Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty MTL
Giám đốc
Giám đốc chi nhánh
Phòng Giao nh nậ
(Nguồn: Phòng nhân sự - hành chính của công ty MTL)
2.2.3.1. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
(1) Giám đốc
Là người lãnh đạo cao nhất tại Công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể nhân viên về tài chính, hiệu quả hoạt động của Công ty.
(2) Giám đốc chi nhánh
Là người đứng đầu chi nhánh, chịu trách nhiệm về quản lý điều hành chi nhánh và quyết định hoạt động kinh doanh của chi nhánh theo quy định trong nội bộ công ty và theo điều lệ công ty. Đóng vai trò tham mưu về mặt chuyên môn, chuẩn bị kế hoạch, các dự thảo quyết định trong phạm vi chức năng của mình, giúp Tổng giám đốc kiểm tra các phòng ban, các đơn hàng.
(3) Phòng Giao nhận:
Liên lạc với khách hàng để thu nhập thông tin và yêu cầu khách hàng cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ hải quan (khi khách hàng yêu cầu) như: Invoice (hóa đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) ..., Tiếp nhận, kiểm tra hàng, làm thủ tục Hải quan, dán Seal, bấm Seal, cân đo, kiểm hàng hóa,…
(4) Phòng Sales:
Phụ trách công việc nghiên cứu thị trường: giới thiệu với khách hàng hình ảnh của Công ty cùng các loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp. Tham mưu cho Ban
Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước. Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài, người quen… và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình. Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ, củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty,…
(5) Phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm về các khoản chi của Công ty và các khoản thu từ khách hàng. Bộ phận kế toán gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên (trong đó có kế toán chuyên công nợ và kế toán chuyên theo dõi hoạt động thu chi của Công ty).
(6) Phòng xuất nhập khẩu:
Là bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty. Đây là bộ phận thực hiện hầu hết các hợp đồng kinh doanh của công ty, đóng góp lớn vào nguồn lợi nhuận của công ty, góp phần thúc đẩy cho sự phát triển, lớn mạnh của công ty đồng thời còn tham mưu cho ban giám đốc trong việc tìm hiểu, ký kết hợp đồng với các khách hàng. Phòng này được chia làm ba bộ phận: bộ phận quản lý hàng gia công, bộ phận quản lý hàng sản xuất xuất khẩu và bộ phận quản lý hàng kinh doanh và đầu tư.
Các bộ phận, phòng ban liên kết với nhau rất chặt chẽ trong quá trình hoạt động và chịu sự giám sát của ban giám đốc tạo thành một bộ máy hoạt động hiệu quả và thống nhất.
2.2.3.2. Tình hình nhân sự
Số lượng lao động (đến 31/12/2020)
Tổng số: 233 người, tăng 6 người so với năm 2019 Trong đó chia ra:
Gián tiếp: 42 người, chiếm tỷ lệ 18% Trực tiếp: 196 người, chiếm tỷ lệ 84,1%
Trong đó chia ra: Trên đại học: 6 người, chiếm tỷ lệ 2,5%
− Đại học và cao đẳng: 30 người, chiếm tỷ lệ 12,6%
− Trung học chuyên nghiệp: 6 người, chiếm tỷ lệ 2,5%
− Công nhân kỹ thuật & lao động phổ thông: 196 người, chiếm tỷ lệ 82,4%