công ty bảo hiểm nhân thọ Việt Nam
3.3.1. Khuyến nghị về phía nhà nước
(1) Mở rộng đào tạo chính thức ở các trường đại học
Nghề PR hiện nay được coi là một trong những nghề triển vọng nhất hiện nay tại Việt Nam. Tuy nhiên việc đào tạo PR chuyên nghiệp còn quá ít so với nhu cầu. Các nhân viên PR đa số đều tốt nghiệp ở các trường nhân văn, kinh tế, ngoại thương, ngoại ngữ. Tại các cơ sở đào tạo đại học PR mới chỉ được đào tạo như một học phần nhỏ thuộc marketing hay báo chí. Các cơ sở đào tạo ngắn hạn cũng quá ít so với nhu cầu học tập nghiên cứu của những người quan tâm, yêu thích PR. Do đó, vấn đề mở rộng đào tạo PR ở các trường đại học để tạo nguồn nhân lực PR cho tương lai là điều cần được các ban ngành, cơ quan nhà nước lưu tâm.
(2) Chính sách hỗ trợ doanh nghiệp
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, Bộ Tài chính nên có quy định cho phép các DN bảo hiểm được trích từ 3 - 5% doanh thu vào Quỹ Đào tạo phát triển nguồn nhân lực, thậm chí cho phép phân bổ chi phí đào tạo đột xuất vượt quá quy định trên vào các năm tiếp theo.
Cần có quy định về tiêu chí về phạm vi, nghiệp vụ khai thác của DN bảo hiểm đồng thời Bộ Tài chính cần có lộ trình bắt buộc các DN bảo hiểm có dữ liệu và chia sẻ dữ liệu để tính phí bảo hiểm.
3.3.2. Khuyến nghị về phía các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ
3.3.2.1. Hình thành quy trình tổ chức bài bản chuyên nghiệp
Nhằm chuyên nghiệp hóa hoạt động tổ chức thực hiện đồng thời tăng cường tối đa hiệu quả truyền thông của chiến dịch thì điều quan trọng là các nhà tổ chức cần phải nắm vững các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Theo đó, quy trình tổ chức một chiến dịch thường bao gồm 4 giai đoạn : Nghiên cứu, lập kế hoạch, triển khai thực hiện và đánh giá. Tuy nhiên, hầu hết các đơn vị tổ chức hiện nay mới chỉ tập trung vào việc lập kế hoạch và triển khai thực hiện, còn giai đoạn nghiên cứu ban đầu và đo lường, đánh giá thì chưa được đầu tư, quan tâm đúng mức. Không những vậy, nhiều nhà tổ chức vẫn nghĩ lập kế hoạch truyền thông đơn giản là việc lên danh sách các tin bài cần đăng tải mà không vạch ra được những chiến lược và chiến thuật rõ ràng, nhất quán. Để hạn chế tình trạng này, những người thực hiện chiến dịch cần chú ý tới các vấn đề sau:
(1) Tiến hành nghiên cứu đầy đủ, cẩn thận về đối tượng truyền thông.
Nghiên cứu ban đầu là khâu cơ bản nhưng có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến năng lực và hiệu quả truyền thông của toàn chiến dịch. Chỉ bằng cách tìm hiểu cụ thể những nhu cầu, mong muốn, niềm tin, thái độ cũng như các hành vi thường ngày của đối tượng thì nhà tổ chức mới có thể tiếp cận và đưa ra những ý tưởng, thông điệp thật sự sáng tạo, hấp dẫn.
(2) Thiết kế mục tiêu theo mô hình Smart
Tức là mục tiêu của chiến dịch cần phải cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), phù hợp (Relevant) và có thời hạn (Timebound). Trong đó, người tổ chức chiến dịch cần đặc biệt quan tâm tới hai yếu tố “M” và “T”, bởi một khi đảm bảo được hai yếu tố này, chúng ta gần như có thể đảm bảo hết các yếu tố còn lại. Các mục tiêu mơ hồ sẽ trở thành cạm bẫy sau này. Hãy chắc chắn mục tiêu của chiến dịch có thể đo
lường được và giới hạn chúng bằng những mốc thời gian rõ ràng, chính xác, tính cụ thể, sự khả thi và khả năng phù hợp sẽ liên quan mật thiết tới hai tiêu chí kể trên.
(3) Xây dựng một chiến lược truyền thông hợp lý
Nhìn chung, một chiến lược truyền thông hiệu quả cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa chiến lược thông điệp và chiến lược phương tiện. Nếu như thiết kế thông điệp phụ thuộc nhiều vào sự sáng tạo và tính nhạy cảm hơn là tuân theo những quy tắc cứng nhắc thì việc lựa chọn các phương tiện truyền thông cho chiến dịch lại đòi hỏi sự chi tiết. Những hiểu biết về ưu thế, hạn chế của các kênh truyền thông trong mối quan hệ với nhóm đối tượng có ý nghĩa quyết định cho sự lựa chọn này của người hoạch định. Bên cạnh đó những phân tích về khả năng tiếp cận, thói quen, sở thích trong việc sử dụng các phương tiện truyền thông của đối tượng cũng đem lại những cơ sở thiết thực cho việc quyết định nên đăng tải thông điệp nào trên kênh truyền thông nào và phối hợp ra sao để có thể thu hút sự chú ý của công chúng.
(4) Sự linh hoạt trong việc lập kế hoạch là cần thiết
Trong quá trình thực hiện, tùy theo tình hình thực tế của chiến dịch mà nhà tổ chức có thể thay đổi, chỉnh sửa lại kế hoạch sao cho hợp lý. Nếu chiến dịch lan tỏa sâu rộng và nảy sinh thêm nhiều chi tiết mới thì nên cân nhắc đến việc bổ sung một số hoạt động không nằm trong kế hoạch ban đầu. Ngược lại, khi chiến dịch không thu hút được sự quan tâm của công chúng, những người thực hiện có thể cắt giảm một số hoạt động kém hiệu quả để tập trung đầu tư cho những nội dung mới hấp dẫn hơn.
3.3.2.2. Liên kết và hợp tác chặt chẽ với đội ngũ cộng tác viên, tình nguyện viên
Một điều cũng rất đáng lưu ý trong quá trình tổ chức thực hiện các hoạt động truyền thông vì công động là vai trò kép của của giới trẻ (sinh
viên), và những người đã có gia đình, con cái (độ tuổi từ 20-50) trong các chiến dịch này. Không chỉ đơn giản là đối tượng công chúng mục tiêu, họ còn được coi như một đối tác đặc biệt của chương trình, hoạt động hết sức năng nổ và nhiệt tình dưới vai trò là cộng tác viên, tình nguyện viên.
Sinh viên Việt Nam ngày càng sẵn sàng tham gia các hoạt động truyền thông, thiện nguyện. Về cơ bản họ sẽ đóng góp công sức giúp các đơn vị tổ chức giải quyết những vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực.
Người đã có gia đình, con cái luôn có mối quan tâm đặc biệt đối với đối với những sinh viên, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, và luôn mong muốn con em mình có một tương lai tốt đẹp nhất. Họ luôn sẵn sàng tham gia các công tác thiện nguyện và lan truyền thông điệp của chiến dịch đến các đối tượng khác và truyền miệng là một kênh truyền thông thực sự quan trọng mà các đơn vị tổ chức có thể tận dụng thông qua đội ngũ cộng tác viên, tình nguyện viên hùng hậu của mình.
Ở một khía cạnh khác, khi hợp tác với họ nhà tổ chức không những có thể tăng hiệu quả công việc, mà còn được nâng cao vị thế cũng như thể hiện trách nhiệm trong việc giáo dục và thúc đẩy mọi người tham gia vào các hoạt động phục vụ cộng đồng
3.3.2.3. Cần có sự chủ động trong hoạt động truyền thông và quan hệ báo chí
Từ trước tới nay, khi có nhu cầu truyền thông chiến dịch, hầu hết các đơn vị tổ chức, đều tỏ ra khá thụ động, chủ yếu vẫn trông chờ vào sự hỗ trợ của báo giới. Mặc dù trên thực tế báo chí lại ít quan tâm, hiểu biết về những tổ chức này dẫn đến thông tin đăng tải không đến được hoặc ít tác động tới nhóm công chúng đích.
Để có thể truyền thông chiến dịch một cách tự tin, chủ động, các nhà hoạch định cần nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của truyền thông xã hội
trong môi trường đa phương tiện hiện đại. Cụ thể, trước và trong các chiến dịch truyền thông cần xây dựng kế hoạch truyền thông tích hợp, kết hợp giữa báo chí truyền thống và mạng xã hội. Các nhân viên phụ trách phải thường xuyên cập nhật các kỹ năng, kiến thức mới về báo chí, truyền thông, truyền thông xã hội, sử dụng thành thạo các phương tiện truyền thông mới như điện thoại di động, máy tính bảng... trong việc chia sẻ thông tin, hình ảnh của chiến dịch đến với công chúng.
Các nhà tổ chức cần xây dựng một mạng lưới các nhà báo chuyên cộng tác với mình, đặc biệt cần có quan hệ tốt với những nhà báo phụ trách các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến công ty, tổ chức. Để làm được điều đó người làm chiến dịch phải thông hiểu các quy tắc làm việc của nhà báo, tạo ra những thông tin có sức hấp dẫn đối với giới truyền thông. Mối quan hệ này cần được duy trì và phát triển trên tiêu chí công bằng, chân thành và cởi mở từ cả hai phía. Có một số cách tiếp cận báo giới mà các đơn vị tổ chức có thể áp dụng đó là:
Xây dựng và thiết kế các trang website hiện đại, có tính tương tác cao để hỗ trợ báo chí truyền thông, chủ động cung cấp thông tin cho báo chí. Trên website cần phải cập nhật thông tin liên tục, tránh tình trạng chỉ tồn tại hình thức.
Nghiên cứu kỹ các báo có quan tâm đến tới linh vực mà chiến dịch và tổ chức đề cập, hoặc các báo có độc giả là đối tượng chính của chiến dịch.
Thay vì viết và gửi đi các thông cáo báo chí chung chung, mơ hồ, các nhà tổ chức nên có sự sắp xếp, phân loại, tập trung vào một số báo chính, đưa những thông tin phù hợp với từng báo cho phóng viên, tránh đưa cả một tập báo cáo/bộ tài liệu dày đặc và bắt phóng viên phải tự chọn lọc.
Đáp ứng mọi yêu cầu thông tin từ báo giới, phản ứng nhanh nhẹn, không kéo dài thời gian đưa tin hay tìm cách ém dự luận khi xảy ra sự cố.
Nên chú ý các vấn đề, sự kiện đang nóng vào thời điểm diễn ra chiến dịch để diều tiết việc cung cấp thông tin sao cho hợp lý.
3.3.2.4. Nâng cao hiệu quả các hoạt động truyền thông xã hội
Với những ưu điểm vượt trội của mình, mạng xã hội đang được coi là kênh truyền thông hiệu quả và đắc lực cho các đơn vị tổ chức trong việc quảng bá, thực hiện những chiến dịch nâng cao nhận thức và thay đổi thái độ, hành vi của công chúng.
Để nâng cao khả năng tương tác, tạo hiệu ứng lan truyền sâu rộng và tác động tới suy nghĩ, nhân thức của công chúng thông qua các phương tiện truyền thông mới. Điều đầu tiên và quan trọng nhất là người làm truyền thông phải xây dựng được những nội dung số thật sự phù hợp và hữu ích đối với công chúng. Các nhà tổ chức cần xây dựng được một chiến lược phát triển nội dung (content marketing) cụ thể, lâu dài và thống nhất cho Fanpage của mình.
Phải tiến hành các bước chuẩn bị thật kỹ càng ; thiết kế thông điệp rõ ràng và có các hình thức thể hiện bắt mắt. Không những vậy, đơn giản cũng là một yếu tố mà các nhà tổ chức nên lưu ý. Các hoạt động càng được thế kế đơn giản, ít gò bó; càng có khả năng thu hút sự tham gia và sáng tạo của cộng đồng mạng.
Nhìn chung, có nhiều cách tiếp cận và xây dựng các nội dung số khác nhau trên mạng xã hội. tuy nhiên các nhà tổ chức nên chú tâm đến một xu hướng khởi tạo và phát tán nội dung mới đang được những người làm truyền thông Việt Nam cũng như toàn thế giới quan tâm, ứng dụng. Đó là truyền thông “đánh” vào cảm xúc, hay còn gọi đến với thuật ngữ “tiếp thi cảm xúc” (Emotional marketing).
Các nhà tổ chức chiến dịch cần phải chiếm lấy khán giả bằng những ý tưởng nhiều cung bậc, nhiều cảm xúc; phải biết tạo ra sự thân thiện với đối tượng mà chiến dịch đang hướng vào.
Nhà tổ chức chiến dịch nên hướng tới câu chuyện thật, việc thật được kể ra với một sự chân thành sẽ có tác động mạnh mẽ. Người xem có thể dễ dàng liên tưởng tới hoàn cảnh, tình huống và câu chuyện của chính mình.
3.3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật vào truyền thông nâng cao nhận thức cộng đồng
Hiện nay trên thế giới, các ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của dự án, phong trào xã hội.
Trong một chiến dịch phải kết hợp nhuần nhuyễn giữa các sáng kiến về truyền thông, công nghệ và phát triển. Các ứng dụng mobile khác như hệ thống hỗ trợ người khiếm thị, ứng dụng cảnh báo mức độ ô nhiễm không khí…
Phải phát triển những ứng dụng giúp giải quyết các vấn đề xã hội trên nền tảng di động. Tuy đây là một hướng truyền thông tuy còn sơ khai nhưng số người sử dụng smartphone (điện thoại thông minh) ngày càng gia tăng nên sẽ đầy hứa hẹn trong tương lai – Truyền thông nâng cao nhận thức cộng đồng dựa trên các ứng dụng di đông.
3.3.2.6. Xác định tổng ngân sách cho hoạt động truyền thông
Việc xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông là một quyết định khó khăn và nó chi phối lớn đến sự thành công, hiệu quả của hoạt động truyền thông. Việc quyết định ngân sách dành cho nó được căn cứ vào mục tiêu và nguồn lực của công ty. Công việc này không đơn giản chút nào do đó các công ty bảo hiểm nhân thọ nên xác định tổng ngân sách theo quy trình như sau:
Sơ đồ 3.1 Quy trình xác định tổng ngân sách cho truyền thông
Nội dung của các bước trong quy trình xác định tổng ngân sách cho truyền thông:
Trong bước một, công ty cần phân tích các mục tiêu truyền thông, phân tích ngân sách đã chi trong quá khứ và hiện tại, ngân sách của đối thủ cạnh tranh và mọi thông tin liên quan đến nhãn hiệu cần truyền thông. Tổng hợp các yếu tố trên và kết hợp một số dự báo, công ty sẽ có cơ sở đi đến quyết định lập ngân sách.
Trong bước hai, công ty áp dụng phương pháp xác định ngân sách tùy vào quy mô và nguồn vốn dành cho truyền thông trong số các phương pháp sau: (1) phương pháp tùy khả năng; (2) phương pháp tỷ lệ % trên doanh số bán; (3) Phương pháp mục tiêu và công việc; (4) phương pháp cân bằng cạnh tranh.
Trong bước ba, công ty kiểm tra tính thực tế của con số có thực sự giúp công ty đạt được các mục tiêu truyền thông hay không .
Hơn nữa nếu công ty có mục tiêu lâu dài xây dựng cho mình một hình ảnh đẹp như “có trách nhiệm với xã hội”, “quan tâm đến môi trường”,
Khả thi
Khả thi Duyệt ngân sách
Duyệt ngân sách
Thẩm định ngân sách đã tính được và dự đoán hiệu quả
Thẩm định ngân sách đã tính được và dự đoán hiệu quả
Áp dụng các phương pháp xác định ngân sách
Áp dụng các phương pháp xác định ngân sách Phân tích các mục tiêu và dữ liệu sẵn có
Phân tích các mục tiêu và dữ liệu sẵn có Không khả thi
Không khả thi
“đầu ngành”, “thành công”… thì nên dành riêng một ngân sách cụ thể cho hoạt động truyền thông. Ngân sách này thường chiếm khoảng 3-10% của ngân sách marketing để thực hiện các hoạt động như họp báo, giới thiệu sản phẩm mới, từ thiện, học bổng, tài trợ, in ấn tài liệu, bản tin nội bộ, làm phim tự giới thiệu…
3.3.3. Một số khuyến nghị để nâng cao hiệu quả trong truyền thông và quan hệ công chúng tại các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ hiện nay
(1) Quan hệ với báo chí:
Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các báo như trước đây, xây dựng mối quan hệ mới với các báo mang tính xã hội, cộng đồng cao, có số lượng độc giả lớn, rộng khắp cả nước.
Ngoài các cách trước đây như đăng bài định kỳ, trả lời phỏng vấn với phóng viên các báo, phối hợp tổ chức chương trình với các báo nên khai thác nguồn lợi từ mối quan hệ với truyền hình. Vì truyền hình tại Việt Nam được coi là công cụ truyền tin đắc lực nhất, và vẫn là sản phẩm độc quyền nên mức độ bao phủ là lớn nhất.
(2) Tài trợ: Đẩy mạnh và tiếp tục duy trì các hoạt động tài trợ mang