5. Kết cấu đề tài
1.2.3. Nhận thông báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng, kiểm tra D/O, cược container,
container, gia hạn container
Khi nhận chứng từ từ Công ty khách hàng, trong đó có thông báo hàng đến (Notice Arrival), nhân viên chứng từ sẽ photo lại một bản giao cho bộ phận giao nhận. Nhân viên giao nhận căn cứ trên giấy báo hàng đến xem hàng đến ngày nào để đi lấy lệnh giao hàng cho kịp lúc, tránh tình trạng lưu container, lưu bãi.
Nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàuđể lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order)
Nếu là vận đơn thông thường thì khiđi lấy D/O nhân viên giao nhận cần cầm theo vận đơn gốc cùng với giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu đến hãng tàu để lấy D/O. Nếu là vận đơn Surrendered thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến hãng tàu là nhận được D/O. Nếu là vận đơn theo lệnh To Order thì mặt sau của vận đơn phải có ký hậu (thanh toán bằng L/C mà trên vận đơn có To Order thì mặt sau vận đơn phải có ký hậu của ngân hàng).
Khi lấy D/O nhân viên giao nhận cần phải đóng các khoản chi phí như phí D/O, phí THC, cước vận tải (nếu nhập theo giá CIF), phí vệ sinh container, phí gia hạn D/O (nếu D/O đã hết hạn), phí cược container (phí này hãng tàu sẽ trả lại cho doanh nghiệp nhập khẩu sau khi doanh nghiệp nhập khẩu đã hoàn trả container rỗng về bãi mà hãng tàu chỉ định)…
Gia hạn D/O đối với những D/O hết hạn là đóng thêm một khoản phí gọi là phí lưu cont. Trên giấy báo hàng đến của hãng tàu thường có ghi ngày cho phép free phí lưu cont, khoảng 13-14 ngày (tùy từng hãng), khi hết hạn này thì bắt buộc doanh nghiệp phải đóng khoản phí gọi là phí gia hạn lệnh.
Cược container là đóng một khoản phí để đảm bảo với hãng tàu sẽ giữ gìn container tốt, trả rỗng đúng hạn, đúng nơi chỉ định. Sau này doanh nghiệp sẽ được hoàn lại tiền cược cont, nếu cont có hư hỏng, móp méo thì hãng tàu sẽ trừ vào khoản tiền cược cont của mình.
Nhân viên giao nhận đóng các khoản phí trên tại quầy thu ngân và ký xác nhận lên hóa đơn, giữ lại hóa đơn màu đỏ, còn hóa đơn màu xanh và màu tím thì nhân viên thu ngân lưu.
Nhân viên giao nhận cầm hóa đơn trở lại để lấy bộ D/O bao gồm: - 3 bản D/O gốc
- 1 bản B/L có đóng dấu hãng tàu
Khi nhận lệnh giao hàng D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra số Cont, số Seal, số lượng hàng, trọng lượng hàng… các nội dung trên D/O và trên B/L có khớp nhau không. Nếu có sai sót đề nghị bên phát hành D/O sửa chữa và đóng dấu correct hay nếu có sai sót nhiều thì yêu cầu phát hành D/O mới.
Sau khi nhận D/O đã có dấu giao thẳng, nhân viên giao nhận xuống cảng làm thủ tục nhận hàng. Trên D/O có ghi rõ lệnh có giá trị đến ngày nào, người mua phải căn cứ vào đó để sắp xếp thời gian nhận hàng sao cho thích hợp, tránh phí lưu cont, lưu bãi. Thông thường các hãng tàu cho phép khoảng 1-4 ngày miễn phí lưu cont, lưu bãi kể từ ngày tàu cập cảng. Nếu vượt quá thời gian này thì người mua phải báo với hãng tàu cho gia hạn thêm. Trong lúc chưa nhận được sự trả lời từ phía hãng tàu là có cho miễn phí thêm một khoảng thời gian nữa hay nếu không thì thì người mua phải đóng phí lưu cont, lưu bãi. Có dấu “gia hạn” trên D/O thì mới có thể làm thủ tục hải quan để thông quan hàng nhập khẩu được.