5. Kết cấu của khóa luận
2.1.5Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh
2.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Giám đốc
Phó giám đốc
Kho
(Nguồn: phòng hành chính – nhân sự)
Sơ đồ 2. 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty cổ phần SX và XNK Trường Thịnh
2.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Tổ chức bộ máy của công ty theo kiểu mô hình trực tuyến, đây là một mô hình tổ chức phù hợp với quy mô của công ty có sự thống nhất tập trung cao độ do tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng; cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, trách nhiệm rõ ràng, thông tin trực tiếp và nhanh chóng, chính xác. Trong đó:
- Giám đốc:
Đây là người đại diện, người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, giám đốc công ty còn là người có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm các khách hàng cho công ty. Giám đốc có nhiệm vụ:
Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Tổ chức thực hiện kế hoạch đầu tư, sản xuất của Công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty.
Bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong Công ty. 36
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Trần Hoàng Minh Ký các hợp đồng nhân danh Công ty.
- Phó giám đốc:
Là người có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo sự phân công ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Phụ trách theo dõi , chỉ đạo, giám sát thực hiện công tác nghiệp vụ của các đơn vị; đồng thời là người trung gian để chuyển những ý kiến của nhân viên và đề ra những biện pháp quản lý và lãnh đạo cho công ty ngày càng phát triển.
- Phòng Tài chính - Kế toán:
Bộ phận có chức năng là đề xuất với Giám đốc về công tác quản lý tài chính, kế toán, thống kê trong Công ty; đồng thời tiến hành lập, lưu trữ, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực Tài chính - Kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành.
Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm soát và chịu trách nhiệm về các giấy tờ, các thủ tục liên quan đến pháp luật như tờ khai thuế hàng tháng, báo cáo thuế tháng, năm, báo cáo tài chính…Phân công nhân sự tính toán, ghi chép, lưu giữ, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty. Tổ chức thanh toán mua bán hàng hóa nhanh chóng và thu hồi công nợ, tăng nhanh vòng quay vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các số liệu. Lên các kế hoạch chi tiêu tài chính của công ty.
- Phòng kinh doanh
Nhiệm vụ cơ bản là triển khai mảng kinh doanh, đưa ra các chiến lược về công tác giới thiệu sản phẩm của công ty và việc mở rộng phát triển thị trường để thu hút được khách hàng. Lập kế hoạch, đưa ra các chỉ tiêu kinh doanh hàng tháng, hàng quý. Nghiên cứu và thực hiện các công việc tiếp cận thị trường về khách hàng. Đưa ra các chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra các biện pháp nâng cao tính hiệu
quả kinh doanh trong các thời điểm cụ thể. Chịu trách nhiệm về doanh thu, lợi nhuận của công ty.
- Phòng Hành chính – Nhân sự:
Đây là bộ phận tham mưu cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, an ninh trất tự và phòng cháy chữa cháy, quản trị hành chính – văn phòng theo quy định pháp luật và quy chế công ty.
Bộ phận có nhiệm vụ xây dựng nội quy, thể chế, chế độ công tác của các bộ phận trong Công ty. Xây dựng các định mức lao động, nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, bồi dưỡng độc hại, lập kế hoạch nâng lương, tiền thưởng cho Công ty. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty. Quản lý nhân sự như lập hồ sơ theo hợp đồng lao động, xây dựng quy chế tuyển dụng, thực hiện chế độ BHXH, BHYT, chế độ phép, thôi việc, kỷ luật…hồ sơ lý lịch và giấy tờ văn thư. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổ chức hội nghị, liên hoan...
- Bộ phận Kho:
Chịu trách nhiệm tiếp nhận đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã sản
phẩm và bảo quản cẩn thận. Kiểm kê định kỳ, thường xuyên báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn của hàng trong kho.
2.1.5.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp
Giữa các bộ phận của công ty có mối quan hệ tác nghiệp hữu cơ vói nhau để cùng thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ chung của công ty. Giữa các phòng, bộ phận, cá nhân trong công ty có sự phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận có gắn trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao thúc đẩy tất cả bộ phận hòn thành tốt nhiệm vụ. Các phòng trong công ty làm việc tập trung nên thuận lợi trong việc giao dịch, luân chuyển thông tin, tài liệu, chứng từ, công tác chỉ đạo hoạt động kinh doanh của toàn công ty.
- Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp. Bất kỳ hoạt động của bộ phận nào đều gắn với dòng tiền mà tài chính kế toán chính là bộ phận kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Trần Hoàng Minh - Phòng Hành chính – Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, khen thưởng - kỷ luật, chế độ…cho các nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, đây là bộ phận ảnh hưởng rất nhiều đến việc tạo nên văn hóa trong doanh nghiệp. Thực hiện tốt việc tổ chức quản trị nhân sự sẽ phần nào thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên từ đó làm cho hiệu quả lao động cũng được nâng cao.
- Phòng kinh doanh nghiên cứu và đưa ra những dự báo để đề ra các chính sách và chiến lược hoạt động phù hợp, đúng dắn cho doanh nghiệp. Từ đó, các bộ phận khác sẽ có kế hoạch hoạt động và triển khai dựa trên các định hướng hoạt động và phát triển do phòng kinh doanh đề ra.