Hoàng Mai Làm thủ tục về chứng từ vận chuyển, bảo hiểm và thủ tục hải quan
Hình 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai
Nguồn: Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai
Bước 1: Tìm hiểu hàng hóa, nghiên cứu thị trường các nhà cung cấp.
Tìm hiểu hàng hóa là một bước quan trọng khi một doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hóa nào đó về nước. Vì hiện nay hàng hóa được chia ra thành rất nhiều loại và được chính phủ quy định theo từng nhóm có các mã riêng. Còn có các danh mục các loại hàng cấm và các loại hàng phải xin giấy phép đòi hỏi doanh nghiệp phải có kiến thức về các quy định chính phủ đã đưa ra về phân loại
việc các nhân viên thuộc phòng xuất nhập khẩu có kinh nghiệm kiến thức về luật pháp, quy định về các mặt hàng nhập khẩu.
Không chỉ tìm hiểu về mặt hàng mà còn phải nghiên cứu kĩ thị trường, thị trường ở đây bao gồm thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Sự biến động của nền kinh tế là không thể lường trước nên không thể chủ quan mà các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu luôn phải để ý và nghiên cứu về những thuận lợi, bất lợi trong việc cung cầu, sự phát triển của nền kinh tế, thương mại của các nước xuất khẩu hàng hóa và thị trường trong chính nước nhập khẩu. Tiếp theo phải nhắc đến luật pháp trên thế giới ngoài những luật chung cho các nước mà tại các nước khác nhau đều có quy định, chính sách riêng về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu việc tìm hiểu, nghiên cứu kĩ về những chính sách giúp giảm và hạn chế những vụ kiện thương mại do vi phạm luật quốc tế, luật riêng của các nước. Một nhân tố quan trọng không kém để giảm thiểu sự rủi ro trong giao dịch hàng hóa của nhà nhập khẩu đó là phải tìm hiểu nghiên cứu kĩ đối tác thông qua thông tin về sự uy tín của đối tác từ các doanh nghiệp đã từng hợp tác, từ các dự án, sản phẩm đánh giá từ khách hàng của họ trên toàn thế giới, thành tựu số liệu thông tin sản phẩm họ cung cấp để tiến hành suy xét về việc hợp tác. Khi hợp tác với một doanh nghiệp thì việc vận chuyển hàng hóa cũng cần được nghiên cứu vì tùy điều kiện về đường xá mà doanh nghiệp xuất khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu phải thống nhất phương tiện, điều kiện vận chuyển hàng hóa.
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai luôn có một đội ngũ nghiên cứu thị trường và phân tích để phòng ngừa nhiều rủi ro trong quá trình nhập khẩu. Những nhân viên nghiên cứu thị trường phải hiểu rõ và nắm bắt đúng luật có thể phổ biến và đạo tạo kết hợp với các bộ phận khác trong công việc nhập khẩu thiết bị hàng hóa của công ty từ thị trường nước ngoài.
Sau một thời gian hoạt động kết hợp nghiên cứu, tìm hiểu về thị trường, hàng hóa, nhà cung cấp Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai đã xây dựng cho mình một tệp nhà cung cấp thân thiết, uy tín của riêng mình. Và doanh nghiệp cũng được các đối tác tin tưởng vì có một đội ngũ chuyên nghiệp hiểu rõ luật và nghiên cứu thị trường cẩn thận trước khi làm việc tránh sai sót.
Bước tìm hiểu và nghiên cứu đã giúp doanh nghiệp xác định và tìm kiếm nhanh chóng đúng loại hàng hóa đúng nhu cầu của khách hàng, cung cấp loại hàng hóa đó một cách nhanh chóng tạo được niềm tin với khách hàng, các doanh nghiệp, trường học, chủ đầu tư.
Trên thị trường thì luôn tồn tại sự cạnh tranh nên các đối thủ, các công ty cùng lĩnh vực cũng nên được tìm hiểu và nghiên cứu kĩ. Khi tham gia đấu thầu một dự án Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai luôn ngoài tìm hiểu thị trường, nhu cầu khách hàng, đối tác còn phải nghiên cứu về đối thủ xem xét điểm mạnh, điểm yếu của mình vầ đối thủ để lên phương án làm việc sao cho hiệu quả nhất.
Bước 2: Liên hệ nhà xuất khẩu xin thông tin hàng hóa và báo giá.
Hàng hóa ở đây là hàng hóa theo nhu cầu, yêu cầu của khách hàng lẻ yêu cầu công ty cung cấp. Hay là hàng hóa theo dự án phục vụ cho một doanh nghiệp, cơ sở thuộc nhà nước hoặc tư nhân đã kí hợp đồng cung cấp.
Mỗi loại hàng hóa thiết bị đều có các bên cung cấp khác nhau có thể là từ chính công ty xuất khẩu sản xuất hoặc được phân phối bởi các chi nhánh. Sau khi xác định được loại hàng hóa cần nhập khẩu thì các nhân viên sẽ lọc trong danh sách các nhà phân phối cung cấp cho sản phẩm đó chọn ra các nhà cung cấp uy tín nhất để lựa chọn hợp tác nhập khẩu hàng hóa có nhu cầu. Thông thường có một vài phương thức để mời gọi và liên hệ kết nối với các nhà cung cấp như gọi mời thầu hay chủ động hỏi hàng. Nhưng đa số các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhập khẩu tại Việt Nam thường không có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức gọi thầu nên hình thức họ thường lựa chọn đó là gọi hàng.
Với Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai hỏi hàng thường được áp dụng công nghệ để tích kiệm thời gian và hiệu quả, công ty thường tiến hành qua fax, mail hay điện thoại liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp đã xác định.
Khi xin thông tin về sản phẩm nhà nhập khẩu mong muốn có được càng nhiều thông tin càng tốt nhưng trong đó bắt buộc phải có tên sản phẩm, số lượng, giá tiền một sản phẩm, tổng giá các sản phẩm, phương thức giao hàng, điều kiện giao hàng và có thể thêm một vài điều kiện khác trong báo giá để chi tiết thuyết phục người mua hơn.
Sau khi nhận được hỏi giá thì các doanh nghiệp xuất khẩu thường sẽ gửi lại cho bên gửi hàng một thông báo chào hàng hoặc nếu bên hỏi hàng yêu cầu báo giá thì bên xuất khẩu sẽ gửi một báo giá chi tiết. Gần đây để giúp việc giao dịch, thương mại quốc tế được nhanh gọn hơn trong báo giá của các doanh
nghiệp bán hàng thường có đầy đủ các thông tin cần thiết như một bản hợp đồng soạn sẵn cùng các chi phí khi áp dụng các điều kiện giao hàng cụ thể.
Còn một trường hợp nếu các bên cung cấp đã thân thuộc đã từng hợp tác trước đây đơn vị nhập khẩu sẽ dùng phương thức liên lạc gọi điện trực tiếp để đặt hàng và hỏi giá. Phương thức trên đảm bảo được sự rõ ràng trong giao dịch và thể hiện được sự tin tưởng giữa hai bên.
Việc xin báo giá sẽ giúp so sánh về lợi ích khi nhập khẩu hàng hóa từ doanh nghiệp này so với doanh nghiệp khác. Từ đó có thể đem lại nhiều thuận lợi nhất với doanh nghiệp nhập khẩu khi lựa chọn sản phẩm theo nhu cầu, yêu cầu của khách hàng.
Công việc liên hệ với bên nhà cung cấp xin thông tin và báo giá là một công việc tuy đơn giản nhưng đòi hỏi nhiều kĩ năng. Vậy nên nó thường được Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai giao cho những nhân viên có khả năng ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt phụ trách.
Bước 3: Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng
Sau khi xác định được đối tác để nhập khẩu hàng hóa thì hai bên nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu sẽ thực hiện đàm phán hợp đồng. Đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một mối quan hệ kinh doanh nhằm đi tới thống nhất các điều kiện, cách xử lý những vấn đề này sinh trong quan hệ buôn bán. Nội dung của các cuộc đàm phán sẽ bao gồm tất cả nội dung sẽ được ghi trong hợp đồng.
Hợp đồng ở đây là sự thỏa thuận giữa các bên ký kết. Do đó trong hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm các thỏa thuận đem lại sự bình đẳng về nghĩa vụ và quyền lợi mà hai bên nhận được, các thỏa thuận về nội dung sản phẩm, thỏa thuận về giá, phương thức thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm. Đặc biệt các nội dung đều phải dựa vào luật pháp từ cả bên xuất khẩu và nhập khẩu để đưa ra.
Phần đầu của hợp đồng luôn phải có những thông tin sau:
❖ Số hợp đồng,
❖ Ký hiệu
❖ Tên hợp đồng
❖ Địa chỉ cụ thể
❖ Phương thức liên lạc
❖ Tài khoản ngân hàng
❖ Người đại diện.
Tiếp đến về nội dung hợp đồng ngoại thương có điều khoản cơ bản mà các hợp đồng ngoại thương nào cũng phải có bao gồm:
•Tên hàng
•Số lượng
•Chất lượng và quy cách hàng hóa,
•Giá của hàng hóa
•Điều kiện thanh toán.
•Điều kiện về đóng gói và giao hàng
•Ngày giờ, địa điểm giao hàng
•Các thỏa thuận khi vi phạm hợp đồng
•Các điều kiện về giải quyết tranh chấp
•Số lượng bản hợp đồng
•Chữ ký và cam kết của các bên
Khi thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng hai bên có thể trao đổi trực tiếp hay trao đổi gián tiếp qua mail, fax về yêu cầu của từng bên. Từ đó hai bên sẽ nêu ra ý kiến của mình và thống nhất các điều khoản mang lại nhiều lợi ích cho mình nhất và loại bỏ nếu nó gây bất lợi.
Loại hàng hóa mà Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai nhập khẩu đó là các thiết bị phục vụ lĩnh vực công nghiệp nên trong hợp đồng luôn phải có những điều khoản cụ thể về hàng hóa, về chất lượng, đủ về số lượng. Về đồng tiền thanh toán trong hợp đồng Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai thường sử dụng USD vì nó là đồng tiền chung các nước trong giao dịch hoặc đồng tiền mà cả hai bên thỏa thuận.
Bước 4: Soạn thảo và kí kết hợp đồng ngoại thương
Với Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp có những nhân viên cụ thể làm việc về giao dịch, liên hệ và soạn thảo hợp đồng. Vì các bên đối tác đều là đối tác quốc tế nên hợp đồng thường được soạn thảo thành 3 bản tiếng Việt,
tiếng Anh và tiếng của nước xuất khẩu hàng hóa. Hợp đồng ngoại thương thường do một bên soạn và bên còn lại có trách nhiệm xem xét kĩ và kí kết nó.
Bước thỏa thuận xong xuôi cuối cùng là kí kết hợp đồng, đó là bước cuối cùng để hai bên có thể thực hiện nghĩa vụ và các điều khoản đã thỏa thuận. Có hai hình thức kí kết hợp đồng đó là hình thức trực tiếp và gián tiếp. Trực tiếp khi hai doanh nghiệp có thể mặt đối mặt trao đổi, gián tiếp khi hai doanh nghiệp cách xa và không nhất thiết phải có đầy đủ chữ kí của cả hai bên.
Và ký kết hợp đồng là một cách để dễ dàng giải quyết tranh chấp hay khiếu nại vì chỉ khi hợp đồng được kí kết thì mới có hiệu lực khi có tranh chấp.
Bước 5: Làm thủ tục về chứng từ vận chuyển , bảo hiểm và thủ tục hải quan
Hiện nay có rất nhiều phương thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường hàng không, đường sắt hay đường bộ. Trong đó đường vận chuyển bằng đường biển chiếm khoảng 80% về khối lượng, đường hàng không chiếm khoảng 1% số lượng hàng hóa vận chuyển quốc tế nhưng về giá trị hàng hóa đường biển chiếm 65% và 20% tới 30% giá trị hàng hóa khi vận chuyển bằng đường hàng không. Do đó trong vận chuyển hàng hóa quốc tế việc chuẩn bị các chứng từ vận chuyển là các vận đơn rất quan trọng.
Chứng từ vận tải là bằng chứng có giá trị pháp lí xác nhận việc người chuyên chở đã gửi cho người nhận hàng và người nhận hàng đã nhận hàng với đúng chủng loại, số lượng và tình trạng hàng hóa được ghi trên vận đơn. Vận đơn thường được phát hành bởi người có chức năng chuyên chở như thuyền trưởng, chủ tàu, đại diện hãng hàng không. Bên cạnh đó nó cũng là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng và người chuyên chở . Nó còn là chứng từ thể hiện sự sở hữu hàng hóa, muốn nhận được hàng thì người nhận phải xuất trình được chứng từ vận chuyển gốc đầu tiên hợp pháp mà được phát hành bởi người chuyên chở tại cảng đi.
Bên cạnh chứng từ vận chuyển một loại chứng từ khác giúp đảm bảo hàng hóa được an toàn trong quá trình vận chuyển đó là chứng từ bảo hiểm. Bảo hiểm chính là cam kết bồi thường của người bảo hiểm cho người được bảo hiểm về những tổn thất, hư hỏng của đối tượng được bảo hiểm do một rủi ro đã thỏa thuận gây ra, với điều kiện là người được bảo hiểm phải trả phí bảo hiểm cho
người bảo hiểm. Do đó chứng từ bảo hiểm chỉ có hiệu lực khi hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng và hợp đồng đó đã được kí kết.
Với điều kiện địa lý, vận chuyển, thời tiết có những lúc sẽ không thuận lợi cho hàng hóa khi nhập khẩu vì hàng hóa sẽ gặp một vài rủi ro không ngờ tới như bão trên biển, bão trên trời, mưa gây ẩm mốc hàng hóa, gỉ sét hay trầy xước do tác động của con người lúc bê vác. Khi doanh nghiệp nhập khẩu nhận hàng không được như cam kết thì bảo hiểm sẽ giúp họ nhận được các chi phí đền bù thiệt hại xứng đáng. Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai rất cẩn thận trong các khâu chứng từ nên việc chuẩn bị chứng từ bảo hiểm luôn được chú trọng, khi có những đơn hàng vận chuyển lâu bằng đường biển hay từ các nước xa Việt Nam đều được công ty mua bảo hiểm hoặc yêu cầu bên xuất khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa đó nếu bên xuất khẩu là đối tác lâu dài.
Các công ty nhập khẩu muốn đưa được hàng hóa vào cảng, bến thì phải làm thủ tục hải quan. Đó là bước các doanh nghiệp khai báo trên tờ khai của Hải quan dành riêng cho hàng hóa nhập khẩu. Để khai báo có hai cách đó là khai báo trực tiếp tại cơ quan Tổng Cục Hải Quan Việt Nam và khai báo gián tiếp qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc thuê 1 bên thứ 3 chuyên về thủ tục hải quan nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm .
Với việc khai báo trực tiếp Cục Hải Quan yêu cầu các công ty phải chuẩn bị các giấy tờ như sau
•Hợp đồng (contract).
•Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
•Phiếu đóng gói (packing list).
•Vận đơn (bill of lading).
•Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
•Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
•Các chứng từ khác.
Hiện nay đang là thời kì phát triển của công nghệ số nên các doanh nghiệp nhập khẩu thường sử dụng hình thức gián tiếp để làm thủ tục hải quan và Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai cũng ko ngoại lệ. Các tờ khai hải
quan đều yêu cầu doanh nghiệp có chữ kí số đã được đăng kí để làm thủ tục và khi khai báo hải quan mọi thông tin đều phải chính xác để tránh phải sửa đổi thông tin kéo dài thời gian nhập hàng về kho. Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghiệp Hoàng Mai đã có 14 năm thực hiện hoạt động nhập khẩu vậy nên công ty luôn có một bộ phận nhân viên có chuyên môn, hiểu biết về thủ tục hải quan cũng như làm các chứng từ vận chuyển, bảo hiểm.
Bước 6: Nhận hàng, thanh toán và vận chuyển hàng vào kho.
Trước khi hàng về đến Việt Nam, dù đi bằng đường hàng không hay
đường biển thì cũng sẽ có Giấy báo (tàu) đến thông báo cho công ty nhập khẩu biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo việc yêu cầu công ty đến nhận hàng.
Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng cũng được ghi chú rõ trong