5. Kết cấu của luận văn
2.5. Nhận xét chung về quy trình giao nhận container tại Cảng SSIT
Nhìn chung quy trình giao nhận container tại Cảng SSIT là quy trình khá đầy đủ và hoàn thiện, nhưng bên cạnh đó cũng vẫn còn những vấn đề phát sinh trong quá tình giao nhận container cần phải được khắc phục và cải thiện tốt hơn.
37
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 là chương tổng hợp tất cả các quy trình giao nhận container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT. Các quy trình cụ thể như quy tình giao nhận tại cổng Cảng, quy trình giao nhận từ sà lan. Qua đó, tác giả có cái nhìn tổng quan hơn về từng quy trình một hoạt động như thế nào. Bên cạnh đó, chương này còn nói lên những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến quá trình giao nhận container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT và đòi hỏi cần những giải pháp thích hợp. Đó là lý do để có chương 3 giải pháp cho những vấn đề nêu trên.
38
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP 3.1. Định hướng phát triển dài hạn của cảng SSIT 3.1.1. Mục tiêu phát triển của cảng SSIT
Trong những năm tới, cảng SSIT hướng tới mục tiêu phát triển trở thành cảng lớn nhất trong khu vực miền nam Việt Nam. Hình thành các loại hình đa dịch vụ và đa chức năng tận dụng nguồn lực từ bên trong và bên ngoài để đẩy mạnh sự phát triển của công ty trong thời gian tới. Nâng cao năng lực cạnh tranh để có thể đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng gia tăng và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao trong tác phong làm việc và cung ứng dịch vụ hiệu quả đạt chi phí tối ưu nhất.
3.1.2. Phương hướng hoạt động kinh doanh của cảng SSIT trong thời gian tới
Đứng trước việc đang bắt đầu gặt hái thành quả sau những nỗ lực cố gắng, thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận tăng dần theo từng năm thì công ty đã đề ra các phương án phấn đấu nhằm duy trì và phát triển hơn nữa những gì mà cảng đang có:
• Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, tiếp cận tới các khách hàng tiềm năng trong tương lai nhằm đạt được kết quả doanh thu tăng trưởng hơn hiện tại. • Chú trọng vào việc đầu tư vào nguồn nhân lực, nâng cao trình độ nhân viên thông qua các khóa học có trả lương và khuyến khích nhân viên sắp xếp thời gian hợp lý để tham dự.
• Công ty cần chú trọng hơn nữa trong việc hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ và cung cấp nguồn nhân lực để có thể có một môi trường nhân lực với kỹ năng tốt nhất để hỗ trợ các hoạt động khai thác cảng của công ty.
• Linh hoạt hơn trong chính sách khen thưởng, chính sách tiền lương, kỷ luật nhằm kích thích cán bộ nhân viên có tinh thần tích cực hơn trong công việc.
• Đề ra những chính sách nhằm giữ lấy người tài, nhân viên làm lâu năm trong công ty như: Đề bạt tăng chức, thưởng KPI, tăng lương để tránh việc mất đi những nhân viên có năng lực.
3.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động khai thác kho bãi container tại cảng SSIT cảng SSIT
39
Qua sơ đồ tổng hợp các nguyên nhân ảnh hưởng đến quy trình giao nhận contianer tại Cảng SSIT, ta thấy có 3 nguyên nhân chính là do lỗi hệ thống, do khách hàng, do nguồn nhân lực, bên cạnh đó còn có những vấn đề phát sinh khác trong quá trình giao nhận.
Dựa trên những nguyên nhân ảnh hưởng được nêu trên, em có những đề xuất giải pháp như sau:
3.2.1. Giải pháp đối với nhân viên: Giải pháp về vấn đề thiếu nhân lực : Giải pháp về vấn đề thiếu nhân lực :
-Tuyển nhân viên mới cho các vị trí đang thiếu. -Tuyển nhân viên thời vụ cho thời gian cao điểm.
-Luân chuyển nhân viên ở các bộ phận ít việc hơn để hỗ trợ các bộ phận nhiều việc. Quy trình giao nhận container Sai cảng đích Ách tắc cổng cảng Kẹt bãi Vấn đền khác Khách hàng Kẹt làn Thiếu bãi
Thiếu nhân viên
Lỗi hệ thống Tài xế Nhân viên Hệ thống Hải quan Thiết bị hư hỏng Tài xế Lỗi hệ thống Thiếu thiết bị hiế bị u thiết bị
40
Trên đây là biểu đồ thống kê thời gian tài xế làm thủ tại Pre-Gate. Trung bình thời gian tài xế bắt đầu đến Pre-Gate cho tới khi rời khỏi Pre-Gtae là 13 phút khi vị rí Pre-Gate chỉ có 1 nhân viên và số lượng việc phải xử lí nhiều. Dẫn đến tình trạng tài xế và khách hàng phải đợi lâu.Nhưng nếu vị trí Pre-Gate có 2 nhân viên thì trung bình thời gian được rút ngắn chỉ 9 phút, giảm thời gian chờ đợi của tài xế.
0:10 0:11 0:16 0:13 0:21 0:13 0:08 0:12 0:10 0:11 0:05 0:06 0:08 0:10 0:15 0:12 0:10 0:14 0:15 0:09 0:00 0:02 0:05 0:08 0:11 0:14 0:17 0:20 0:23 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 t (phút) số lượng xe 1 nhân viên 2 nhân viên
41
➢ Giải pháp ngăn chặn lỗi tác nghiệp:
- Để nâng cao hiệu quả làm việc và đồng bộ nghiệp vụ chyên môn cho từng nhân viên trong mỗi bộ phận thì việc chú trọng vào đào tạo đội ngũ nhân viên là rất quan trọng. Dưới đây là những giải pháp đề xuất cho vấn đề lỗi tác nghiệp.
Gỉải pháp 1: Định mức thời gian đào tạo cho nhân viê mới .
- Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học đào tạo nghiệp vụ để những nhân viên nào chưa được đào tạo sẽ được đào tạo lại, những nhân viên đã được đào tạo có thể tổng hợp lại kiến thức và đào tạo chuyên nghiệp hơn.
Để tránh tình hình nhân viên mới gây ra những vấn đề sai sót trong quá trình làm việc, tác giả đề xuất hình thức và thời gian đào tạo một kèm một như sau:
Giải pháp Ưu điểm Nhược điểm
Tuyển nhân viên mới - Dễ đào tạo, nhiệt tình.
-Tốn kém chi phí trong thời gian dài.
-Tốn nhiều thời gian đào tạo.
Tuyển nhân viên thời vụ
- Ít tốn thời gian đào tạo hơn.
- Thiếu trách nhiệm trong công việc .
- Tốn kém chi phí trong thời gian ngắn hạn.
Luân chuyển nhân viên
- Tiết kiệm chi phí thuê nhân lực cho công ty. - Tránh việc nhân viên
quá nhàn rỗi trong công việc.
- Tốn nhiều thời gian để training.
42
Hình thức đào tạo Thời gian đào tạo
Kèm cập từng bước 1 tuần
Tự làm và kiểm tra đồng thời 2-3 tuần
Tự làm và kiểm tra sau 3- 4 tuần
Tự làm và không kiểm tra 5 tuần
Gỉải pháp 2: Đánh giá năng lực nhân viên thường xuyên.
Công ty nên thường xuyên làm các bài kiểm tra năng lực chuyên môn và kỹ năng trong công việc cho nhân viên. Dựa vào kết quả đó để biết được nhân viên đang ở mức năng lực nào, đồng thời sẽ có hình thức khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc để tạo động lực thúc đẩy tinh thần cải thiện thành tích tốt hơn cho những nhân viên có thành tích kém.
Gỉải pháp 3: Đề xuất phần mềm kiểm tra thông tin giữa Cảng và Khách hàng.
Do hiện tại công ty vẫn còn phải kiểm tra thủ công các thông tin từ hệ thống và của khách hàng. Nên việc xảy ra lỗi sai thông tin rất dễ xảy ra và tốn nhiều thời gian trong quá trình kiểm tra. Vì vậy, việc đề xuất phần mền kiểm tra thông tin giữa hệ thống của Cảng và của khách hàng là rất cần thiết, để tránh việc sai sót các thông tin quan trọng và xảy ra các chi phí ảnh hưởng đến uy tín của Cảng và ảnh hưởng nghiêm trọng hơn là mất khách hàng nếu trường hợp sai sót đó không thể sửa chữa.
43
Giải pháp Ưu điểm Nhược điểm
Triển khai các chương trình đào tạo
- Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.
-Tốn kém chi phí cho các khóa đào tạo -Tốn nhiều thời gian.
Đánh giá năng lực nhân viên thường xuyên
- Giúp cho công ty nắm tình hình năng lực của nhân viên.
- Thúc đẩy tinh thần phát bản thân của mỗi nhân viên.
- Đỡ tốn kiếm chi phí hơn.
-Tốn nhiều thời gian.
Đề xuất phần mềm kiểm tra thông tin giữa Cảng và khách hàng.
- Hạn chế việc sai sót của nhân viên.
- Rút ngắn việc kiểm tra thông.
-Tốn kém nhiều chi phí.
3.3.2. Giải pháp đối với khách hàng
➢ Giải pháp đối với tài xế
Đối với tài xế lần đầu vào Cảng thì yêu cầu bộ phận An ninh – An toàn hướng dẫn và học nội quy, quy định của Cảng trước khi vào Cổng.
- Cần thiết kế bảng chỉ dẫn vị trí từng khu vực để ở phía trước Cổng để khi khách hàng hoặc tài xế vào có thể nhìn thấy được.
- Đối với những khách hàng cung ứng hoặc làm dịch vụ giao nhận tại Cảng cần yêu cầu khách hàng trao đổi qua mail trước khi vào làm hàng. Trên mail sẽ giải quyết mọi thắc mắc cũng như những thủ tục cần thiết cho khách hàng nắm rõ.
44
- Áp dụng in hóa đơn điện tử cho khách hàng thay vì in phiếu thu cho khách hàng trước rồi gửi hóa đơn điện tử sau.
- Cần cấp máy đếm tiền cho vị trí thương vụ.
- Khuyến khích khách hàng chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt.
- Đối với những tài xế hoặc khách hàng không chấp hành, không tuân theo nội quy,quy định của công ty đề ra thì sẽ yêu cầu bộ phận An ninh, an toàn lập biên bản và cấm không cho vào Cảng nếu có hành vi thô tục, chửi bới, hành hung hoặc đã xảy ra nhiều lần và đã lập biên bản 1-2 lần.
➢ Giải pháp đối với khách hàng khai báo chứng từ
- Cần phải nắm rõ các thông tin về hàng hóa và cảng đích trước khi khai báo Hải quan.
- Nắm rõ các quy trình khai báo trên hệ thống khai báo Hải quan.
- Nếu có sự thay đổi thông tin về hàng hóa, khách hàng phải liên hệ với các bên liên quan sớm nhất để có thể kịp thời thay đổi kế hoạch.
➢ Ưu điểm:
- Tránh trường hợp tài xế không chấp hành theo đúng nội quy, quy định của Cảng. - Họ có thể nhìn vào bảng chỉ dẫn tìm hiểu nơi muốn đến để tránh tình trạng đi sai nơi.
- Tránh tình trạng khách hàng vào thủ tục thiếu hoặc có vấn đề thì sẽ dẫn đến việc giao nhận, cung ứng chậm trễ và phát sinh nhiều vấn đề khác.
- Tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực.
- Chuyển sang hóa đơn điện tử, chuyển khoản sẽ giảm được thời gian làm thủ tục. Tránh được rủi ro đếm nhầm hoặc thói tiền nhầm cho khách hàng. Đỡ mất thời gian cho nhân viên Thương vụ Cổng vì phải đếm và nộp tiền cho kế toán hằng ngày. - Lập biên bản với những tài xế, khách hàng có hành vi thô tục, bạo hành,không chấp hành quy định thì sẽ bảo vệ nhân viên của Cảng, đề cao chất lượng dịch vụ của công ty.
- Tránh trường hợp sai cảng đến phát sinh chi phí cao cho các bên liên quan. - Tránh việc ảnh hưởng đến uy tín của Cảng.
45
- Đối với tài xế, khách hàng mới sẽ không biết quy trình, cách làm việc của Cảng. Sẽ tốn thời gian giải đáp thắc mắc của khách hàng và hướng dẫn cụ thể.
- Đối với việc thu phí trực tiếp còn xảy ra rủi ro khi khách hàng quá đông sẽ dẫn đến tình trạng sai xót như nhân viên thói nhầm, quên thu phí hoặc thu chi phí quá lớn khi không có máy đếm tiền và phải đếm bằng tay.
3.2.3. Giải pháp do lỗi hệ thống
➢ Giải pháp đối với hệ thống Cảng
- Nâng cấp hệ thống, tăng RAM,CPU cho server.
- Đặt ra quy trình kiểm soát user nhập liệu, tạo quy trình kiểm soát nhập liệu tự động trên phần mền.
- Bảo trì hệ thống vào những thời gian thấp điểm.
- Chuẩn bị thêm phần mền hỗ trợ nếu có xảy ra lỗi phần mền sẽ có cái để thay thế kịp thời.
➢ Giải pháp đối với hệ thống Hải quan
-Nâng cấp hệ thống Hải quan .
-Đơn giản hóa hơn về các quy trình khai báo get in/ get out cho hàng hóa. -Luôn luôn có người hỗ trợ về phần mền Hải quan tại Cảng.
➢ Ưu điểm:
- Xử lí công việc được nhanh hơn. - Tiết kiệm thời gian.
- Tránh việc sai sót thường xuyên xảy ra trong khai báo, tra cứu thông tin.
➢ Nhược điểm:
- Khi nâng cấp hệ thống hoặc bảo trị hệ thống sẽ tốn kém chi phí, tốn thời gian, trì hoãn hoạt động của Cảng.
3.2.4. Giải pháp khác
- Để tránh tình trạng kẹt cầu bến sà lan: Cảng nên đề xuất với từng ICD là đối tác của cảng về việc gửi kết hoạch trước khi sà lan 1 ngày để tranh tình trạng sà lan phải đợi dẫn đến tình trạng kẹt cầu bến.
- Đào tạo cho nhân viên về các kỹ năng về ứng xử, kỹ năng giải quyết các vấn đề sao cho hợp để tránh tình trạng khách hàng than phiền.
- Về Hải Quan: nhân viên cảng nên chủ động hơn khi làm việc với Hải Quan về thủ tục thông quan.
46
KẾT LUẬN
Theo cái nhìn tổng quan của tác giả, quy trình giao nhận container xuất nhập khẩu là cả chuỗi mắt xích của quy trình hoạt động của Cảng bao gồm quy trình giao nhận từ cổng cảng và quy trình giao nhận từ sà lan. Do đó, việc hoàn thiện quy trình giao nhận container xuất nhập rất cần thiết và cấp bách đối với Cảng.
Với đề tài “ Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT”, tác giả hy vọng đã mang đến cái nhìn tổng quan nhất về quy trình giao nhận của Cảng, trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp đề xuất với Cảng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động khai thác container xuất nhập khẩu.
Nhìn chung công ty có những chính sách phù hợp trong hoạt động kinh doanh, và cùng không ngừng nỗ lực để có chỗ đứng vứng chắc trên thị trường trong nước và ngoài nước. Đây chính là nhờ sự tổ chức làm việc chặt chẽ chuyên nghiệp của bộ máy công ty và sự nỗ lực của toàn bộ anh chị em trong công ty. Bên cạnh đó có thể nói SSIT là công ty có văn hóa tốt, không khí làm việc thoải mái đồng thời có nhiều chính sách đãi ngộ nhân viên.
Cũng như tất cả các công ty thương mại khác đang hoạt động. Mục tiêu lớn nhất của SSIT trong thời gian tới là trở thành một cảng trung chuyển hàng hóa quốc tế. Đảm bảo thế lực trong kinh doanh cũng là một vấn đề cần thiết trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Thế lực trong kinh doanh là sự chiếm lĩnh thị trường, tỷ trọng chiếm lĩnh thị trường, mở rộng thị trường mục tiêu, tăng trưởng số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua cảng.
Quá trình thực tập tại CÔNG TY LIÊN DOANH DỊCH VỤ CONTAINER QUỐC TẾ CẢNG SÀI GÒN – SP-SSA(SSIT) đã tạo cho em cơ hội quý báu để tiếp xúc với thực tế, được làm việc như một nhân viên chính thức của SSIT, em có cơ hội tìm hiểu cặn kẽ cách thức vận hành tổ chức các thiết bị và phương tiện xếp dỡ trong cảng, và tiếp cận với những trường hợp thực tế tăng kĩ năng quan sát và giải quyết vấn đề hiệu quả. Em hy vọng trong tương lai, cùng với những nỗ lực của cán bộ nhân viên trong công ty và những lợi thế của cảng, khắc phục kịp thời những khó khăn khuyết điểm, SSIT sẽ vươn tới những mục tiêu cao hơn, xa hơn của mình.
47
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Đinh Thu Phương – Giảng viên hướng dẫn, Ban Giám Đốc và toàn thể các anh chị trong công ty đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành bài luận này.
48
PHỤ LỤC