- Lý do thực hiện: Bộ phận nhân sự không đáp ứng đủ với khối lượng công việc
nhiều sẽ dẫn tới tình trạng quá tải công việc, nhân viên thường xuyên phải tăng ca, công việc bị phân bổ khiến cho hiệu quả công việc không cao. Cải thiện tình hình nhân sự không chỉ giúp gia tăng chất lượng, năng suất nhân sự mà còn khiến cho chất lượng công việc tăng lên, các bài viết tuyển dụng được đầu tư bài bản, có tư duy sáng tạo. Quy trình tìm kiếm và sàng lọc CV trở nên nhanh chóng, dễ dàng và có năng suất
- Thực trạng hiện tại: Nhân sự của công ty khá ít, luôn có sự biến động nhân sự, chủ
yếu là những thực tập sinh làm việc part-time có thời hạn, còn ít kinh nghiệm trong khi đó khối lượng công việc nhiều dẫn đến sự hạn chế về khả năng cũng như hiệu suất công việc. Ví dụ, có những giai đoạn làm việc cho nhiều đối tác với các chương trình tuyển dụng lớn như Unilever. Công ty phải tìm kiếm và sàng lọc rất nhiều hồ sơ ứng viên trong những ngày xác định. Việc chậm trễ và quá tải thường xuyên xảy ra là do tình trạng thiếu nhân sự, bộ phận nhân sự chỉ có 2 người (1 full-time và 1 part-time) cùng với việc sử dụng các cách xử lý , nhập dữ liệu thô sơ như làm việc cơ bản với gmail, excel, word... Nếu có nhiều hơn 3 đối tác cùng thực hiện chương trình thì lúc đó Talent Mind Education sẽ gặp khó khăn và tắc nghẽn công việc để hoàn thành việc đạt được mục tiêu tìm kiếm và sàng lọc CV cho đối tác. Ngoài ra, tình trạng thiếu nhân sự còn là vấn đề trong việc đăng bài của bộ phận Marketing - Nhân sự, khối lượng công việc nhiều, phân bổ thời gian cho từng công việc khiến cho việc đăng tin tuyển dụng không có sự đầu tư nhất định về nội dung, hình ảnh, video... Từ đó các tin đã không có nhiều màu sắc, dễ đem lại cảm giác nhàm chán cho ứng viên, cản trở việc tìm kiếm CV cho đối tác.
Bên cạnh đó, công ty chưa có cách thức quản lý hiệu suất của nhân viên một cách tối ưu. Vì khối lượng công việc nhiều nên hầu hết nhân viên luôn cố gắng để hoàn thành công việc chứ chưa thật sự chú trọng vào hiệu suất công việc của mình nhiều. Không có một thang đo cụ thể dẫn tới việc nhân viên chưa biết cách phát triển và gia tăng năng suất của mình.
- Đề xuất hành động - ứng dụng giải pháp:
+ Gia tăng nhân sự về cả số lượng và chất lượng một cách hợp lý và phù hợp với chi phí được hoạch định theo kế hoạch nhân sự nhằm cải thiện khối lượng công việc của mỗi nhân viên, đặc biệt là trong mùa dịch Covid 19 như hiện nay. Từ đó, có thêm thời gian và không gian để giúp nhân viên có thể kích thích sự sáng tạo, nét độc đáo của mình trong công việc, đem lại hiệu quả và hiệu suất cao cho công ty.
+ Cần có sự đào tào chỉnh chu, theo quy trình cho đội ngũ nhân sự (nhân viên theo hướng thực tập sinh của công ty). Các kế hoạch đào tạo, lộ trình thăng tiến phải được cụ thể hóa với sự giám sát công việc rành mạch đối với các nhân viên. Nên có các buổi hỗ trợ, review thường xuyên để giúp các thực tập sinh hiểu rõ mục đích, ý nghĩa của công việc. Từ đó giúp các bạn hướng sự tập trung của mình vào việc thực hiện đúng nhiệm vụ theo đúng cách, nâng cao năng lực làm việc, phát triển bản thân, gia tăng hiệu suất và khả năng thích ứng công việc cao.
+ Xây dựng một quy trình quản lý hiệu suất của nhân viên một cách rõ ràng bằng cách thiết lập mục tiêu của từng nhân viên và các phòng ban (gắn liền với các mục tiêu chiến lược của tổ chức), lập kế hoạch thực hiện để đạt được các mục tiêu; rà soát, đánh giá tiến độ và phát triển kiến thức, kỹ năng, trình độ của nhân viên. (Lưu ý: cần có sự liên kết mục tiêu của cá nhân với nhóm để giúp gia tăng hiệu suất cho không chỉ cá nhân mà còn cho cả nhóm để gia tăng sức mạnh, tinh thần đoàn kết phát triển, cùng chịu trách nhiệm cải tiến hiệu suất để đạt được kết quả đề ra).
Hình 2.39 Quy trình quản lý hiệu suất nhân viên công ty TME
+ Tạo động lực khích lệ nhân viên bằng một môi trường năng động hơn. Thưởng và tuyên dương những nhân viên làm việc xuất sắc, có năng suất và thành tích tốt để khích lệ tinh thần tập thể. Có thể cho sinh viên kết thúc thực tập sớm nếu thấy mục tiêu và kỳ vọng của nhân viên không đúng, không có động lực hay không đạt được hiệu suất công việc đề ra.
+ Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên đồng thời cần cải thiện các kỹ năng và giúp nhân viên thích nghi với các công cụ, phần mềm mới thay vì nhập dữ liệu thủ công. Đối với việc lưu trữ dữ liệu ứng viên, nên lược bỏ các thông tin không cần thiết, sử dụng công cụ giúp quản lý hỗ trợ trong quá trình tìm kiếm và sàng lọc
ứng viên như phần mềm ERP hoặc phần mềm Odoo rất phù hợp với mô hình doanh nghiệp của Talent Mind Education như hiện nay.
KẾT LUẬN
Làm thế nào để tối ưu hóa các quy trình, thời gian và chi phí để gia tăng năng suất, chất lượng công việc và đảm bảo lợi nhuận luôn là một bài toán khó đối với bất kì phòng ban nào trong một tổ chức. Đối với phòng nhân sự thì điều này càng trở nên khó khăn hơn vì họ là những người làm việc trực tiếp với con người, nguồn nhân lực này có tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để đảm bảo việc tối ưu hóa chi phí mà vẫn gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên luôn là câu hỏi được đặt ra, đặc biệt là ngay từ công tác đầu vào tuyển dụng nhân sự. Để giúp các đối tác của mình giải quyết được câu hỏi đó, công ty Talent Mind Education trong suốt 9 năm qua đã không ngừng nỗ lực để luôn cải thiện, phát triển các quy trình của mình nhằm giúp các đối tác có thể tìm kiếm được những nhân tài phù hợp với mình trong thời gian nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.
Cùng với sự thay đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ, môi trường kinh doanh cũng luôn thay đổi và phát triển không ngừng, đặc biệt là trong lĩnh vực tìm kiếm nguồn nhân lực. Để có thể gia tăng được lượng đối tác, khách hàng, cải thiện và phát triển để công ty vươn tới tầm cao mới, trở thành đơn vị uy tín trong cung cấp các dịch vụ về lĩnh vực đào tạo và huấn luyện kỹ năng nói chung và cổng thông tin thực tập hàng đầu Việt Nam nói riêng. Công ty Talent Mind Education cần luôn luôn thích nghi, thay đổi và tìm kiếm những giải pháp để hoàn thiện các khâu và quy trình của mình ngày một tốt hơn. Với mục tiêu ban đầu đã đặt ra, đề tài “Giải pháp hoàn thiện tìm kiếm và sàng lọc CV cho các đối tác của công ty TME” đã thực hiện được các nội dung sau:
- Trình bày khái quát những căn cứ lý luận trong việc tìm kiếm và sàng lọc CV
- Tổng hợp, phân tích toàn diện các thực trạng của công ty Talent Mind Education và cổng thông tin thực tập Internship.edu.vn. Từ đó xác định được những thành tựu,
hạn chế, nguyên nhân, thực trạng, tồn tại cần khắc phục trong quá trình tìm kiếm và sàng lọc CV cho đối tác của công ty
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tìm kiếm và sàng lọc CV cho đối tác của công ty nhằm nâng cao khả năng tìm kiếm ứng viên, giúp gia tăng chất lượng ứng viên về cho các đối tác, doanh nghiệp. Thông qua đó giúp công ty Talent Mind Education gia tăng được sự tin tưởng, hài lòng của các đối tác, khách hàng, có chỗ đứng về thương hiệu của công ty và cổng thông tin thực tập Internship.edu.vn Giúp công ty gia tăng lợi nhuận, phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong lĩnh vực của mình.
Khi nghiên cứu và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp này, em mong muốn có thể đưa ra được cái nhìn sâu sắc và khách quan về thực trạng của công ty Talent Mind Education nhằm đề xuất được những giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác tìm kiếm và sàng lọc CV cho đối tác của mình. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài em cũng gặp nhiều khó khăn về thời gian hạn hẹp trong việc tìm tòi, giải quyết quy trình, tổng hợp số liệu. Cùng với đó là sự hạn chế về kinh nghiệm thực tế, cũng như khả năng phân tích, nghiên cứu tài liệu. Sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa của cô để giúp bài chuyên đề được hoàn thiện hơn nữa.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Phan Quốc Tấn, 2019. Tài liệu bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Phan Quốc Tấn, 2020. Tài liệu bài giảng môn Tuyển dụng và đào tạo. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Quang Huy và Bá Cường, 2016. Làm Quen Với Google Analytics [pdf] < file:///C:/Users/Admin/Downloads/Google_analytics_webinar_vietnamese.pdf>.[Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
Cẩm Nang Nghề Nghiệp. Đối tác là gì? Những điều cần biết về quan hệ đối tác.< https://news.timviec.com.vn/doi-tac-la-gi-nhung-dieu-can-biet-ve-quan-he-doi- tac-48773.html>.[Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
CEM PARTNER Blog. KHÁI NIỆM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG.<
https://cempartner.com/vi/cem-partner-blog/khai-niem-dich-vu-khach-hang.html>. [Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
MSD Vietnam. Quan hệ đối tác là gì?.< http://msdvietnam.org/quan-he-doi-tac- la-gi/>.[Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
Phạm Hải. Tổng quan về Facebook Insights cho người mới bắt đầu. <
https://quantrimang.com/tong-quan-ve-facebook-insights-cho-nguoi-moi-bat-dau- 158051 >.[Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
Oneterrace. Những ưu điểm khi tìm kiếm công việc thông qua công ty tuyển dụng.< https://oneterrace.vn/nhung-uu-diem-khi-tim-kiem-cong-viec-thong-qua-cong- ty-tuyen-dung/>.[Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
Unilever.Giới thiệu về Unilever Việt Nam.<
https://www.unilever.com.vn/about/who-we-are/introduction-to-unilever/>.[Ngày truy cập: 6 tháng 9 năm 2020].
Fanpage chính thức Internship.edu.vn
<https://www.facebook.com/internship.edu.vn>. [Ngày truy cập: 24 tháng 9 năm 2020].
Kết quả Google Analytics của Website Internship.edu.vn <https://analytics.google.com/analytics/web/?
authuser=2#/report/visitorsoverview/a29503689w55668848p56703608/_u.date00=201 81001&_u.date01=20181231 &overview-graphOptions.selected=analytics.nthDay/>. [Ngày truy cập: 24 tháng 9 năm 2020].
Website chính thức Công ty TNHH Giáo dục Trí tuệ Tài năng <https://talentmind.edu.vn/>. [Ngày truy cập: 24 tháng 9 năm 2020].
Website chính thức Dự án Cổng thông tin thực tập Internship.edu.vn <https://www.internship.edu.vn/>. [Ngày truy cập: 24 tháng 9 năm 2020].