt xích không thể tách rời trong chuỗi cung ứng dệt may. Ở góc độ hẹp hơn, mỗi mắt xích lại hình thành nhiều chuỗi cung ứng trong đó. Quản trị chuỗi cung là một phương pháp quản lý toàn diện để tiết kiệm chi phí và kiểm soát thời gian giao hàng, từ đó đảm bảo chất lượng ở mỗi khâu”.
Những cam kết về chất lượng là nền tảng cơ bản để Scavi kết nối và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng và nhà cung cấp của mình. Ví dụ, về phía nhà cung cấp, mô hình “4.0 – HubClub – 3P” là đột phá lớn nhất về chiến lược mà Scavi đang quyết tâm thực hiện để gia tăng mức sử dụng nguyên phụ liệu có nguồn gốc nội địa từ 60% lên 100% vào những năm tới. Hub-Club hay ‘câu lạc bộ’ là đầu mối quy tụ của nhiều đối tác từ cung ứng nguyên phụ liệu, máy móc, vận tải, đến giáo dục và đào tạo. Song song với những hoạt động kết nối truyền thống để chia sẻ thông tin và các bài học kinh nghiệm về vận hành sản xuất, Scavi cam kết tiến hành hỗ trợ tất cả các khâu như tuyển dụng, thủ tục pháp lý và tư vấn kinh doanh cho những đối tác muốn đầu tư hoạt động tại Hub Club. Trong dài hạn, mô hình Hub-Club có thể giúp công ty chủ động thiết lập một môi trường kinh doanh cho phép tập trung sự hiện diện của các thành viên trong chuỗi và phát triển các mục tiêu chung về chất lượng, giải quyết thách thức chung của ngành dệt may về sự thiếu vắng các cụm ngành công nghiệp phụ trợ. Tuy nhiên, còn tồn tại nhiều rào cản từ môi trường kinh doanh nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, hạn chế hiệu quả triển khai chiến lược này trong thực tế. Theo nhận định của các nhà quản lý doanh nghiệp, mối quan hệ hợp tác giữa Scavi và khách hàng phát triển sâu sắc, thuận lợi và hiệu quả hơn nhiều so với mối liên kết về phía nhà cung cấp.
Về Chất lượng thông tin, có tồn tại sự chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng. Về phía dòng ngược, công ty quan tâm đến việc trao đổi thông tin về năng lực sản xuất với hầu hết các nhà cung cấp. Thông tin này được kỳ vọng giúp hoạt động quản lý nguồn cung của công ty hiệu quả hơn, cải thiện các hoạt động hỗ trợ lẫn nhau, giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng phát triển của nhà cung cấp.
Trong nội bộ, tổng công ty ở Biên Hoà điều phối, đưa ra những thông tin dự báo của tổng công ty, phân bổ kế hoạch phân bổ sản xuất tới từng công ty con, từ đó các nhà máy tiến hành dự báo nhu cầu cụ thể hàng quý, hàng tháng. Những thông tin về dự báo xu hướng, phản hồi của khách hàng, nghiên cứu nhu cầu khách hàng, phân tích môi trường cạnh tranh, thông tin tồn kho... là những thông tin quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, đều được cung cấp đến các nhà quản lý bộ phận. Tùy chức năng từng bộ phận, các nhà quản lý có những phân tích ảnh hưởng cho từng bộ phận. Không chỉ các nhà quản lý chịu trách nhiệm xử lý nguồn thông tin về sự không hài lòng của khách hàng mà tất cả các nhân viên, kể cả công nhân đều cần biết được thông tin liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, phù hợp với trách nhiệm của họ.
Nếu cần những tài liệu nằm ngoài trách nhiệm, một bộ phận có thể yêu cầu cung cấp thông tin từ bộ phận đang nắm giữ thông tin. Các phòng ban có nhiệm vụ đáp ứng thông tin chính xác và kịp thời. Sự phối hợp của thành viên thuộc các bộ phận khác nhau thành nhóm liên chức năng giúp đánh giá vấn đề toàn diện và hỗ trợ nhau giải quyết vấn đề. Những kinh nghiệm từ thực tế công việc, dù có thành công hay thất bại, đều là những bài học quý giá. Những kiến thức này giúp không ngừng hoàn thiện
quy trình hoạt động của các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Về phía dòng xuôi, công ty liên tục thu thập các phản hồi của khách hàng, bao gồm sự không hài lòng, các khiếu nại, và thông tin dự báo nhu cầu. Các thông tin này giúp doanh nghiệp hoạch định mua hàng và sản xuất hiệu quả hơn. Những dữ liệu này thường được chia sẻ qua các buổi gặp mặt giữa các nhà quản lý. Ngoài ra, lịch trình sản xuất có thể được quản lý bởi khách hàng. Nhờ đó, khách hàng quản lý tốt được hàng tồn kho và kế hoạch đặt hàng.
Phát hiện mới của đề tài là Scavi hiện đang phát triển hệ thống thông tin (ERP) và các nền tảng giao tiếp kỹ thuật số khác nhau để thu thập, xử lý và báo cáo thông tin giữa các bộ phận, phòng ban. Với chuỗi cung ứng ngoài, thông tin được chuyển tiếp chủ yếu qua các hình thức liên lạc truyền thống. Kết quả nghiên cứu cho thấy chất lượng chia sẻ thông tin giữa các liên kết ngoài của chuỗi cung ứng còn hạn chế, nguyên nhân chủ yếu là do chưa có một cơ sở hệ thống công nghệ thông tin chung cho tất cả các thành viên. Trong thời gian tới đây, Scavi sắp đưa vào hoạt động một vài module của hệ thống ERP cho phép khách hàng và nhà cung cấp chiến lược tham gia. Sự đổi mới về công nghệ này sẽ là đòn bẩy nâng cao hiệu quả chất lượng thông tin truyền đạt giữa các đối tác trong chuỗi.