HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC Phòng Kinh Doanh f Phòng Tài chính Kế toán Phòng Marketing Phòng tư vấn và giới thiệu sản phẩm
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai
Nguồn: Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
❖ Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý công ty Cổ phần, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền tại Đại hội đồng cổ đông.
• Chức năng nhiệm vụ của HĐQT:
▪ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
▪ Quyết định các phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật.
▪ Quyết định giải pháp phát triển thị trường và công nghệ.
❖ Giám đốc
Là người đại diện theo pháp luật của Công ty theo ủy quyền của Tổng công ty.
• Chức năng nhiệm vụ: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và
Pháp luật về mọi hoạt động điều hành của Công ty.
❖ Phòng Kinh doanh
Là phòng có vai trò quan trọng trong một công ty hay tổ chức doanh nghiệp lớn nhỏ. Nó góp vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối sản phẩm và dịch vụ qua các hình thức khác nhau để phát triển công ty.
• Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
▪ Công tác xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh.
▪ Giám sát, quản lý khai thác kênh phân phối sản phẩm.
▪ Thực hiện nghiệp vụ bán hàng sản phẩm.
▪ Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
▪ Công tác thống kê tổng hợp.
❖ Phòng Marketing
Là một cầu nối giữa công ty và thị trường, giữa công ty và khách hàng, giữa những thuộc tính của sản phẩm với những nhu cầu của khách hàng.
• Chức năng nhiệm vụ của phòng marketing: ▪ Nghiên cứu thông tin về khách hàng.
▪ Nghiên cứu thông tin về thị trường và dự đoán doanh thu.
▪ Phát triển và vạch ra hướng đi cho sản phẩm mới.
▪ Xác định mục tiêu và định hướng thương hiệu.
▪ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch marketing sản phẩm.
▪ Giám sát, thực hiện các kế hoạch truyền thông cho công ty.
❖ Phòng Tài chính Kế toán
Là tổ chức thực hiện các mặt công tác sau về hạch toán, kinh tế, điều tiết các khoản vốn để đảm bảo phục vụ tốt cho các hoạt động kinh doanh.
• Chức năng nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán:
▪ Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, Vốn chủ sở hữu, nợ phải trả; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Công ty, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt
động kinh doanh.
▪ Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị. ▪ Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và nội bộ tại đơn vị.
❖ Phòng Xuất nhập khẩu
Là bộ phận chịu trách nhiệm các vấn đề về điều phối và giám sát hoạt động của chuỗi cung ứng. Đảm bảo được hiệu quả trong việc sử dụng logistic để tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
• Chức năng nhiệm vụ của phòng Xuất nhập khẩu: ▪ Tìm kiếm nhà cung cấp và thông tin của họ.
▪ Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá.
▪ Phân tích báo giá và thông tin sản phẩm, dự đoán các chi phí liên quan đến hàng hóa.
▪ Đàm phán về các điều khoản hợp đồng.
▪ Soạn thảo hợp đồng và ký kết.
▪ Chuẩn bị các chứng từ thanh toán, vận đơn, chứng từ bảo hiểm.
▪ Tiến hành khai báo hải quan.
▪ Đưa hàng về kho.
▪ Thực hiện các thủ tục, hợp đồng bàn giao hàng hóa cho khách hàng mua sản phẩm.
❖ Phòng trưng bày và giới thiệu sản phẩm:
Là nơi trưng bày, giới thiệu sản phẩm tới khách hàng giúp khách hàng được trực tiếp tiếp cận với sản phẩm một cách nhanh chóng.
• Chức năng của phòng trưng bày và giới thiệu sản phẩm: ▪ Trực tiếp tiếp cận, tư vấn sản phẩm cho khách hàng.
▪ Bảo quản, sắp xếp sản phẩm, dọn dẹp nơi trưng bày sản phẩm để thu hút khách hàng.
▪ Xin thông tin về khách hàng để chuyển về bộ phận xuất nhập khẩu.
Nhận xét: Các phòng ban trong công ty đều phụ trách những nhiệm vụ cụ thể đươc phân chia một cách hợp lý nhất để tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện, đúng nhiệm vụ, phù hợp chuyên môn cho tất cả các nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó các phòng ban cũng liên kết với nhau chặt chẽ, hỗ trợ giúp nhau có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu được đề đưa công ty ngày càng phát triển.