5. Kết cấu khóa luận
2.2.4 Quy trình nhập khẩu thiết bị, phụ tùng
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thương mại quốc tế AG là công ty chuyên nhập khẩu các loại thiết bị, phụ tùng, buôn bán, tư vấn, lắp đặt các loại thiết bị, phụ tùng trong ngành sản xuất đồ uống và thực phẩm. Bởi vậy quá trình nhập khẩu đối với công ty luôn được coi trọng, các hoạt động này được liên kết với nhau được nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo thực hiện một cách tốt nhất. Trong nhiều năm vừa qua công ty đã thực hiện nhập khẩu thiết bị, phụ tùng bằng đường biển, hoạt động nhập khẩu các loại thiết bị và phụ tùng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thương mại quốc tế AG thông qua quy trình như sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập khẩu thiết bị, phụ tùng của Công ty TNHH Đầu tƣ và Phát triển Thƣơng mại quốc tế AG
Bảo hành, khiếu nại
Chuẩn bị giao dịch Thanh toán và giải quyết khiếu nại
Giao dịch, đàm
phán và ký kết hợpKiểm tra, giám định đồng
Tổ chức thực hiện Làm thủ tục hải hợp đồng quan và nhận hàng
Từ sơ đồ trên có thể thấy, quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu thiết bị, phụ tùng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thương mại quốc tế AG cũng khá đầy đủ các bước của một hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên một trong các bước trên công ty không đảm nhiệm hết mà đi thuê một bên thứ ba hoặc có bước thực hiện vẫn còn gặp nhiều khó khăn và dẫn đến kết quả chưa cao do năng lực của nhân viên còn hạn chế, chưa đồng đều. Không chỉ vậy, việc này còn khiến cho công ty phải chi một khoản chi phí lớn nên ban giám đốc công ty cũng mong muốn xây dựng được các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình nhập khẩu này.
2.2.4.1 Chuẩn bị giao dịch
Để tất cả các bước trong quá trình nhập khẩu để diễn ra thuận lợi và nhanh chóng thì bước chuẩn bị giao dịch có sự ảnh hưởng rất lớn các bước trong giai đoạn này được thực hiện rõ ràng, cẩn thận để có nguồn thông tin chính xác nhất cụ thể như sau:
Thị trường là yếu tố hàng đầu nắm vai trò quan trọng trong sự tồn tại của công ty việc nghiên cứu thị trường hình của một cách thận trọng và có phương pháp cụ thể sẽ giúp cho công ty đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và tránh được các rủi ro. Nhận thức được tầm quan trọng của thị trường Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thương mại quốc tế AG cũng tập trung nghiên cứu các thị trường của mình một cách nghiêm túc. Trong bước nghiên cứu thị trường luôn được huy động nhiều nhân viên của phòng xuất nhập khẩu và marketing nhất vì tính chất công việc khá tốn thời gian và phức tạp, có đến 2/3 nhân viên của phòng được huy động để tập trung làm công việc này. Các nhân viên đã áp dụng các phương pháp như tìm hiểu các nguồn thông tin từ internet của những dữ liệu mua bán hàng có sẵn hay cả phương pháp điều tra tại chỗ đều được thực hiện và đưa ra các cuộc nghiên cứu nhanh chóng để công ty tiến hành tiếp cận khách hàng. Vì hiện tại nguồn thông tin mà các nhân viên có được còn hạn chế nên việc phân tích nghiên cứu thị trường còn diễn ra khá lâu. Việc điều tra tại chỗ đang được áp dụng nhiều hơn vì tính chính xác cao và sát với yêu cầu khách hàng dù cách thức này mất nhiều thời gian công sức và chi phí. Còn những thông tin được lấy trên mạng internet tuy nhanh chóng tốn ít chi phí nhưng tỉ lệ chính xác thấp và mức độ nhiễu thông tin khá cao. Công ty chia thị trường làm hai loại là: thị trường trong nước và thị trường nước ngoài.
Nghiên cứu thị trường trong nước
Nghiên cứu thị trường trong nước là một khâu vô cùng cần thiết, nó quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty quyết định đến khả năng tiêu dùng hàng
nhập khẩu. Nghiên cứu nhu cầu thị trường phải căn cứ vào giá cả, quy cách, thị hiếu... đồng thời phải dự báo được yêu cầu trong thời gian tới. Qua nghiên cứu nhu cầu thị trường phải chỉ ra được thị trường đang cần mặt hàng gì? Với số lượng là bao nhiêu? Giá cả ra sao? Từ đó đó có cơ sở cho các bước tiếp theo.
Như vậy, đối với hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thương mại quốc tế AG cũng không nằm ngoài các mục tiêu trên. Từ việc nghiên cứu thị trường trong nước, bộ phận marketing đã đưa ra được tập hợp thông tin liên quan đến nhu cầu của khách hàng như sau:
Loại mặt hàng mà thị trường đang tìm kiếm: hiện nay nền công nghiệp hóa đang phát triển nên nhu cầu về cải tạo công trình hay sử dụng các loại thiết bị, phụ tùng, các dây chuyền mới để sản xuất đồ uống, thực phẩm là khá lớn. Qua điều tra các nhà máy sản xuất đang có nhu cầu nhiều về các nhóm hàng như: nhóm thiết bị đồng bộ, nhóm thiết bị đo lường, nhóm bơm, nhóm động cơ và động cơ giảm tốc, nhóm băng tải, nhóm van; bẫy hơi và cụm điều khiển khí nén, nhóm thiết bị điện... Các yêu cầu về sản phẩm như chất lượng hay giá cả hay các thông số kỹ thuật phù hợp với dây chuyền của các doanh nghiệp. Chủng loại chủ yếu mà hiện nay khách hàng ưa chuộng là từ hãng GEA Westfalia GmBH của Đức hay hãng M&L Consulting GmBH của Thụy Sĩ, hãng Unitech của Áo, hãng ACI của Anh cùng với một số hãng khác đến từ các quốc gia châu Âu và châu Á.
Mức độ tiêu thụ: hiện nay trong cả nước có rất nhiều công trình lớn nhỏ được xây dựng và cải tạo nên mức tiêu thụ cũng vì vậy mà tăng lên nhanh chóng trong khoảng 3 đến 4 dự án trong một năm và ngoài ra các sản phẩm thay thế được bán kèm.
Qua quá trình tìm hiểu và xử lý thông tin công ty xác định được những mặt hàng chủ lực cần nhập khẩu là các thiết bị, phụ tùng phục vụ cho việc cải tạo xây mới các nhà máy sản xuất thực phẩm và đồ uống trong nước. Ngoài ra, còn có các nhóm sản phẩm đi kèm với các loại thiết bị, phụ tùng trên. Có những trường hợp khi khách hàng có đơn đặt hàng các thiết bị và phụ tùng khác ngoài ngành thì công ty vẫn nhận ủy thác nhập khẩu về để phục vụ khách hàng.
Vì nhu cầu của thị trường nhu cầu khách hàng là luôn biến động nên công ty rất khó khăn trong việc xác định thống kê chính xác. Công ty không chỉ đặt lợi nhuận lên hàng đầu mà đi cùng là sự tin tưởng về sau của khách hàng. Công ty luôn phải tìm hiểu thêm các loại sản phẩm bán ra thị trường được khách hàng chấp nhận ở mức giá nào, mức giá nào là phù hợp với các loại sản phẩm của công ty. Vì các loại sản phẩm thiết
bị, phụ tùng hiện tại ngoài thị trường đang phát triển mạnh với nhiều hãng và mức giá khác nhau nên khách hàng có nhiều lựa chọn hơn và sẽ đắn đo trong khi so sánh về chất lượng đi cùng giá cả. Vì vậy, công ty cũng phải tìm hiểu về khả năng tài chính, các nhu cầu thiết thực nhất của khách hàng để có những biện pháp đáp ứng nhu cầu khách hàng trong mức giá có thể chấp nhận được.
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
Thị trường thiết bị, phụ tùng trong ngành sản xuất thực phẩm đồ uống là một thị trường có nguồn thu nhập và có lượng khách hàng ở mức tương đối cao nên việc có những đối thủ là không thể tránh khỏi đối với công ty. Về tìm hiểu nghiên cứu đối thủ cạnh tranh giúp công ty nhận định được năng lực của công ty cùng ngành và đưa ra các phương án kinh doanh tốt hơn. Công việc này được công ty cử các nhân viên phòng marketing có kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu quan sát và tìm hiểu thị trường thực hiện.
Nghiên cứu thị trường nước ngoài
Công ty thường cung cấp các loại thiết bị, phụ tùng phục vụ cho ngành công nghiệp sản xuất đồ uống, thực phẩm nên đây chủ yếu là những dòng thiết bị hiện đại và phù hợp với điều kiện của thị trường tiêu thụ. Để có được nguồn hàng nhập khẩu có chất lượng tốt cùng với giá cả phù hợp không phải đơn giản mà cần một quá trình nghiên cứu đối tác kinh doanh cung cấp từ nước ngoài một cách tỉ mỉ, cẩn thận. Thông thường, để có thông tin về các nhà cung cấp công ty thường tìm hiểu qua sách báo, bản tin giá cả thị trường của Thông Tấn Xã Việt Nam, các tạp chí nước ngoài, các thông tin của các cơ quan thường vụ Việt Nam ở nước ngoài hoặc catalogue tự giới thiệu quảng cáo. Ngoài ra nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin nên việc tìm hiểu thông tin về thị trường nước ngoài còn được thực hiện thông qua việc khai thác và sử dụng mạng internet. Các thông tin sẽ được tìm hiểu nhanh chóng và thống kê để đưa ra các kế hoạch về các thị trường nhập khẩu tối ưu nhất.
Đối với các mặt hàng mà công ty nhập khẩu lần đầu thì công ty sẽ cử nhân viên sang tận nơi sản xuất để tìm hiểu về mặt hàng đó. Dù cho việc này sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng công ty vẫn đảm bảo cho những sản phẩm khi đến tay khách hàng sẽ được lựa chọn kỹ càng và chất lượng nhất. Khi tìm hiểu thị trường nước ngoài công ty quan tâm đến các vấn đề như nghiên cứu về giá cả mặt hàng nhập khẩu, nghiên cứu các yếu tố thuộc môi trường quốc tế và nghiên cứu lựa chọn đối tác kinh doanh.
Đối tác của công ty trong thời gian qua chủ yếu là các bạn hàng truyền thống như: Đức, Thụy Sĩ, Italia, Trung Quốc, Áo, Anh....
2.2.4.2 Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng
Để lựa chọn được nhà cung cấp công ty lập danh sách các đối tác có triển vọng nhất theo như nghiên cứu và sau đó công ty lựa chọn đối tác theo hai cách: gọi mời thầu cung cấp và chủ động hỏi hàng hay nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến các quyết định lựa chọn. Với hình thức gọi thầu cung cấp công ty đã lựa chọn đối tác Đức bởi đối tác đã đưa ra các điều kiện phù hợp với yêu cầu của công ty đặt ra về sản phẩm nhập khẩu và đặc biệt các sản phẩm của quốc gia này được nhiều khách hàng lựa chọn. Với cách hai, công ty tiến hành hỏi hàng đối với các bạn hàng muốn hợp tác, yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích cơ bản là để nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi hàng của công ty, bên đối tác đã đưa ra chào hàng với nội dung chi tiết là tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận hàng cùng với một số điều kiện khác như bao bì, ký mã hiệu như công ty mong muốn. Những chào hàng mà bên xuất khẩu đưa ra cho công ty đã đầy đủ các điều khoản nội dung như một hợp đồng, sau khi nhận được chào hàng qua quá trình phân tích và đánh giá về các lợi ích và thiệt hại có thể đạt được thì nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu của công ty sẽ trực tiếp đàm phán và phải thỏa thuận lại. Thông thường các điều khoản cần phải thỏa thuận lại đó là mức giá công ty mong muốn, một mức giá thấp hơn từ bên cung cấp có thể bán ra thị trường thu hút nhiều khách hàng trong nước. Các điều khoản về thanh toán cũng được công ty quan tâm bởi tài khoản của công ty mở tại ngân hàng BIDV. Địa điểm nhận hàng thường công ty sẽ thay đổi so với bản chào hàng của bên xuất khẩu vì công ty đã chuẩn bị và bố trí những địa điểm giao nhận để có thể thuận tiện cho việc kiểm tra khi hàng cập bến.
Các giao dịch của công ty sử dụng hình thức qua fax, email, chỉ với những trường hợp cần thiết, khẩn trương sợ lỡ thời cơ thì công ty sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian các bên không thể trình bày chi tiết. Riêng đối với hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp công ty rất hiếm khi sử dụng bởi vì hình thức này có tốn kém đồng thời cần phải có cán bộ am hiểu về nghiệp vụ về thiết bị, phụ tùng và đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ cũng phải có tài ứng biến và có thể đưa ra các quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết.
Nhìn chung, quy trình giao dịch đàm phán mà công ty thực hiện cũng gặp không ít khó khăn nếu nhanh thì quá trình giao dịch đàm phán này cũng phải kéo dài trong thời gian khoảng 1 tuần đến 10 ngày hoặc có thể kéo dài lâu hơn. Khi công ty và bên đối tác nước ngoài đã đi đến thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu.
2.2.4.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng
Khi tổ chức thực hiện hợp đồng đã ký, tùy vào điều kiện giao hàng trong hợp đồng sẽ xác định được hai bên có trách nhiệm làm gì. Trong khi đối tác là bên xuất khẩu làm hàng và giao hàng thì công ty AG sẽ tiến hành các nghiệp vụ như: xin giấy phép nhập khẩu, thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hóa và chuẩn bị thủ tục thanh toán.
Xin giấy phép nhập khẩu
Sau khi đã nghiên cứu các yếu tố thị trường trong nước có những sản phẩm đang thiếu và cần thì công ty sẽ bắt đầu xây dựng kế hoạch để nhập khẩu các loại thiết bị, phụ tùng đó sao cho thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của thị trường. Bước tiếp sau bước nghiên cứu thị trường trong nước mà công ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và thiệt hại, bởi như thế có nghĩa là công ty đã tự động hủy hợp đồng sau khi đã đồng ý với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và đòi bồi thường. Các nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu. Thông thường, các sản phẩm mới của công ty nhập về sẽ không phải xin mà chỉ có các sản phẩm cũ cần qua thẩm định kiểm tra kỹ thuật mới cần phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng.
Thuê phương tiện vận tải
Việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia đòi hỏi phải sử dụng các phương tiện có tầm hoạt động xa và khả năng vận chuyển lớn. Thông thường thì tàu biển là phương tiện sử dụng rộng rãi và thông dụng nhất, hầu hết các hàng hóa xuất nhập khẩu đều được vận chuyển bằng tàu biển. Tuy nhiên đội tàu buôn của Việt Nam chưa phát triển bên cạnh đó kinh nghiệm của công ty trong việc thuê tàu vận chuyển chưa nhiều, điều này khiến công ty gặp khó khăn khi lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng. Công ty sẽ phải chịu mức giá cao hơn và nhiều điều kiện hơn khi phải trao quyền thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm hàng hóa.
Đối với mặt hàng thiết bị, phụ tùng kể cả trong ngành cũng như ngoài ngành công ty nhập khẩu theo giá CIF, do đó nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên công ty xuất khẩu. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty nhập khẩu theo giá FOB, những trường