5. Kết cấu đề tài
1.2.2.Nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng
Đối với hàng nhập khẩu, nhằm tránh những sai sót trong quá trình làm chứng từ gây khó khăn cho việc làm thủ tục thông quan lô hàng, nhà xuất khẩu sẽ fax hoặc email bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu kiểm tra trước khi gửi bộ chứng từ gốc.
Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ, nhằm giải quyết nhanh chóng các thủ tục thông quan cho lô hàng.
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương
- Số và ngày hợp đồng
-Tên và địa chỉ các bên mua bán
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá…) -Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…)
-Phương thức thanh toán
- Thời điểm và địa điểm giao hàng
Kiểm tra hóa đơn thương mại
- Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có) - Số và ngày của hóa đơn
-Tên và địa chỉ các bên mua bán
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá) -Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB,CIF, CFR…)
-Phương thức thanh toán (nếu có)
Kiểm tra Bill Of Lading
- Số và ngày B/L
- Những thông tin của ô shipper, consignee và notify. Đặc biệt ô Consignee phải thể hiện tên và địa chỉ chính xác của Công ty nhập khẩu vì chỉ có người trong mục này mới đượcnhận hàng.
- Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ
- Số cont, số seal
Kiểm tra Packing List
- Số và ngày của Invoice trên Packing list - Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng) -Đơn vị tính
- Trọng lượng tịnh, trọng lượng cảbì. -Quy cách đóng gói, loại bao bì
Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ
-Đơn vị và ngày cấp giấy chứng nhận -Nơi xuất xứ
- Tổng khối lượng - Số lượng
Kiểm tra giấy chứng nhận số lượng và chất lượng
-Đơn vị và ngày cấp giấy chứng nhận - Thông tin sản phẩm
- Thông tin về cách đóng gói
Tất cả chứng từ phải trùng khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng.
Tùy theo tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lô hàng mà ngoài những chứng từ trên, nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu công ty khách hàng gửi thêm những chứng từ khác cầnthiết.
Khi nhận đầy đủ những chứng từ trên, bộ phận chứng từ của Công ty giao nhận sẽ kiểm tra chi tiết lại một lần, xem các chi tiết giữa các chứng từ có phù hợp với nhau hay không. Các chứng từ trên rất quan trọng, các chi tiết phải đúng thì mới nhập khẩu được lô hàng, vì vậy việc kiểm tra chứng từ rất cần thiết. Nếu các chi tiết trên chứng từ đã đúng thì tiến hành các bước tiếp theo, còn nếu chưa đúng phải thông báo cho doanh nghiệp nhập khẩu biết để bổ sung, sửa chữa.