5. Kết cấu của khóa luận
2.4.2. Hoạt động kênh phân phối sản phẩm trong kênh
Quy trình mua - bán sản phẩm trong kênh
Công ty quy định việc mua - bán sản phẩm phải theo đúng quy trình và hạn chế việc mua hàng hoá vượt cấp. Công ty đặt giá sách chính đối với từng cấp độ trong kênh.
Ví dụ, khi các trung gian phân phối (người bán buôn) đặt hàng trực tiếp qua phòng kế toán của công ty thi vẫn thanh toán theo giá sách chính như người bán lẻ và được công ty hỗ trợ chi phí vận chuyển (nếu đơn hàng đủ điều kiện hỗ trợ phí vận chuyển) và doanh số này đuợc tính cho các TDV ở khu vực đó. Phương pháp này sẽ giúp quản lý đơn hàng đơn giản hơn, công việc dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và đặc biệt là mang lại nhiều lợi ích cho thành viên kênh.
Vì thế, đánh giá hoạt động mua bán hàng hóa trong kênh phân phối của công chủ yếu xem xét quy trình mua hàng cùa các đại lý, nhân viên bán hàng đối với công ty. Đây chính là kênh mạng lại doanh thu cho công ty.
Quy trình mua hàng
Khi ký hợp đồng với các đại lý trung gian vận chuyển của công ty hoặc nhân viên bán hàng tại khu vực đó, chủ đại lý và nhân viên bán hàng ký kết với công ty "hợp đồng nguyên tắc" về việc mua bán hàng hóa.
Nhận đặt hàng: Nhân viên bán hàng tại phòng kế toán của công ty tiếp nhận yêu cầu mua hàng của đối tác, trao đổi, ghi nhân các liên kết thông tin như chủng loại,
quy cách, số lượng, chất lượng sản phẩm, phơmg kết thúc giao hàng, thời gian địa 37
điểm giao hàng, công việc vận chuyển - xếp hạng, phương thức quan đến đơn vị thanh toán.
Kiểm tra thông tin: Trong bước này, nhân viêc nhất là kiểm tra thông tin về đối tác như tình trạng nợ, năng lực hoạt động dựa trên các tiêu chuẩn có sẵn, nếu đối tác không chịu điều kiện mua hàng thì lên cấp trên quyết định. Thứ hai là kiểm tra đáp ứng khả năng của công ty như nguồn hàng sau đó lập hóa đơn bán hàng và chuyển đơn hàng cho thủ kho đóng hàng giao cho khách hàng. Xác nhận lại với đối tác về các thông tin trên, cập nhật các thay đổi nếu có, xác định giá thanh toán, tỷ lệ chiết khấu (nếu có).
Hoạt động vận chuyển
Hoạt động vận chuyển có thể thực hiện chuyển đổi luồng của hàng hóa trên thị trường. Công ty vận tải không đúng quy cách, thời gian, khối lượng, địa điểm, không đảm bảo chất lượng của hàng hóa khi tới nơi, sẽ nhận nhiều phản ánh không tốt của khách hàng, ảnh hưởng tới luồng lưu chuyển hàng hóa trong kênh.
Khi chọn phương tiên vận tải công ty xem kỹ trên cả sáu yếu tố: tốc độ vận chuyển, tần suất giao hàng, độ tin cậy, khả năng chuyển đổi các hàng hóa khác nhau, khả năng vận chuyển tới các địa điểm theo yêu cầu và chi phí vận chuyển.
Trên cơ sở phù hợp với nhược điểm của các loại vân chuyển, kết hợp với khả năng của công ty, đặc điểm của sản phẩm, công ty sử dụng dịch vụ của Viettel Post và các công ty chuyên phân phối dược phẩm của từng khu vực để đem lại hiệu quả cao.
Hoạt động bãi dự trữ hàng
Hiện nay, công ty có 2 kho chính tại Hưng Yên và trong Thành phố Hồ Chí Minh. Kho hàng tại Hưng Yên là kho tổng có nhiệm vụ lưu trữ hàng hóa, theo dõi lượng hàng hóa nhập – xuất với tổng diện tích là hơn 100m², kho này đã được kiểm định về chất lượng, được xây dựng và thiết kế phù hợp với công việc bố trí, sắp xếp và quản lý hàng hoá. Tại kho cũng có khu vực của bộ phận văn phòng kế toán để thuận tiện cho việc theo dõi các đơn hàng, trực tiếp xủa lý các đơn hàng bị sai sót hay lỗi về số lượng, chất lượng của đơn hàng. Kho hàng miền Nam với tổng diện tích gần 70m², hàng hóa tất cả hàng hóa trong kho này được vận chuyển từ kho miền Bắc vào
và bộ phận kế toán kho miền Nam cũng nhận đơn từ bộ phận văn phòng miền Bắc để đóng hàng giao cho khách hàng.
Như vậy, để bảo đảm cho kế hoạch phát triển dài hạn, công ty đã xây dựng các kho của mình. Nhờ đó công ty thực thi chu kỳ trong việc sử dụng kho bảo quản quản lý hàng hóa, đặc biệt, công ty đã được tạo nên một hệ thống nhà kho phù hợp với từng thị trường và cung cấp ứng dụng cho thị trưởng sản phẩm chất lượng cao nhất, thời gian ngắn nhất với chi phi tối ưu.
Đề tài dự trữ hoạt động có tác dụng thúc đẩy hệ thống phân phối kết quả hoạt động, công ty phải luôn luôn có thời gian xác định hư hỏng hàng hóa dự trữ đủ lớn để đáp ứng các đơn đặt hàng ngay lập tức nhưng phải giảm tải chi phí lưu kho. Đây là dự án hoạt động của công ty luôn sẵn sàng ở một mức độ nào đó, nó có thể đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
2.4.3. Quản trị kênh phân phối
Thực trạng quản trị kênh phân phối
Thực trạng chính sách tuyển chọn thành viên trong kênh phân phối Điều kiện tuyển chọn: Phải thỏa mãn các điều kiện bắt buộc của Nhà nước và đáp ứng được yêu cầu về phương diện kinh doanh.
Các tiêu chuẩn lựa chọn: Công ty đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn thành viên kênh trong đó có các tiêu chuẩn quan trọng như: Hiện tại đang là nhà phân phối của ít nhất 1 công ty trong nghành dược phẩm, nhà phân phối có kinh nghiệm trên thị trường, có tinh thần hợp tác tốt, khả năng kinh doanh bền vững và có thể phát triển cùng công ty, có đầy đủ tư cách pháp nhân.
Thực trạng chính sách động viên, khuyến khích thành viên kênh phân phối Tìm ra các nhu cầu và khó khăn của đại lý hay trung gian phân phối. Giúp đỡ và khuyến khích bằng các chính sánh chiết khấu cho các trung gian phân phối.
Thực trạng chính sách quản lý các mâu thuẫn, xung đột trong kênh Các hình thức mẫu thuẫn thường gặp ở công ty là:
- Mâu thuẫn giữa các đại lý về địa bàn và giá cả (Mâu thuẫn theo chiều ngang)
- Mâu thuẫn giữa đại lý và các nhà thuốc bán lẻ (Mâu thuẫn theo chiều dọc)
- Mâu thuẫn các thành viên trong kênh.
Thực trạng chính sách đánh giá và thưởng phạt các thành viên kênh Hiện nay, việc đánh giá các thành viên kênh chủ yếu dựa vào 2 yếu tố chủ yếu là doanh số và khả năng thanh toán. Bên cạnh đó, công ty đánh giá về khả năng của lực lượng bán hàng thông qua kết quả bác cáo kinh doanh cuối tháng của lực lượng bán hàng. Đánh giá thái độ các thành viên trong kênh thông qua các tác động phản hồi từ lực lượng bán và thông tin mật để giữ định hướng cho thái độ của các thành viên kênh.
Các chính sách marketing-mix:
Sản phẩm
Công ty có đa dạng hóa các sản phẩm: thuốc, thực phẩm chức năng. Mỗi loại sản phẩn của công ty đều có một tên riêng, bao bì riêng biệt và có đặc điểm nhận diện trên bao bì có logo công ty và ghi rõ nhà phân phối Công ty TNHH Phát Triển Tổng Hợp Đại Dương.
Tất cả sản phẩm đều được đóng hộp dán tem của công ty theo đúng quy cách, tùy vào đặc điểm và tính chất sử dụng của các sản phẩm được thiết kế riêng biệt loại vỉ, loại hộp nhựa hay hộp thủy tinh, loại chai xịt, loại chai tạo bọt hay loại chia gói nhỏ để sử dụng theo liều.
Hàng tháng, công ty sẽ có khung chương trình khuyến mại riêng cho từng danh mục sản phẩm của công ty. Các khung chương rình được thay đổi một cách thường xuyên, và liên tục.
Chính sách giá
Công ty niêm yết giá thành và có khung chương trình khuyến mại cho từng sản phẩm. Bảng giá khuyến mại sản phẩm thay đổi liên tục mỗi tháng. Việc thay đổi liên tục nhằm khuyến khích người mua sản phẩm bên công ty nhiều hơn. Qua chương trình khuyến mại từng tháng, bộ phân nhân viên kinh doanh sẽ nắm bắt nhưng thông tin sản phẩm gì tháng đó sẽ được công ty bán là chủ lực.
Ví dụ, tháng đó công ty có sản phẩm mới tháng đó, toàn bộ chương trình khuyến mại đều nhắm tới khuyến mại sản phẩm mới. Chiến lược này có hiệu quả nhất định và giảm thiểu chi phí quảng cáo cho công ty.
Hình 2.3: Hình ảnh thể hiện khung chương trình khuyến mại tháng 5 của công ty TNHH Phát triển Tổng hợp Đại Dương
Nguồn: Phòng Kinh doanh của Công ty
Công ty sẽ có giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm bằng cách viết hóa đơn đỏ - hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo bản giấy chứng nhận công bố của sản phẩm ra thị trường.
Bảng 2.3: Quy định viết hóa đơn giá trị gia tăng đối với khách hàng của công ty TNHH Phát triển Tổng hợp Đại Dương
Mục Nội dung
lục
Công ty áp dụng tới toàn bộ khách hàng
Viết Công ty viết hỗ
hóa trợ tối đa 1/3 số
giá không bao gồm
trị khuyến mại
gia Công ty viết đầy
tăng đủ số lượng
chính không bao gồm khuyến mại Công ty viết đầy đủ số lượng chính bao gồm khuyến mại Công ty viết đầy đủ số lượng
Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty
Chiết khấu thương mại:
Phương thức chiết khấu này tính trên cơ sở doanh thu bán hàng và thanh toán công nợ. Chính sách xúc tiến: tổ chức hội thảo, quảng cáo truyền hình, báo, tạp chí, tài trợ.
Chính sách hỗ trợ chi phí vận chuyển
Hiện tại công ty đang trong giai đoạn phát triển nhưng chưa có đủ điều kiện kinh tế cũng như khả năng tài chính để có thể có riêng một hình thức vận chuyển cố định cho việc giao hàng đến khách hàng. Công ty đang có những hình thức vận chuyển như sau:
Bảng 2.4: Các mức hỗ trợ vận chuyển của công ty
STT Hình thức vận chuyển
1 Qua công ty cung
chuyển (Viettel Post) 3 Qua các đại lý 4 Qua các nhà bán buôn 5 Xe tự giao 43
Chính sách đổi hàng, hoàn trả hàng bán:
Công ty luôn muốn hỗ trợ cho khách hàng một cách phục vụ tốt nhất, tạo điều kiện cho khách hàng của mình được thải mái trong quá tình sử dụng sản phẩm. Cho khánh hàng tin tưởng sử dụng sản phẩm, tạo mối quan hệ lâu dài.
Bảng 2.5: Chính sánh hỗ trợ bán hàng công ty STT Nội dung 1 Đổi hàng với tất cả sản phẩm 2 Đổi hàng với sản phẩm cận hạn (thời phẩm còn từ 1 năm) 3 Đổi hàng với sản phẩm cận hạn (thời phẩm còn dưới 1 năm) 4 Đổi nhà sản xuất 5 Đổi đặt trên 1 năm đến 3 năm
- khách hàng
gửi sản phẩm về công ty, công ty
sẽ chuyến đổi trả cho khách theo đúng quy định và không quy ra tiền mặt.
Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty
Ưu điểm:
- Khách hàng có quyền được đổi trả sản phẩm của công ty khi sản phẩm có xảy ra vấn đề phát sinh như: mặt hàng bị bán chậm ở khu vực đó hay khách hàng muốn thử bán sản phẩm khác của công ty… công ty luôn có chế độ, chính sách ưu ái cho khách hàng.
- Tạo điều kiện tốt nhất và tạo cảm giác thoải mái cho các khách hàng.
- Mọi chi phí vận chuyển, chi phí đổi trả công ty sẽ hỗ trợ từ 60% đến 100%.
Nhược điểm:
- Vì chính sách trên là quy định nên có một số điều cứng nhắc trong việc giải quyết các vấn đề đổi trả.
- Khách hàng có lượng đặt đơn càng mau thì chính sách sẽ được áp dụng tối
đa.
Chính sách phân phối
Trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm việc phân phối trực tiếp tới người tiêu dùng cuối cùng là việc hết sức khó khăn mà không mang lại hiệu quả cao, chính vì vậy, công ty phải thực hiện phân phối hàng hoá qua các trung gian. Cụ thể, công ty phân phối cho các quầy thuốc, nhà thuốc trên địa bàn; qua các bên thứ ba như các đại lý: Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Cường Mùi (Yên Bái), Công ty Cổ phần Dược phẩm và vật tư y tế Phan Anh (Bắc Giang), Công ty cổ phần Dược Phẩm Yên Thủy (Hòa Bình), Công ty cổ phần Dược phẩm và Vật tư y tế Gia Thịnh (Đà Nẵng) hoặc qua chợ dược phẩm lớn nhất phía Bắc như chợ Hapu.
Về quy trình tổ chức phân phối cũng tại ra một vòng tuần hoàn kép kin giữa các đại lý, nhà phân phối chung gian với công ty.
- Không cần quá tìm hiểu sâu về thông tin khách hàng vì mỗi đại lý họ sẽ có
nhưng địa bàn riêng, việc vận chuyển đến tay khách hàng và thu tiền cũng dễ dàng hơn.
- Công ty giảm thiểu được chi phí và tiết kiệm thời gian. Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào các tuyến giao hàng bên trung gian.
- Thu hồi công nợ không nhanh chóng
- Phát sinh vấn đề như hàng trả lại khó khăn hơn.