6. Kết cấu của khóa luận
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu phụ thuộc rất lớn vào tính hợp lý trong việc tổ chức bộ máy quản lý. Hiện nay, biên chế của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành có khoảng 50 nhân viên, bao gồm cả các cấp lãnh đạo, nhân viên văn phòng tại trụ sở chính và nhân viên hiện trường tại cảng Hải Phòng. Để thống nhất công tác quản lý, tạo sự xuyên suốt trong quá trình điều hành hoạt đông cũng như nâng cao tính hiệu quả, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tuấn Thành được phân cấp quản lý theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
TỔNG GIÁM ĐỐC Đại diện: Phạm Văn Tài
PHÓ GIÁM ĐỐC Đại diện: Phạm Văn Đức
PHÒNG TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH Nguồn: Tác giả tổng hợp
Tại Công ty, mỗi vị trí đều nắm giữ một vai trò riêng nhằm thực hiện các nghiệp vụ khác nhau, từ đó tối ưu hoá năng suất thực hiện công việc. Như vậy, các vị trí lãnh đạo, các phòng ban của Công ty có chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
Giám đốc
Là người đại diện theo pháp luật của Công ty, thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Công ty theo quy định của pháp luật. Tổ chức điều hành công tác dịch vụ theo hướng có lợi cho Công ty trong hiện tại và tương lai. Giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách các lĩnh vực: Công tác Tổ chức – Nhân sự; Thi đua Khen thưởng và kỷ luật; Đưa ra mục tiêu, những kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chiến lược kinh doanh; Lựa chọn nhà phân phối, hình thức phân phối, tiến độ cung ứng hàng hoá ra thị trường; Phương thức đầu tư phát triển thị trường; Ký kết hợp đồng ngoại thương.
Phó giám đốc
Là người hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của Công ty. Thay mặt giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách, điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo uỷ quyền của giám đốc Công ty và khi giám đốc đi vắng.
Phòng Tài chính- Kế toán
- Bộ phận kế toán
+ Theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lên ủy nhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý và năm.
+ Tiến hành việc thu nhận, thống kê, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch và tình hình tài chính nhằm giúp ban giám đốc đưa ra những phương án tối ưu nhất trong hoạt động.
+ Tổng hợp và lập báo cáo tài chính cho các đơn vị Kiểm toán độc lập để thực hiện việc kiểm toán các báo cáo này.
- Bộ phận tài chính
+ Xây dựng kế hoạch và xác định nhu cầu của vốn lưu động. Huy động các nguồn vốn sẵn có đảm bảo nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tín dụng ngắn, trung và dài hạn.
+ Xây dựng và trình duyệt phương án về thay đổi cơ cấu vốn, tài sản, điều hoà vốn giữa các đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Thực hiện các thủ tục đóng, mở tài khoản công ty theo quy định về quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Phòng Kế hoạch
Phòng Kế hoạch là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty xây dựng các kế hoạch nhập khẩu kinh doanh ngắn hạn và dào hạn. Tìm hiểu thị trường khai thác đầu tư phát triển cho sản xuất, liên doanh liên kết trong và ngoài Công ty. Theo dõi hàng tồn kho, đề xuất các kế hoạch về giá mua và giá bán cho từng loại sản phẩm, quản lý đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của các bên tham gia giao dịch.
Phòng Xuất- Nhập khẩu
- Bộ phận mua hàng:
+ Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, cập nhật, đánh giá định kì.
+ Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá; phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu.
+ Tiến hành nhập khẩu các loại gỗ theo yêu cầu.
+ Soạn thảo hợp đồng ngoại thương, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
+ Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu và chuẩn bị bộ chứng từ để gửi cho Công ty logistics làm thủ tục hải quan.
+ Hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, phương thức vận chuyển, giao nhận hàng và thanh toán.
+ Liên lạc, đàm phán các điều khoản của hợp đồng với đối tác.
+ Giao dịch với các bên làm dịch vụ liên quan: hãng tàu, công ty logistics.
+ Theo dõi tiến độ hàng về để đảm bảo không phát sinh thêm chi phí và rủi ro.
+ Theo dõi công ty dịch vụ làm thủ tục hải quan cho hàng hoá.
- Bộ phận thanh toán quốc tế:
+ Tiếp nhận các giấy tờ, chứng từ, hợp đồng thương mại ở bộ phận khác để nắm được các thông tin liên quan đến giao dịch tiền tệ.
+ Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ.
+ Liên hệ với đối tác để hoàn thành các thủ tục liên quan.
+ Giải quyết các khúc mắc trong vấn đề thanh toán với đối tác và khách hàng.
- Bộ phận kinh doanh:
+ Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh các mặt hàng của Công ty.
+ Tổ chức kinh doanh, tính toán giá bán đề xuất, danh sách sản phẩm.
+ Giao dịch với khách hàng, giới thiệu sản phẩm của Công ty.
+ Chăm sóc khách hàng chu đáo để ra đơn hàng cho Công ty.
Phòng Logistics
-Bộ phận hiện trường:
+ Chịu trách nhiệm điều phối các container lên tàu hoặc từ tàu xuống cảng.
+ Tổ chức các chuyển hàng, quản lý việc bốc hàng lên phương tiện
+ Lựa chọn lộ trình phù hợp nhất nhằm tuân thủ thời hạn giao hàng.
-Bộ phận kho:
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ xuất nhập kho.
+ Tổ chức quản lý và giám sát việc thực hiện các công việc liên quan đến quản lý, xuất nhập hàng hoá và an ninh kho bãi.
+ Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hoá theo kế hoạch.
+ Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng, giải quyết các sự cố về hàng hoá.
+ Đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong kho: độ ẩm, phòng cháy chữa cháy,…
Dựa trên báo cáo tài chính của Công ty TNHH thương mại Tuấn Thành trong 5 năm từ 2016 đến 2020, kết quả hoạt động kinh doanh cụ thể qua Bảng 2.2 dưới đây.
Bảng 2.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành giai đoạn 2016- 2020 Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp về bán
4 hàng và cung cấp dịch vụ (30=10-11)
5 Doanh thu hoạt động tài
chính
7 Chi phí bán hàng
8
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Lợi nhuận thuần từ hoạt
9 động kinh doanh {30=20+(21-22)-(24+25)} 10 Thu nhập khác 11 Chi phí khác 12 Lợi nhuận khác 13
Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40)
14
Chi phí thuế TNDN hiện hành
15
Lợi nhuận sau thuế TNDN (60=50-51)
Thông qua Bảng 2.2, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành, ta thấy tình hình doanh thu và lợi nhuận của Công ty khá ổn định và có xu hướng phát triển tốt qua các năm từ 2016 đến 2020. Cụ thể:
- Với mục tiêu mở rộng kinh doanh và có thêm nhiều khách hàng lớn giúp doanh thu của Công ty liên tục tăng qua các năm, năm 2020 tăng lên 25,08% tương ứng với hơn 106 tỷ đồng. Năm 2020 có mức doanh thu khủng như vậy cho thấy việc kinh doanh của doanh nghiệp đang trên đà phát triển, và việc mở rộng kinh doanh với các đối tác nước ngoài khác trên thế giới của công ty được xem là thành công.
- Doanh thu năm 2020 của doanh nghiệp tăng lên đồng thời cũng khiến chi phí tăng lên theo. Bản chất chi phí tăng lên tới gần 424 tỷ đồng bởi chiến lược mở rộng kinh doanh của công ty được khởi động đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn để đầu tư cho các giao dịch với các đối tác mới và các sản phẩm mới. Đồng thời đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng không nhỏ tới công ty: cước phí vận chuyển bị đẩy lên cao, nguồn cung cấp hàng hoá bị cản trở do cách ly xã hội cũng như là sự suy giảm nhân lực. Bởi vậy mà tỷ lệ tăng của chi phí lên 26,47% và cao hơn so với tỷ lệ tăng của doanh thu.
- Theo bảng trên ta có thể thấy lợi nhuận đạt đỉnh của công ty tại hai năm 2017 và 2018 tương ứng với số tiền trên 2 tỷ đồng. Sau đó giảm dần qua các năm do tăng vốn để mở rộng kinh doanh và ảnh hưởng không nhỏ của dại dịch Covid-19. Nhìn chung, doanh thu của doanh nghiệp tăng, chi phí của doanh nghiệp cũng tăng do đó lợi nhuận tăng với tỷ lệ 38,7 % tương ứng số tiền là hơn 718 triệu đồng. Nhờ vào sự nỗ lực của toàn doanh nghiệp đã làm tối thiểu hoá rủi ro do đại dịch mang lại, giúp cho công ty vượt qua khó khăn và biến động của cơ chế thị trường để duy trì được mức doanh thu và lợi nhuận.
2.2. Thực trạng nhập khẩu gỗ của Công ty
2.2.1. Các sản phẩm gỗ nhập khẩu của Công ty
Các sản phẩm chính nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành rất phong phú và đa dạng với nhiều công dụng khác nhau để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng. Dưới đây là một số sản phẩm nhập khẩu chính của Công ty được phân phối trên thị trường:
Bảng 2.3. Danh sách các sản phẩm chính của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
STT Tên sản phẩm
1 Gỗ Lim Nam Phi
(Lim Tali) 2 Gỗ Gõ Đỏ Doussie Châu Phi 3 Gỗ Hương Balsamo 4 Gỗ Jatoba 5 Gỗ Lim Nam Mỹ (Cumaru) 6 Gỗ Tần Bì 7 Gỗ Lát Xoan Đào
Nam Phi ( Sapelli)
Dưới đây là quy trình nhập khẩu gỗ của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
Tìm kiếm, lựa chọn danh sách các nhà cung cấp phù hợp
Đàm phán và chuẩn bị hợp đồng ngoại thương
Thanh toán tiền hàng và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
Nhận chứng từ và kiểm tra chi tiết bộ chứng từ
Làm thủ tục thông quan
Nhận hàng, lưu kho
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Tìm kiếm, lựa chọn danh sách các nhà cung cấp phù hợp
Thông thường, Công ty TNHH thương mại Tuấn Thành, cụ thể là phòng kinh doanh, sẽ lựa chọn nhà xuất khẩu đã từng cung cấp các sản phẩm cho Công ty trước đó. Chính vì vậy, bước tìm kiếm và lựa chọn danh sách nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu của Công ty thường được sử dụng trong các trường hợp như mua các loại gỗ mới chưa từng nhập khẩu trước đây, hay nhà cung cấp cũ thay đổi đột ngột giá cả của hàng hoá hoặc tạm thời không có khả năng cung cấp hàng do xảy ra
tranh chấp với đối tác cũ. Các nhân viên nhập khẩu sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà xuất khẩu gỗ dựa vào các website và giao dịch thông qua wechat.
Đối với Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành thì khâu nghiên cứu lựa chọn đối tác kinh doanh nước ngoài là một khâu rất quan trọng, đòi hỏi mỗi nhân viên sự thận trọng và chính xác. Các thông tin cần tìm hiểu các nhà cung ứng bao gồm địa chỉ trụ sở chính, văn phòng đại diện (nếu có), số điện thoại liên lạc, các chứng chỉ liên quan đến, uy tín trong kinh doanh, chất lượng và giá cả hàng hoá. Từ đó Công ty mới cân nhắc đây có phải đối tác làm ăn tốt cho mình.
Sau khi nhận báo giá từ bên xuất khẩu, so sánh giá với các nguồn cung cấp khác. Đồng thời, có thể yêu cầu gửi mẫu sản phẩm đối với nhà cung cấp mới, chưa hợp tác, chưa có danh tiếng lớn trên thị trường và nhập một số lượng nhỏ nhất định hoặc là gỉảm phần trăm số tiền đặt cọc xuống 3-40%.
Đàm phán và chuẩn bị hợp đồng ngoại thương
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, tiến hành đàm phán (chủ yếu là về giá, phương thức và thời gian thanh toán) nếu có bất đồng về điều khoản. Nếu đàm phán thành công thì tiến hành chuẩn bị hợp đồng ngoại thương. Còn nếu đàm phán thất bại, chuyển qua đàm phán với nhà cung cấp tiếp theo trong danh sách lựa chọn. Thông thường, để có thể đàm phán một cách có hiệu quả, nhanh chóng, nhân viên nhập khẩu của Công ty sẽ lựa chọn phương pháp là gọi điện đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp.
Soạn thảo hợp đồng ngoại thương bằng văn bản tiếng anh, trong quá trình lập nên một bản hợp đồng, nhân viên nhập khẩu của Công ty luôn cẩn thận, chú ý tất cả các chi tiết để tạo ra nguyên tắc, điều khoản chặt chẽ, mang lại lợi ích cho cả hai bên. Một số điều khoản thường được lưu ý là: tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, người đại diện hợp pháp của Công ty hai bên xuất khẩu, nhập khẩu phải được viết chính xác, cũng như quy định cụ thể về ngân hàng và tài khoản người thụ hưởng, thời hạn hợp đồng có hiệu lực. Điều khoản về hàng hoá, điều khoản về giá phải rõ ràng, phải quy định rõ chất lượng, số lượng, đơn giá.. của từng mặt hàng gỗ. Điều khoản về thanh toán, vận chuyển cần nêu rõ thời gian thanh toán, vận chuyển, phương thức, điều kiện giao nhận hàng hoá, đồng tiền thanh toán,.. Điều khoản phạt: phạt khi nào, các mức độ phạt tương ứng với số tiền như nào. Đối với Công ty TNHH thương mại Tuấn Thành thì yêu cầu phạt 6% nếu vi phạm điều khoản hợp đồng và 10% với trường hợp huỷ hợp đồng.
Ký kết hợp đồng thường thực hiện qua việc trao đổi email hoặc fax. Cụ thể là nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ gửi hợp đồng ngoại thương cho đối tác để họ ký và đóng dấu, sau đó nhận lại bản scan hợp đồng đã ký. Người ký lên hợp đồng là
người đại diện trên pháp luật của công ty. Đại diện của công ty TNHH thương mại Tuấn Thành là ông Phạm Văn Tài (giám đốc Công ty) và ông Phạm Văn Đức (phó giám đốc Công ty). Tuỳ vào đại diện được ghi trên hợp đồng mà người ký, đóng dấu trên hợp đồng có sự khác nhau.
Thanh toán tiền hàng và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng có thể thực hiện trước hoặc sau khi nhận hàng, tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán đã lựa chọn trong hợp đồng. Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện với 50% trả trước và 50% trả sau cho đối tác nên việc thanh toán thường được thực hiện ngay khi đã kí kết hợp đồng hoặc là với những đối tác làm ăn lớn, Công ty sẽ đặt trước một khoản tiền lớn để chốt được đơn hàng. Ngoài ra, phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C trả sau cũng được Công ty sử dụng nhưng chỉ trong trường hợp số lượng hàng nhập khẩu lớn, giá trị cao. Đồng tiền thanh toán tuỳ thuộc vào yêu cầu của nhà xuất khẩu. Tuy nhiên thì đồng tiền thường được dùng nhất trong các hợp đồng giao dịch ngoại thương của Công ty là Đô-la Mỹ.
Quy trình yêu cầu ngân hàng thanh toán gồm những bước cụ thể sau:
- Trường hợp thanh toán bằng phương thức chuyển tiền: