3.4.1.1.Xây dựng các bản mô tả công việc rõ ràng.
Các bản mô tả công phải có những nhiệm vụ đặt ra cho từng vị trí, kỹ năng chuyên môn mà ứng viên phải có, cá tính, phẩm chất quan trọng ứng
61
viên cần có để hoàn thành nhiệm vụ và những kinh nghiệm riêng có của một ứng viên so với các ứng viên khác. Việc làm đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện nếu muốn cải thiện hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự đó là phải đo lường và dự báo nhu cầu tuyển dụng. Mỗi một giai đoạn và tình hình phát triển, công ty sẽ có những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn khác nhau. Và tương ứng với mỗi giai đoạn, một lượng nhân sự sẽ được tuyển để đáp ứng kịp thời với nhu cầu của công ty.
Cán bộ tuyển dụng nhân sự cần phải lên kế hoạch tuyển bao nhiêu người cho từng vị trí. Bên cạnh đó, cán bộ tuyển dụng cũng cần lên phương án dự trù dựa trên tình hình thị trường lao động hiện tại, xu hướng tìm kiếm việc làm của người lao động cũng như những vấn đề khác liên quan đến tính chất công việc.
Tuyển chọn: Không nên tin cậy vào một hoặc hai phương thức tuyển dụng để phát hiện ra ứng viên tài năng. Để tuyển được ứng viên ưng ý, nên sử dụng nhiều cách thức khác nhau, ví dụ tiến cử nhân viên có uy tín trong công ty, thông báo tuyển dụng, thuê công ty chuyên làm dịch vụ tuyển dụng, hoặc hợp tác với chuyên viên giỏi.
Tìm kiếm thông tin: Khoa học kỹ thuật phát triển đã tạo nên một cuộc cách mạng thông tin và việc truy cập vào các kho thông tin, trong đó sử dụng nguồn tin Internet để đưa ra quyết định là một việc làm cần thiết. Quá trình phỏng vấn: Một điều rất quan trọng là các buổi phỏng vấn phải được chuẩn bị kỹ từ trước.
Có ý kiến cho rằng nên mời càng nhiều phòng ban có liên quan tham gia vào buổi phỏng vấn càng tốt. Thế nhưng điều đó lại khiến buổi phỏng vấn không thành công như mong đợi vì không có thời gian đào sâu, tìm hiểu rõ những kỹ năng của ứng viên. Một điểm nữa cần chú ý là phải có biên bản các cuộc phỏng vấn và cần có sự xem xét, phân tích thấu đáo biên bản để làm cơ sở cho các quyết định sau này.
62
Tìm được một người tài giỏi, phù hợp với yêu cầu của công ty không hề dễ dàng. Phải phối hợp việc phân tích thông tin ứng viên và sự chuẩn bị chu đáo cho các vòng phỏng vấn để quyết định cuối cùng được rõ ràng và chính xác. Đó là những nguyên tắc cơ bản để giành phần thắng trong cuộc chiến thu hút nhân tài trong thời đại ngày nay.
3.4.1.2.Soạn ra một mẫu hồ sơ thành công điển hình.
Ngoài việc xây dựng các bản mô tả công việc, doanh nghiệp phải soạn ra một mẫu hồ sơ của một nhân viên thành công điển hình cho các vị trí chủ chốt – những vị trí vốn có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
Chẳng hạn, doanh nghiệp bạn hiện có 20 nhân viên bán hàng. Trong số này, 4 người (20%) có thành tích tốt nhất, 12 có thành tích trung bình, còn lại là không có thành tích gì nổi bật. Nếu số nhân viên có thành tích nổi bật có thể tăng từ 20% lên 33% thì rất có ý nghĩa đối với kết quả hoạt động kinh doanh.(4)
Tâm lý đám đông tác động rất lớn đến người lao động, chắc chắn họ sẽ ngần ngại để nộp hồ sơ xin việc vào một công ty có điều tiếng xấu. Vì thế xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhân lực là một giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự, là điều kiện để giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài.
3.4.1.3.Phác thảo quảng cáo tuyển dụng, mô tả vị trí cần tuyển dụng và các yêu cầu đặt ra cho ứng viên.
Mặc dù trên thực tế có nhiều ứng viên bỏ qua những thông tin này, cứ “tự nhiên” nộp đơn xin việc không cần suy nghĩ, thì việc mô tả công việc và yêu cầu đặt ra cho ứng viên trên quảng cáo tuyển dụng sẽ giúp giảm bớt số hồ sơ xin việc không đặt yêu cầu gửi đến doanh nghiệp.
3.4.1.4.Đăng quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện có khả năng tiếp cận với các ứng viên tiềm năng nhiều nhất.
63
Theo khuynh hướng hiện nay, Internet đang trở thành công cụ mạnh nhất cho các quảng cáo tuyển dụng. Tuy nhiên, quảng cáo trên các ấn bản chuyên ngành và các tờ báo địa phương đôi khi cũng có tác dụng rất tốt.
3.4.1.5.Xây dựng những câu hỏi sơ tuyển qua điện thoại.
Việc soạn ra những câu hỏi sơ tuyển qua điện thoại giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định được các ứng viên đạt yêu cầu và loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua nguồn sinh viên khóa luận tốt nghiệp trong khi trên thực tế đây là những ứng viên vô cùng tiềm năm. Sinh viên năm cuối chuẩn bị ra trường có một điểm chung là mong muốn được làm việc và thể hiện bản thân. Yếu tố này thúc đẩy tinh thần làm việc rất lớn nên doanh nghiệp cũng nên xây dựng mối quan hệ với các trường có giảng dạy những môn học phù hợp với các ngành hoạt động.
3.4.1.6.Xem xét các lý lịch (resume, C.V)
Ứng viên và xác định các ứng viên tốt nhất. Số hồ sơ xin việc nhận được đôi khi vượt qua ước tính của doanh nghiệp. Trong quá trình xem xét các hồ sơ này, hãy xác định đâu là những điểm doanh nghiệp cần tìm xét về kinh nghiệm, trình độ học vấn, kỹ năng làm việc. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định được các ứng viên tiềm năng.(9)
3.4.1.7.Gửi thư chào việc (offer) cho ứng viên.
Những thông tin thu thập được trong quá trình phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp có những cơ sở để xác định mức lương bổng cũng như các chương trình đào tạo cần thiết cho ứng viên được tuyển dụng.
3.4.1.8.Xây dựng kế hoạch nhân sự linh hoạt, khoa học cụ thể cho từng giai đoạn, từng thời kỳ biến công tác tuyển dụng từ thế bị động sang thế chủ động.
Hoạch định nhu cầu nhân sự là quá trình là xác định
một cách có hiệu quả những yêu cầu về số lượng, chất lượng lao động theo cơ cấu ngành nghề đáp ứng nhu cầu của các tổ chức trong doanh nghiệp ở mỗi thời kỳ.
64
Các doanh nghiệp cần phải xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Một chiến lược phát triển nguồn nhân lực đúng đắn là phải đi từ gốc theo một chuỗi nhân lực từ khâu tuyển dụng, đến đào tạo, gìn giữ và phát triển nguồn nhân lực.
Xây dựng rõ bản mô tả công việc tương ứng với từng vị trí, các yêu cầu bắt buộc với các ứng viên. Như vậy, thì quá trình sàng lọc hồ sơ sẽ hiệu quả hơn và công ty cũng sẽ sẽ chọn lọc được nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút đúng người, tránh tình trạng nhân viên vào thử việc sau vài tháng thấy không phù hợp lại nghỉ việc.
3.4.1.9.Nâng cao trình độ cho cán bộ tuyển dụng nhân sự
Các nhân viên phòng nhân sự phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, vững vàng trong công việc thì mới có thể hoàn thành nhiệm vụ, vai trò của mình và những vấn đề về nhân sự cho công ty. Những cán bộ nhân sự này phải được đào tạo về chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc đã được đào tạo nghiệp vụ tại các khóa học có liên quan đến quản trị nhân sự.
Ngoài ra, họ còn cần có trình độ ngoại ngữ để có thể cập nhật các thách thức, hoạt động quản trị nhân sự của công ty nước ngoài. Do vậy, bộ phận nhân sự phải không ngừng học tập, bồi dưỡng kiến thức nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, trách nhiệm được giao thông qua việc tham gia vào các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ do các trường, trung tâm uy tín đào tạo.
3.4.1.10 Đầu tư phần mềm tuyển dụng nhân sự
Phần mềm tuyển dụng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều nguồn ứng viên, tối giản quy trình, tiết kiệm thời gian chi phí đồng thời cho phép đánh giá được hiệu quả tuyển dụng từ đó nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Tháng 4/2020, MISA ra mắt ứng dụng tuyển dụng với những tính năng ưu việt nhất hiện nay như: tự động nhập liệu thông tin ứng viên, kết nối trực tiếp mạng xã hội để đăng bài tuyển dụng, cung cấp miễn phí website tuyển dụng, tự động gợi ý ứng viên tiềm năng…
65