5. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Giải pháp đối với khách hàng
➢ Giải pháp đối với tài xế
Đối với tài xế lần đầu vào Cảng thì yêu cầu bộ phận An ninh – An toàn hướng dẫn và học nội quy, quy định của Cảng trước khi vào Cổng.
- Cần thiết kế bảng chỉ dẫn vị trí từng khu vực để ở phía trước Cổng để khi khách hàng hoặc tài xế vào có thể nhìn thấy được.
- Đối với những khách hàng cung ứng hoặc làm dịch vụ giao nhận tại Cảng cần yêu cầu khách hàng trao đổi qua mail trước khi vào làm hàng. Trên mail sẽ giải quyết mọi thắc mắc cũng như những thủ tục cần thiết cho khách hàng nắm rõ.
44
- Áp dụng in hóa đơn điện tử cho khách hàng thay vì in phiếu thu cho khách hàng trước rồi gửi hóa đơn điện tử sau.
- Cần cấp máy đếm tiền cho vị trí thương vụ.
- Khuyến khích khách hàng chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt.
- Đối với những tài xế hoặc khách hàng không chấp hành, không tuân theo nội quy,quy định của công ty đề ra thì sẽ yêu cầu bộ phận An ninh, an toàn lập biên bản và cấm không cho vào Cảng nếu có hành vi thô tục, chửi bới, hành hung hoặc đã xảy ra nhiều lần và đã lập biên bản 1-2 lần.
➢ Giải pháp đối với khách hàng khai báo chứng từ
- Cần phải nắm rõ các thông tin về hàng hóa và cảng đích trước khi khai báo Hải quan.
- Nắm rõ các quy trình khai báo trên hệ thống khai báo Hải quan.
- Nếu có sự thay đổi thông tin về hàng hóa, khách hàng phải liên hệ với các bên liên quan sớm nhất để có thể kịp thời thay đổi kế hoạch.
➢ Ưu điểm:
- Tránh trường hợp tài xế không chấp hành theo đúng nội quy, quy định của Cảng. - Họ có thể nhìn vào bảng chỉ dẫn tìm hiểu nơi muốn đến để tránh tình trạng đi sai nơi.
- Tránh tình trạng khách hàng vào thủ tục thiếu hoặc có vấn đề thì sẽ dẫn đến việc giao nhận, cung ứng chậm trễ và phát sinh nhiều vấn đề khác.
- Tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực.
- Chuyển sang hóa đơn điện tử, chuyển khoản sẽ giảm được thời gian làm thủ tục. Tránh được rủi ro đếm nhầm hoặc thói tiền nhầm cho khách hàng. Đỡ mất thời gian cho nhân viên Thương vụ Cổng vì phải đếm và nộp tiền cho kế toán hằng ngày. - Lập biên bản với những tài xế, khách hàng có hành vi thô tục, bạo hành,không chấp hành quy định thì sẽ bảo vệ nhân viên của Cảng, đề cao chất lượng dịch vụ của công ty.
- Tránh trường hợp sai cảng đến phát sinh chi phí cao cho các bên liên quan. - Tránh việc ảnh hưởng đến uy tín của Cảng.
45
- Đối với tài xế, khách hàng mới sẽ không biết quy trình, cách làm việc của Cảng. Sẽ tốn thời gian giải đáp thắc mắc của khách hàng và hướng dẫn cụ thể.
- Đối với việc thu phí trực tiếp còn xảy ra rủi ro khi khách hàng quá đông sẽ dẫn đến tình trạng sai xót như nhân viên thói nhầm, quên thu phí hoặc thu chi phí quá lớn khi không có máy đếm tiền và phải đếm bằng tay.