6. Kết cấu của khóa luận
2.2.1. Các sản phẩm gỗ nhập khẩu của Công ty
Các sản phẩm chính nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành rất phong phú và đa dạng với nhiều công dụng khác nhau để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng. Dưới đây là một số sản phẩm nhập khẩu chính của Công ty được phân phối trên thị trường:
Bảng 2.3. Danh sách các sản phẩm chính của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
STT Tên sản phẩm
1 Gỗ Lim Nam Phi
(Lim Tali) 2 Gỗ Gõ Đỏ Doussie Châu Phi 3 Gỗ Hương Balsamo 4 Gỗ Jatoba 5 Gỗ Lim Nam Mỹ (Cumaru) 6 Gỗ Tần Bì 7 Gỗ Lát Xoan Đào
Nam Phi ( Sapelli)
Dưới đây là quy trình nhập khẩu gỗ của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
Tìm kiếm, lựa chọn danh sách các nhà cung cấp phù hợp
Đàm phán và chuẩn bị hợp đồng ngoại thương
Thanh toán tiền hàng và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
Nhận chứng từ và kiểm tra chi tiết bộ chứng từ
Làm thủ tục thông quan
Nhận hàng, lưu kho
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Tìm kiếm, lựa chọn danh sách các nhà cung cấp phù hợp
Thông thường, Công ty TNHH thương mại Tuấn Thành, cụ thể là phòng kinh doanh, sẽ lựa chọn nhà xuất khẩu đã từng cung cấp các sản phẩm cho Công ty trước đó. Chính vì vậy, bước tìm kiếm và lựa chọn danh sách nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu của Công ty thường được sử dụng trong các trường hợp như mua các loại gỗ mới chưa từng nhập khẩu trước đây, hay nhà cung cấp cũ thay đổi đột ngột giá cả của hàng hoá hoặc tạm thời không có khả năng cung cấp hàng do xảy ra
tranh chấp với đối tác cũ. Các nhân viên nhập khẩu sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà xuất khẩu gỗ dựa vào các website và giao dịch thông qua wechat.
Đối với Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành thì khâu nghiên cứu lựa chọn đối tác kinh doanh nước ngoài là một khâu rất quan trọng, đòi hỏi mỗi nhân viên sự thận trọng và chính xác. Các thông tin cần tìm hiểu các nhà cung ứng bao gồm địa chỉ trụ sở chính, văn phòng đại diện (nếu có), số điện thoại liên lạc, các chứng chỉ liên quan đến, uy tín trong kinh doanh, chất lượng và giá cả hàng hoá. Từ đó Công ty mới cân nhắc đây có phải đối tác làm ăn tốt cho mình.
Sau khi nhận báo giá từ bên xuất khẩu, so sánh giá với các nguồn cung cấp khác. Đồng thời, có thể yêu cầu gửi mẫu sản phẩm đối với nhà cung cấp mới, chưa hợp tác, chưa có danh tiếng lớn trên thị trường và nhập một số lượng nhỏ nhất định hoặc là gỉảm phần trăm số tiền đặt cọc xuống 3-40%.
Đàm phán và chuẩn bị hợp đồng ngoại thương
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, tiến hành đàm phán (chủ yếu là về giá, phương thức và thời gian thanh toán) nếu có bất đồng về điều khoản. Nếu đàm phán thành công thì tiến hành chuẩn bị hợp đồng ngoại thương. Còn nếu đàm phán thất bại, chuyển qua đàm phán với nhà cung cấp tiếp theo trong danh sách lựa chọn. Thông thường, để có thể đàm phán một cách có hiệu quả, nhanh chóng, nhân viên nhập khẩu của Công ty sẽ lựa chọn phương pháp là gọi điện đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp.
Soạn thảo hợp đồng ngoại thương bằng văn bản tiếng anh, trong quá trình lập nên một bản hợp đồng, nhân viên nhập khẩu của Công ty luôn cẩn thận, chú ý tất cả các chi tiết để tạo ra nguyên tắc, điều khoản chặt chẽ, mang lại lợi ích cho cả hai bên. Một số điều khoản thường được lưu ý là: tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, người đại diện hợp pháp của Công ty hai bên xuất khẩu, nhập khẩu phải được viết chính xác, cũng như quy định cụ thể về ngân hàng và tài khoản người thụ hưởng, thời hạn hợp đồng có hiệu lực. Điều khoản về hàng hoá, điều khoản về giá phải rõ ràng, phải quy định rõ chất lượng, số lượng, đơn giá.. của từng mặt hàng gỗ. Điều khoản về thanh toán, vận chuyển cần nêu rõ thời gian thanh toán, vận chuyển, phương thức, điều kiện giao nhận hàng hoá, đồng tiền thanh toán,.. Điều khoản phạt: phạt khi nào, các mức độ phạt tương ứng với số tiền như nào. Đối với Công ty TNHH thương mại Tuấn Thành thì yêu cầu phạt 6% nếu vi phạm điều khoản hợp đồng và 10% với trường hợp huỷ hợp đồng.
Ký kết hợp đồng thường thực hiện qua việc trao đổi email hoặc fax. Cụ thể là nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ gửi hợp đồng ngoại thương cho đối tác để họ ký và đóng dấu, sau đó nhận lại bản scan hợp đồng đã ký. Người ký lên hợp đồng là
người đại diện trên pháp luật của công ty. Đại diện của công ty TNHH thương mại Tuấn Thành là ông Phạm Văn Tài (giám đốc Công ty) và ông Phạm Văn Đức (phó giám đốc Công ty). Tuỳ vào đại diện được ghi trên hợp đồng mà người ký, đóng dấu trên hợp đồng có sự khác nhau.
Thanh toán tiền hàng và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng có thể thực hiện trước hoặc sau khi nhận hàng, tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán đã lựa chọn trong hợp đồng. Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện với 50% trả trước và 50% trả sau cho đối tác nên việc thanh toán thường được thực hiện ngay khi đã kí kết hợp đồng hoặc là với những đối tác làm ăn lớn, Công ty sẽ đặt trước một khoản tiền lớn để chốt được đơn hàng. Ngoài ra, phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C trả sau cũng được Công ty sử dụng nhưng chỉ trong trường hợp số lượng hàng nhập khẩu lớn, giá trị cao. Đồng tiền thanh toán tuỳ thuộc vào yêu cầu của nhà xuất khẩu. Tuy nhiên thì đồng tiền thường được dùng nhất trong các hợp đồng giao dịch ngoại thương của Công ty là Đô-la Mỹ.
Quy trình yêu cầu ngân hàng thanh toán gồm những bước cụ thể sau:
- Trường hợp thanh toán bằng phương thức chuyển tiền:
+ Bước 1: Lấy mẫu lệnh chuyển tiền của ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản ngoại tệ.
+ Bước 2: Điền và ký phát lệnh chuyển tiền kèm theo bộ hồ sơ thanh toán. Bao gồm hợp đồng nhập khẩu, uỷ nhiệm chi nếu mua ngoại tệ, đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ (nếu có).
+ Bước 3: Đợi ngân hàng thực hiện chuyển khoản và lấy giấy xác nhận đã thanh toán của ngân hàng.
- Trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng L/C:
+ Bước 1: Lấy mẫu đơn xin mở thư tín dụng tại nơi mở tài khoản ngoại tệ thanh
toán.
+ Bước 2: Ký phát đơn mở thư tín dụng kèm theo hợp đồng nhập khẩu. Nếu không có ngoại tệ thì phải có uỷ nhiệm chỉ từ tài khoản tiền nội tệ sang ngoại tệ, đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ với ngân hàng. Nếu vay vốn kinh doanh thì phải có tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng, hợp đồng cầm cố thế chấp lô hàng, hợp đồng thuê khoa.. kèm theo bộ chứng từ mở thư tín dụng.
+ Bước 3: Thanh toán phí ở tín dụng, lấy bản thư tín dụng thông báo cho khách
Tiến hành theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng. Công việc này yêu cầu báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu và bên nhân viên nhập khẩu thực hiện đều đặn theo định kỳ hợp lý nhằm thúc đẩy sự quan tâm và có trách nhiệm của đối tác. Tuy nhiên vẫn tránh việc cố thúc giục với tần suất cao khi theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
Nhận chứng từ và kiểm tra chi tiết bộ chứng từ
Yêu cầu nhà cung cấp gửi bộ chứng từ bản gốc thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc gửi qua email. Bộ chứng từ bao gồm:Vận đơn, hoá đơn thương mại, chi tiết hàng hoá, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phân tích sản phẩm… Tuỳ từng loại hàng hoá nhập khẩu thuộc các ngành khác nhau mà yêu cầu về chứng từ có sự khác nhau như yêu cầu về giấy phép nhập khẩu, giấy phép lưu hành sản phẩm, giấy chứng nhận phân loại hàng hoá và giấy phép kiểm dịch thực vật.
Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu. Công việc kiểm tra này được nhân viên nhập khẩu của Công ty thực hiện sớm, ngay sau khi nhận được file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai mới kiểm tra. Một bộ chứng từ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, hoặc thiếu thông tin trên chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau. Trường hợp có những sai sót như trên thì sẽ gặp rất nhiều những rắc rối khi làm thủ tục hải quan nên yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa, bổ sung cho đến khi đầy đủ hợp lệ và gửi lại. Các thông tin cần lưu ý khi kiểm tra bộ chứng từ gồm:
- Sales- purchase contract (hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hoá,..
- Commercial Invoice (hoá đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá,…
- Packing list (chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói, xuất xứ hàng hoá,..
- Bill of lading (vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số container, chì, trọng lượng,..
- Phytosanitary certificate (kết quả kiểm dịch thực vật) (nếu có do tuỳ theo từng loại gỗ): tên sản phẩm, nguồn gốc, mã sản phẩm, nơi cấp, ngày tháng,…
- Import Licences (giấy phép nhập khẩu): tên sản phẩm, nguồn gốc, nơi cấp, ngày tháng năm, ngày hết hạn,…
Làm thủ tục thông quan
Công ty TNHH thương mại Tuấn Thành thực hiện khai báo hải quan điện tử, khai báo tại cảng và làm thủ tục thông quan tại cảng được thực hiện thông qua Công
ty logistics. Công ty sẽ gửi toàn bộ hồ sơ bao gồm giấy giới thiệu hoặc là giấy uỷ quyền , giấy đăng kí kinh doanh, giấy phép kinh doanh và bộ chứng từ nhập khẩu cần có để làm thủ tục. Một lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu gỗ là cần phải xin giấy phép phù hợp với từng loại: Một là gỗ không có nguồn gốc từ rừng tự nhiên; Hai là gỗ có nguồn gốc từ rừng tự nhiên.
Tuỳ theo từng loại phân luồng mà Công ty sẽ làm những bước tiếp theo. Thông thường, tờ khai của Công ty sẽ là phân luồng vàng, Công ty sẽ thực hiện bước đóng thuế. Còn với tờ khai phân luồng đỏ, ngoài thuế Công ty sẽ đóng thêm phí kiểm hoá để có thể thông quan hàng hoá và lấy hàng về kho.
Nhận hàng, lưu kho
Việc nhập khẩu hàng hoá tại cảng cần Công ty xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhập hàng hoá từng năm, tứng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kĩ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận.
Sau khi làm thủ tục vào nhận hàng tại cảng, nhân viên hiện trường sẽ vận chuyển hàng hoá nhập khẩu đến kho của Công ty tại Hải Phòng. Việc vận chuyển hàng hoá từ cảng tới kho cũng cần phải lưu ý tới đặc tính và cách xếp dỡ. Khi hàng đến kho, nhân viên nhập khẩu hoặc là bên vận tải sẽ báo với nhân viên kho để họ tiếp nhận, kiểm hàng, ký nhận vào đơn nhận hàng và thực hiện lệnh nhập hàng.
Công việc làm lệnh nhập kho này được nhân viên nhập khẩu kết hợp song song với nhân viên phòng Kho vận. Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ lưu giữ các giấy tờ chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu nhằm phục vụ cho việc làm chứng từ báo cáo trong các đợt thanh tra, kiểm tra sau thông quan hoặc quản lý các dữ liệu về nguyên phụ liệu nhập khẩu.
2.2.3. Phân tích theo cơ cấu chủng loại sản phẩm gỗ nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
Bảng 2.4 dưới đây thể hiện kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành theo từng sản phẩm gỗ thông qua giá trị và tỷ trọng:
Bảng 2.4. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành theo sản phẩm giai đoạn 2016 – 2020 Đơn vị tính: Triệu VNĐ, % STT Tên sản phẩm Giá trị 1 Gỗ Lim Nam 71.916,4
Phi (Lim Tali) Gỗ Gõ Đỏ 2 Doussie Châu 44.627,0 Phi 3 Gỗ Hương 47.324,2 Balsamo 4 Gỗ Jatoba 69.324,8
5
Gỗ Lim Nam Mỹ (Cumaru)
6 Gỗ Tần Bì
Gỗ Lát Xoan
7 Đào Nam Phi
Biểu đồ 2.1. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành theo sản phẩm giai đoạn 2016 – 2020
Đơn vị tính: Triệu VNĐ 160,000.00 140,000.00 120,000.00 100,000.00 80,000.00 60,000.00 40,000.00 20,000.00 0.00 Gỗ Lim Nam Phi (Lim Tali) 2016 2017 2018 2019 2020 Nguồn: Tác giả tổng hợp
Nhận xét kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm:
Năm 2016, sản phẩm gỗ Lim Nam Phi chiếm tỷ trọng cao nhất với 24% tương ứng với gần 72 tỷ đồng. Tiếp đến đứng thứ hai là gỗ Jatoba với 23%, xấp xỉ 69 tỷ đồng. Trong khi đó, gỗ Lim Nam Mỹ chiếm tỷ trọng thấp nhất chỉ với 4% tương ứng gần 13 tỷ đồng.
Năm 2017, sản phẩm gỗ Lim Nam Phi chiếm tỷ trọng 25% tương ứng với gần
83 tỷ đồng, cao nhất trong tổng cơ cấu sản phẩm nhập khẩu của doanh nghiệp. Tiếp
sản phẩm có tỷ trọng thấp nhất như: gỗ Lim Nam Mỹ, gỗ Hương Balsamo và gỗ Lát Xoan Đào Nam Phi (Sapelli) chỉ chiếm tỷ trọng 7-10%.
Năm 2018, không có sự thay đổi đối với cơ cấu các sản phẩm gỗ xuất khẩu của doanh nghiệp. Cụ thể, sản phẩm gỗ Lim Nam Phi vẫn chiếm tỷ trọng cao nhất với 32%, tương ứng gần 120 tỷ đồng. Tiếp đến là Gỗ Jatoba và Gỗ Gõ Đỏ Châu Phi cùng chiếm 18%. Các sản phẩm vẫn có tỷ trọng thấp nhất so với năm 2017 là : gỗ Lim Nam Mỹ, gỗ Hương Balsamo và gỗ Lát Xoan Đào Nam Phi (Sapelli) chỉ chiếm tỷ trọng 7-10%. Thêm vào đó có sản phẩm gỗ Tần Bì chiếm 9%.
Năm 2019, tuy giá trị nguồn vốn mua vào giảm, tỷ lệ nhập khẩu các sản phẩm gỗ không có sự biến động nhiều. Sản phẩm gỗ Lim Nam Phi vẫn chiếm tỷ trọng cao nhất, chiếm 30% tương ứng với gần 110 tỷ đồng giảm 2% so với năm 2018. Ba sản phẩm gỗ Lim Nam Mỹ, gỗ Hương Balsamo và gỗ Lát Xoan Đào Nam Phi (Sapelli) vẫn tiếp tục giữ vị trí cuối bảng với tỷ trọng 8-10%.
Năm 2020, nguồn vốn mua vào tăng đột biến, sản phẩm gỗ Lim Nam Phi tang tỷ trọng lên tới 33%. Gỗ Jatoba giảm từ 20% năm 2017 xuống 12% năm 2020. Gỗ Gõ Đỏ Doussie Châu Phi có xu hướng tăng trong những năm tiếp theo. Cùng với đó là sự thụt giảm tỷ lệ của Gỗ Jatoba từ 23% năm 2016 xuống còn 12% vào năm 2020. Những sản phẩm khác không có sự biến động đáng kể.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự khác biệt giữa các sản phẩm qua các năm là do nhu cầu của khách hàng, nguồn cầu về tiêu dùng hay sản xuất hay có sự biến động. Ngoài ra còn nguyên nhân do nguồn cung, cụ thể là thị trường nhập khẩu gỗ củ Công ty không được cố định bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nên phải luân chuyển nhập sản phẩm khác thay thế.
2.2.3. Phân tích tình hình nhập khẩu gỗ theo thị trường của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành
Dưới đây là bảng 2.5 và biểu đồ 2.2 thể hiện sự thay đổi cơ cấu thị trường nhập khẩu gỗ của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành:
Bảng 2.5. Cơ cấu thị trường nhập khẩu gỗ của Công ty TNHH Thương mại Tuấn Thành giai đoạn 2016 - 2020 STT Thị trường Giá trị 1 Trung Quốc 109.147,6 2 Châu Phi 94.823,6 3 Châu Âu 16.464,3 4 Nam Mỹ 84.731,3
Biều đồ 2.2. Cơ cấu thị trường nhập khẩu gỗ giai đoạn 2016 - 2020 Đơn vị tính: Triệu