5. Kết cấu của luận văn
2.3. Quy trình giao nhận hàng container xuất nhập khẩu
24
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NHẬN CONTAINER HÀNG XUẤT TẠI CỔNG CẢNG
CONT VÀO
XE RA
KIỂM TRA PACKING LIST/ VGM
TẠO BOOKING OUT GATE LÀM LỆNH FULL IN IN PHIẾU EIR BÁO SUPERVISOR LẬP BB KIỂM TRA CONT
25
2.3.1.1. Quy trình giao nhận hàng contaier xuất qua cổng cảng
5 nút lệnh khi thực hiên giao nhận container bằng truck :
1. Empty in: Cảng nhận container rỗng hoặc khách hàng trả rỗng tại cảng.
2. Full in: Cảng nhận container hàng thường là nhận container Export để xuất đi tàu. 3. Pick empty: Lấy cont rỗng ra khỏi cảng, khách lấy cont rỗng để đóng hang. 4. Pick full: Lấy cont hàng, khách hàng tới lấy container Import hạ từ tàu xuống ra cổng cảng.
5.Out Gate: Thực hiện khi hoàn thành việc hạ hoặc lấy cont.Nhân viên cảng kiểm tra Packing list của khách hàng.
- Khi nhận packing list phải kiểm tra những thông tin: + Có đúng tàu sẽ cập tại cảng không ( tên tàu, số chuyến)
+ Kiểm tra số booking, số container, số seal thực tế, trọng lượng hàng trên giấy tờ,.. + Kiểm tra xem đã đến giờ Closing Time của chuyến tàu đó chưa.
+ Thu các khoản phí liên quan đến việc nhập cont vào cảng. Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin chính xác cho việc xuất hóa đơn.
Về phía tài xế, yêu cầu cung cấp các giấy tờ như: bằng lái xe và giấy tờ phương tiện. Cấp BAT cho xe.
- Kiểm tra sổ đăng kiểm của xe để xác định: trọng lượng xe được phép chở, hạn đăng kiểm của xe, xe có chở quá tải không đối với trường hợp cont chở double dựa trên phiếu của khách hàng.
- Cho tài xế kí vào nội quy an toàn (trong lần đầu tiên đến cảng). - Kiểm tra VGM cho cont trước khi làm lệnh.
- Kiểm tra container packing list xem những cont hạ hàng là DG, OOG, CONT Lạnh để có hướng xử lý thích hợp. nếu là cont lạnh phải cập nhật nhiệt độ hiện tại của
cont có xác nhận của chủ hàng.
- Kiểm tra số cont đã có Booking chưa, nếu chưa có booking thì phải tạo booking cho cont đó.
26
Vessel ( tên tàu), Voyage ( kí hiệu số chuyến), Discharge port (cảng đến). Tạo số lượng
cont theo chủng loại và loại hàng trong cont.
+ Nếu cont lạnh thì phải cập nhật nhiệt độ chuẩn của cont.
+ Nếu là cont nguy hiểm: Kiểm tra thực tế tem dán ở cont thuộc IMO DG nào để cập nhật vào booking. Hiện tại theo tiêu chuẩn quốc tế có 9 loại hàng nguy hiểm. Nếu
gặp trường hợp nằm trong 9 loại này cảng cho phép nhận bình thường. Sau khi tạo booking update xong tên tàu/Line/POD/Lượngcont/chủngloạicont thì ta cập nhật loại IMO của cont đó.
+ Nếu là cont quá khổ(OOG) : trước tiên phải đo cont quá khổ bao nhiêu, loại quá khổ gì (OH/OW/OL..)và để cập nhật vào booking.
27
2.3.1.2. Quy trình giao nhận container xuất khẩu bằng sà lan
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NHẬN CONTAINER XUẤT KHẨU TỪ SÀ LAN
CCO CHẠY TẤT CẢ DỮ LIỆU VÀO HỆ THỐNG THEO DANH
SÁCH
SUP-TERMINAL KIỂM TRA CONTAINER THỰC TẾ DỰA
THEO HỆ THỐNG
CCO NHẬN TỜ KHAI XUẤT TỪ CÁC ICD TRƯỚC GIỜ CUT OFF
TIME , VÔ SỔ TÀU NHẬN KẾ HOẠCH LÀM HÀNG VÀ DANH SÁCH CONTAINER DỠ TỪ SÀ LAN SÀ LAN TỚI CẢNG THÔNG BÁO VỚI ICD
BÁO LẠI VỚI CCO ĐỂ KIỂM
TRA
NO
28 - Nhận Berth Application từ các ICDs
Để cảng có thể làm hàng được thì đòi hỏi các ICD phải gửi Berth Application hay còn gọi là kế hoạch làm hàng của sà lan trước khi sà lan cập cảng . Trong đó, kế hoạch làm hàng chứa các thông tin cần thiết như: số container, size/type, hãng tàu, số booking, số seal, VGM, POL, POD, tên tàu, số chuyến.
Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát hàng hóa (CCO) sẽ nhận kế hoạch làm hàng và kiểm tra các thông tin như trên. Nếu có thiếu hoặc sai thông tin thì CCO sẽ gửi mail cho ICD để hỏi và xác nhận lại các thông tin.
- Chạy sà lan vào hệ thống của cảng
Sau khi nhận đủ tất cả các thông tin từ ICD, CCO sẽ đưa các thông tin vào hệ thống cảng dựa vào các file dữ liệu như: Baplie, Seal, Assign Transshipment sau khi chạy Tool các thông tin được đưa vào hệ thống .
CCO sẽ kiểm tra lại file được chạy vào hệ thống và file của ICD đã đúng hay chưa. Nếu có những lỗi sai thì phải chỉnh sửa .
- Sau khi thông tin sà lan được chạy vào hệ thống, Vessel Planner sẽ in giấy tờ làm sà lan khi được lệnh thông báo của Terminal Supervisor (điều độ).
-Termial Supervisor sẽ là người kiểm soát quá trình làm sà lan, nếu có tình trạng sai khác so với danh sách được in như sai số cont, size/type, nhiệt độ thực tế của cont lạnh...).
-Sau khi sà lan đã được dỡ xuống cảng, các ICD có nhiệm vụ khai báo hải quan về lô hàng xuất của mình và thanh lý tờ khai. Đối với container hàng xuất đi bằng đường sà lan là tờ khai đầu (5) hay còn gọi là tờ khai vận chuyển độc lập. Khách hàng sẽ khai báo hải quan tại khu vực Cái Mép dưới sự giám sát của hải quan khu vực ở đây, tờ khai đầu (5) sẽ thành tờ khai đầu (9).
2.3.2. Quy trình nhập khẩu container hàng tại SSIT
- Đối với container hàng nhập khẩu , trước khi tàu cập cảng 24h vessel planner sẽ nhận được danh sách container nhập khẩu (discharge) từ Center planning bên phía hãng tàu. Khi đó, vessel planner sẽ chạy tất cả dữ liệu thông tin về conatainer hàng nhập vào hệ thống cảng ( hay còn gọi là chạy baplie).
- CCO sẽ nhận nhận danh sách container sẽ được dỡ xuống cảng sau khi vessel planner chạy vào hệ thống. Nhiệm vụ của CCO, sẽ kiểm tra lại tất các thông tin của
29
danh sách container hàng nhập đã được chạy vào hệ thống với danh sách container mà hãng tàu gửi.
- Nếu có sai khác gì CCO sẽ phải hỏi hãng tàu về các thông tin đó và chỉnh sửa cho hợp lý
- Nếu không có sai khác gì ,CCO sẽ tiến hành chia POD ( port of discharge) là cảng tiếp theo cho các container đó Yard có thể xếp bãi một cách hiệu nhất.
2.3.2.1. Quy trình giao nhận container hàng nhập qua cổng cảng (Pick full) SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO CONTAINER HÀNG TẠI CỔNG CẢNG SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN CONTAINER NHẬP KHẨU QUA SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO CONTAINER HÀNG TẠI CỔNG CẢNG SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN CONTAINER NHẬP KHẨU QUA
CỔNG CẨNG
XE VÀO
XE RA KIỂM TRA D/O
IN CMT
IN PHIẾU EIR/ OUT GATE
OUT GATE LÀM LỆNH PICK UP ĐÓNG DẤU HẢI QUAN KIỂM TRA CONT KIỂM TRA CMT
30
- Khi khách hàng vào kiểm tra D/O.
- Kiểm tra chữ ký của người đại diện hãng tàu: luôn luôn là dấu sống
Xin giấy giới thiệu (có đóng dấu đỏ và còn hiệu lực của công ty nhận hàng). - Xin CMNN để photo lưu lại.
- Đưa thông tin khách hàng để khách hàng điền các thông tin xuất hoá đơn. - Cho khách hàng điền vào phiếu yêu cầu dịch vụ nếu có phát sinh các dịch vụ khác (kiểm hoá, phun trùng…).
- Chú ý khi giao cont lạnh cần kiểm tra mail về các phí cần phải thu từ hãng tàu. - Chú ý cont SOC, COC sẽ có mail hãng tàu thông báo hoặc hãng tàu sẽ đóng dấu trực tiếp vào DO kèm theo các loại phí tính trực tiếp cho khách hàng.
- In CMT(phiếu dùng để lấy cont có hiện thị danh sách cont) đưa khách hàng thanh lý hải quan. Sau khi khách hàng thanh lý hải quan (HQ đã đóng 2 dấu vào CMT), photo số lượng tờ CMT tương ứng số cont trên CMT rồi đóng dấu giáp lai và ký tên.
- Khi vào lấy cont, tài xế sẽ đưa CMT yêu cầu lấy cont, ta thực hiện thao tác trên hệ thống. Cần nhập các thông tin: Container (số cont), Cargo Control Number (số BL), Chassis (số mọc của xe vào kéo cont), Placard (số BAT).
- Hoàn thành các bước trên là đã xong phần Gate In của lệnh Pick Full, cung cấp vị trí để tài xế chạy đúng vị trí lấy đúng số cont.
- Sau khi hạ cont tài xế sẽ quay ra, kiển tra số cont đúng trên số xe trên hệ thống. Thưc tiện bước Out Gate trên hệ thống và in phiếu EIR.
31
2.3.2.2. Quy trình giao nhận container hàng nhập bằng sà lan
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO CONTAINER NHẬP KHẨU BẰNG SÀ LAN VỀ CÁC ICD
NHẬN BERTH APPLICATION VÀ DANH
SÁCH CONTAINER LOAD LÊN SÀ LAN
YARD PLANNER CHIA CONT VỀ CÁC ICD THEO KẾ HOẠCH
SUP-TERMINAL GIÁM SÁT QUÁ TRÌNH LOAD CONT LÊN SÀ LAN
CCO NHẬN TỜ KHAI HÀNG NHẬP TỪ CÁC ICD ĐỦ TỜ KHAI CHO LẤY CONT
SÀ LAN TỚI CẢNG
THÔNG BÁO VỚI ICD
BÁO LẠI VỚI CCO ĐỂ KIỂM TRA NO
32
- Đối với quy trình giao nhận container hàng nhập khẩu bằng sà lan, thì trước khi các ICDs muốn lấy container, trước đó phải gửi cho cảng thống báo kết hoạch làm hàng trước khi cập. Yard Planner sẽ là người nắm tất cả các thông tin của sà lan lấy hàng nhập, để dễ dàng kiểm soát các vị trí sắp xếp trên bãi hơn.
- Sau khi sà lan cập bến, nhiệm vụ các Sup- Terminal là sẽ thông báo sà lan tiếp theo chuẩn bị làm để Planning sẽ lên kế hoạch, hỏi xem sà lan đó đã kế hoạch làm hàng hay chưa. Nếu chưa có thì Yard sẽ liên hệ đến ICD để nhận kế hoạch và làm kế hoạch cho sà lan đó.
- Việc quan trọng nhất là CCO sẽ kiểm tra xem tờ khai hàng nhập của những container đã đủ hay chưa. Nếu đã đầy đủ giấy tờ thì mới cho sà lan làm hàng. Trường hợp nếu chưa có tờ khai CCO sẽ liên hệ với ICD tranh thủ làm các thủ tục thì khi đó hàng mới được load lên sà lan.
2.4. Những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận container xuất nhập khẩu tại SSIT. khẩu tại SSIT.
2.4.1. Tình trạng ách tắc tại cổng Cảng
Bảng 2.6: Thống kê số lượng xe ra vào cảng từ 6/2020– 12/2020
Thời gian Số lượng
06/2020 3241 07/2020 4562 08/2020 5694 09/2020 5987 10/2020 7461 11/2020 7896 12/2020 8975 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
33
Bảng 2.7. Biểu đồ thể hiện lượng xe ra vào cổng từ 6/2020-12/2020
(Nguồn Tác giả tự tổng hợp )
Nhận xét: Theo thống kê cho thấy số lượng xe ra vào Cảng tăng nhanh vào những tháng cuối năm. Hàng xuất nhập khẩu của Việt Nam đang được kết nối một cách tốt nhất ra nước ngoài, hơn hết là Việt Nam đã và đang phát triển về thương mại và vận tải biển. Vì vậy, số lượng hàng xuất nhập khẩu của Cảng biển ngày một tăng lên đặc biệt tháng 10,11,12 có sự tăng trưởng mạnh.
3241 4562 5694 5987 7461 7896 8975 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 10000
Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Nov-20 Dec-20
34
Hình 2.8. Thời gian phụ vụ xe tại cổng cảng SSIT
(Nguồn Tác giả tự tổng hợp )
Nhận xét :Trên đây là biểu đồ thống kê thời gian tài xế làm thủ tại Pre-Gate. Trung bình thời gian tài xế bắt đầu đến Pre-Gate cho tới khi rời khỏi Pre-Gtae là 13 phút khi vị rí Pre-Gate chỉ có 1 nhân viên và số lượng việc phải xử lí nhiều. Dẫn đến tình trạng tài xế và khách hàng phải đợi lâu.Nhưng nếu vị trí Pre-Gate có 2 nhân viên thì trung bình thời gian được rút ngắn chỉ 9 phút, giảm thời gian chờ đợi của tài xế.
2.4.2. Tình trạng kẹt bãi
- Việc vừa dỡ hàng vừa xếp hàng cùng 1 Block mà chỉ có một thiết bị làm hàng, ahr hưởng đến tién độ làm việc và xe phải chờ, làm kẹt bãi.
- Trong quá trình xếp hàng lên tàu:Trên một Yard Bay chỉ có 1 RTG làm việc nhưng cùng lúc lấy cont cho 2 cẩu QC khiến cho số lượng truck đi vào Yard Bay này đông gấp 2 lần so với tiến độ bình thường, RTG gắp không kịp dẫn tới truck chờ kẹt bãi, QC chờ làm giảm tiến độ hàng.
0:10 0:11 0:16 0:13 0:21 0:13 0:08 0:12 0:10 0:11 0:00 0:02 0:05 0:08 0:11 0:14 0:17 0:20 0:23 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 t (phút) số lượng xe 1 nhân viên
35
- Hai Yard Bay quá sát nhau (cách nhau dưới 4 bay 20ft ) cùng lúc làm việc cho 2 QC. Do khoảng cách an toàn giữa 2 RTG khi làm việc là trên 4 bay 20ft nên nếu quá sát nhau sẽ gây mất an toàn, bắt buộc RTG này gắp xong rồi di chuyển xê dịch ra xa hơn để RTG khác vào làm sẽ mất rất nhiều thời gian xê dịch, dẫn tới truch chờ, cẩu QC chờ.
- Do sản lượng cuối năm nhiều, khi dỡ cont xuống bãi có rất nhiều POD và số Bill, Yard Planner phải lên kế hoạch xếp bãi cho hợp lý và tiện cho việc xếp dỡ cont, mà diện tích bãi của Cảng chưa được khai thác hết do đó việc kẹt bãi rất thường xuyên xảy ra trong quá trình khai thác container.
36
2.4.3. Tình trạng sai cảng đích
Có rất nhiều bước phải tiến hành khi vận chuyển hàng hóa từ điểm đầu đến điểm đích. Vì vậy,tình trạng sai sót khó tránh được trong quá trình giao nhận container xuất nhập.
Việc hàng hóa bị chuyển đến sai cảng đến sẽ ảnh hưởng rất nhiều cho cảng và khách hàng. Ảnh hưởng đến việc xếp cont trên bãi, phải thực hiện đảo chuyển cont và phát sinh chi phí đảo chuyển, cần phải xác định xem lỗi do bộ phận của cảng hay do khách hàng yêu cầu để tính chi phí đảo chuyển đó.
Trường hợp, cont đã lên tàu và rời bãi cần phải thực hiện yêu cầu thay đổi cảng đích trên booking phải xem cảng trung chuyển kế tiếp và liên hệ với người lên kế hoạch tàu của cảng kế tiếp để có thể đảo chuyển cont. Nếu cont đó nằm dưới boong tàu hoặc vị trí khó đảo chuyển thì phải chuyển cảng sau.
2.4.4. Các vấn đề khác :
• Kẹt bến sà lan
Tình trạng thường xuyên xảy ra đối với cont hàng nhập khẩu và giao về các ICD, do các ICD chưa hoàn thành thủ tục để lấy hàng nên Yard Planner sẽ không cho sà lan lấy hàng. Trong khi sà lan đã cập bến hoặc sà lan vừa hạ cont xuống bãi xong và muốn lấy hàng luôn nhưng do chưa hoàn thành các thủ tục nên sà lan phải đợi khi nào hoàn thành các thủ tục thì mới có thể tiếp tục làm hàng. Điểu đó ảnh hưởng rất nhiều đến việc kẹt cầu bến sà lan đặc biệt vào những màu cao điểm.
• Hải quan
- Thông quan thủ tục cho khách hàng còn chậm.
- Xử lý các trường hợp khai báo sai tốn khá nhiều thời gian. • Khách hàng than phiền về chất lượng dịch vụ
- Khách hàng thường xuyên phàn nàn về các vấn đề xử lý giấy tờ,thủ tục chậm.
- Phải đợi lâu mới có thể lấy hàng.
- Thái độ của nhân viên không tốt.
2.5. Nhận xét chung về quy trình giao nhận container tại Cảng SSIT
Nhìn chung quy trình giao nhận container tại Cảng SSIT là quy trình khá đầy đủ và hoàn thiện, nhưng bên cạnh đó cũng vẫn còn những vấn đề phát sinh trong quá tình giao nhận container cần phải được khắc phục và cải thiện tốt hơn.
37
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 là chương tổng hợp tất cả các quy trình giao nhận container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT. Các quy trình cụ thể như quy tình giao nhận tại cổng Cảng, quy trình giao nhận từ sà lan. Qua đó, tác giả có cái nhìn tổng quan hơn về từng quy trình một hoạt động như thế nào. Bên cạnh đó, chương này còn nói lên những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến quá trình giao nhận container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT và đòi hỏi cần những giải pháp thích hợp. Đó là lý do để có chương 3 giải pháp cho những vấn đề nêu trên.
38
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP 3.1. Định hướng phát triển dài hạn của cảng SSIT 3.1.1. Mục tiêu phát triển của cảng SSIT
Trong những năm tới, cảng SSIT hướng tới mục tiêu phát triển trở thành cảng lớn nhất trong khu vực miền nam Việt Nam. Hình thành các loại hình đa dịch vụ và đa chức năng tận dụng nguồn lực từ bên trong và bên ngoài để đẩy mạnh sự phát triển