Thương Mại Tùng Chiến giai đoạn 2017-2019
Trong giai đoạn 2017-2019, công ty TNHH thương mại Tùng Chiến thực hiện quy trình đào tạo cho cán bộ phòng Tài chính- Kế toán của công ty theo các bước sau:
a) Xác định nhu cầu đào tạo:
- Trong quy trình đào tạo căn bản:
Giảm bớt chi phí đào tạo: một định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc ở công ty mới, làm việc hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cũng sẽ bớt được thời gian và chi phí đào tạo một cách đáng kể.
Giảm căng thẳng cho nhân viên mới: Một định hướng công việc rõ ràng sẽ giúp người mới bớt lo sợ và giảm áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn để làm việc và tiếp thu tốt hơn các định hướng công việc.
Tối ưu doanh số: Nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn khi cảm thấy vị trí công việc phù hợp với năng lực của mình. Doanh nghiệp cần phải có định hướng công việc đúng đắn và cung cấp công cụ làm việc đầy đủ để giúp nhân viên mới hoàn thành tốt công việc, giúp team gia tăng doanh số.
Giúp quản lý thời gian hiệu quả: Khi công ty định hướng tốt ngay từ đầu thì người quản lý sẽ không mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới.
Giúp giữ chân nhân viên mới: một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có ấn tượng tốt với nhân viên, giúp họ tin tưởng và ở lại cống hiến hết mình.
- Đối với quy trình đào tạo nâng cao: + Phân tích nhu cầu của tổ chức
Mục tiêu đào tạo được xác định phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm:
• Phục vụ mục tiêu ngắn hạn của công ty (1 năm)
• Phục vụ mục tiêu trung và dài hạn của doanh nghiệp (2 -5 năm theo tầm nhìn chiến lược)
• Phục vụ mục tiêu đột xuất của doanh nghiệp (Ví dụ: thay đổi vị trí công việc thăng chức)
31
• Phục vụ mục tiêu phát triển cá nhân (khi doanh nghiệp chưa có nhu cầu đào tạo) nhằm tăng sự gắn kết hoặc phát triển lỗ trình sự nghiệp.
+ Phân tích các yêu cầu của công việc và trình độ của nhân viên
Tăng trình độ, kiến thức, kĩ năng hiện tại của các cán bộ nhân viên là mục tiêu chung của quá trình đào tạo. Vai trò của các hoạt động nghiên cứu xác định nhu cầu đạo tạo nên tùy thuộc vào sự phân công công việc và nhu cầu đổi mới hoàn thiện hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Thủ thập dữ liệu để xác định về kỹ năng cần thiết nói giúp bạn phát hiện khoảng trống giữa
• Kỹ năng năng lực hiện tại với mong muốn • Hiệu suất hiện tại và mong muốn
+ Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên:
Căn cứ vào tổng thời gian lao động cần thiết và quỹ thời gian lao động Quan sát người lao động tại nơi làm việc xem chất lượng, tốc độ, kỹ năng,… từ đó thấy được người lao động còn yếu kém ở kỹ năng nào đó rồi tiến hành đào tạo.
b) Xây dựng chương trình đào tạo:
Đối với mỗi vị trí khác nhau, công ty đưa ra các chính sách đào tạo cũng khác nhau. Chính vì vậy, công ty đã đưa ra hai quy trình đào tạo chính: quy trình đào tạo căn bản cho nhân viên mới và đào tạo nâng cao cho cán bộ cấp trưởng/ phó phòng trở lên. Bên cạnh đó công ty cũng hỗ trợ đào tạo các khóa học kỹ năng sử dụng máy tính ( Word, excel, p.p và phần mềm kế toán,…)
Quy trình đào tạo căn bản:
- Thời gian đào tạo: 2 tháng thử việc
Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
Sau quá trình tuyển dụng, khi chọn được ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị chu đáo và chào đón nhân viên mới.
Chuẩn bị từ những việc cơ bản như: máy tính, bàn làm việc, văn phòng phẩm, email công ty, bản mô tả công việc,...cho đến kế hoạch đào tạo cụ thể.
Bước 2: Chào đón nhân viên mới
32
được chuẩn bị cụ thể để giúp họ thấy được sự thân thiện và thấy thoải mái, dễ dàng hơn để hòa nhập. Một số cách công ty có thể áp dụng là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổ chức một buổi chào đón: một buổi tiệc nhẹ giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ cũng là một cách chào đón rất ấm áp.
Sắp xếp nhân viên chào đón và hướng dẫn ngay từ đầu để nhân viên mới không bị bỡ ngỡ. Có thể đưa nhân viên mới giới thiệu qua các phòng ban để nhân viên mới nắm được thông tin của các bộ phận và có cái nhìn tổng quan về công ty.
Văn hóa công ty sẽ được thể hiện tốt nhất trong việc chào đón nhân viên mới.
Bước 3: Có chương trình đào tạo và định hướng chung trong hoạt động của doanh nghiệp
Để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, các quản lý và bộ phận nhân sự cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ thông tin về doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên bao gồm:
Lịch sử thành lập và tổng quan về công ty
Bộ máy tổ chức, quy định, chính sách của công ty,... Nội quy và quy trình làm việc tại công ty làm việc 1 tháng đào tạo theo chương trình
+ 1 tháng thực tập tại công ty Sáng 8 giờ đến 11 giờ 30 phút Chiều 13 giờ đến 17 giờ 30 phút Hệ thống thông tin liên hệ của công ty Bước 4: Đào tạo kỹ năng chuyên môn
Mặc dù khi tuyển nhân sự đầu vào đều có trình độ cao đại học, cao đẳng có kinh nghiệm nhiều năm nhưng ai cũng phải trải qua khóa đào tạo này, mục đích của khóa đào tạo là để nhân viên có thể thích ứng với vị trí, nhiệm vụ công việc để đảm báo phù hợp với quy trình vận hành chung của công ty do các cán bộ cấp cao đã xây dựng tránh tình trạng sai quy trình bỏ qua các bước.
+ Đào tạo quy trình làm việc phòng tài chính – kế toán: quy trình này giúp họ biết chính xác từng phần việc cần phải làm, xác định được sai phạm, trách nhiệm thuộc về ai và cách sửa đổi sao cho phù hợp. Cách thực hiện như sau:
33
Thứ nhất, Xác định nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: là các hoạt động thường ngày được diễn ra trong doanh nghiệp, làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản; toàn bộ các giao dịch mua bán phát sinh trong ngày tại các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp sẽ được tập hợp lại để tiến hành lập chứng từ gốc cho từng nghiệp vụ
Thứ hai, lập chứng từ gốc cho các nghiệp vụ kinh tế: đây là bằng chứng xác nhận nghiệp vụ kinh tế có xảy ra và cũng là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ. Sau khi kiểm tra, phân tích các nghiệp vụ kinh tế, kế toán sẽ lập chứng từ cho các nghiệp vụ đó
Thứ ba, kiểm tra và xử lý chứng từ gốc: chứng từ được chuyển qua phòng tài chính – kế toán để kiểm tra rồi được chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt. Điều này nhằm mục đích tránh gây ra sai sót dây chuyền, gây khó khăn cho việc xử lý.
Thứ tư, ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán qua thông tin chứng từ
Thứ năm, sắp xếp chứng từ: trình tự từ trước tới sau, kế toán đứng trước, phòng ban đứng sau
Thứ sáu, thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển: nghiệp vụ này được công ty thực hiện hàng tháng để tổng hợp dữ liệu có lien quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Ngoài ra còn có các bút toán tổng kết hàng ngày. Mục đích của nghiệp vụ này là xác định số dư tài sản, nguồn vốn cũng như lãi lỗ trong kỳ. Qua đó xác định định hướng hoạt động trong tháng tiếp
Thứ bảy, khóa sổ kế toán, xác định số dư cuối kỳ: chốt các thong tin trên sổ sách, không thể sửa đổi và đây là căn cứ lập báo cáo tài chính
Thứ Tám, Lập bảng cân đối số phát sinh: dựa vào số liệu kết sổ trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh nhằm đánh giá tổng thể.
Thứ chín, lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế: dựa trên sổ cái và sổ chi tiết để lập báo cáo tài chính với 4 mẫu: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra còn phải lập Báo cáo quyết toán thuế TNDN và báo cáo thuế TNCN để nộp cho cơ quan thuế ( Thời gian nộp 90 ngày, tính từ ngày kết thúc năm tài chính). Nộp muộn phạt hành chính lãi suất 0,05%/ Ngày
34
Cuối cùng cho in sổ sách, đóng quyển và đem lưu kho.
Hình 2.2: Đào tạo nội dung công việc
Nguồn: Phòng Kinh doanh – Nhân sự
Quy trình đào tạo nâng cao:
Các cán bộ từ trưởng phòng trở lên sẽ bắt buộc phải tham gia khóa đào tạo này nhằm mục đích xây dựng chuỗi các thủ tục hành chính hợp thức hóa với luật pháp hay nói cách khác đây là khóa học đào tạo nâng cao quy trình giám sát, kiểm tra sai sót của chuỗi hệ thống từ lúc có nghiệp vụ kinh tế cho đến khi quyết toán thuế và đem sổ sách lưu kho.
Người hướng dẫn chủ yếu là các chuyên gia đến từ các công ty lớn hoặc giảng viên các trường đại học lớn trong nước.
Địa điểm: tại các trung tâm của trường đại học hoặc tại địa điểm do chuyên gia sắp xếp.
Thời gian đào tạo: 45 buổi chủ yếu là thời gian ngoài giờ hành chính.
Khóa học kỹ năng sử dụng máy tính: Thứ nhất, Xác định nghiệp vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
kinh tế, tài chính phát sinh
Thứ hai, lập chứng từ gốc cho các nghiệp vụ kinh tế
Thứ ba, kiểm tra và xử lý chứng từ gốc
Thứ tư, ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Thứ năm, sắp xếp chứng từ Thứ sáu, thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán
kết chuyển Thứ bảy, khóa sổ kế toán, xác định số dư cuối
kỳ
Cuối cùng cho in sổ sách, đóng quyển và đem lưu kho
Thứ chín, lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết
toán thuế Thứ Tám, Lập bảng cân
35
Khóa học này dành cho những cán bộ cấp cao và nhân viên chủ chốt của công ty có yêu cầu hoặc đề xuất với mục đích nâng cao kiến thức nghiệp vụ để hướng dẫn cho các nhân viên khác
Khóa học chủ yếu đào tạo về kỹ năng excel, word, p.p, … mục đích chính là thống kê số liệu, lập báo cáo tài chính và thuyết trình trước cổ đông
Địa điểm đào tạo: có 2 hình thức là đào tạo trực tuyến và đào tạo tại trung tâm, tùy thuộc vào khóa đào tạo
Thời gian đào tạo: 2 tuần
c) Đánh giá kết quả đào tạo: Lãnh đạo phòng ban sẽ tổng hợp tất cả các
đánh giá thay đổi của nhân viên sau khi đào tạo của các nhân viên trong công ty rồi đưa ra đánh giá chung.
- Công tác đánh giá dựa trên các hình thức
Đánh giá theo hình thức
Đánh giá nhân viên theo toàn diện: nhà quản lý sẽ nhận định về nhân viên của mình thông qua những nhận xét khách quan của đồng nghiệp, khách hàng về nhân viên đó. Từ đó, tổng hợp và đưa ra đánh giá mang tính toàn diện nhất
Đánh giá nhân viên theo ngang cấp: áp dụng cho những nhân viên cùng cấp bậc với nhau. Và thay vì nhà quản lý đánh giá thì các nhân viên sẽ tự đánh giá lẫn nhau. Xét theo năng lực, chuyên môn và kỹ năng mà mỗi nhân viên sẽ có cách đánh giá riêng về đồng nghiệp của mình
Đánh giá nhân viên từ cấp bậc cao đến cấp bậc thấp: các nhà quản lý sẽ trực tiếp đánh giá nhân viên của mình. Dựa trên kết quả của bảng đáng giá, nhà quản lý sẽ có những kế hoạch phát triển nhân viên theo từng phòng ban cụ thể.
Đánh giá theo mục tiêu
Đánh giá theo mục tiêu phát triển: nhà quản lý sẽ dựa trên hệ thống KPI để nắm bắt được mục tiêu phát triển của từng nhân viên. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết được nhân viên của mình có những nguyện vọng gì, có thực sự muốn gắn bó với công việc hay không. Từ đó, nhà quản lý sẽ biết cách đề ra các chiến lược phát triển năng lực cho nhân viên một cách cụ thể.
Đánh giá theo mục tiêu hành chính: dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, xuất sắc, khá, trung bình hay yếu kém. Đây cũng chính là cơ sở để
36
đưa ra những đề xuất về tăng lương hoặc xử phạt và sa thải.
Đánh giá theo mục tiêu hoàn thành công việc: Dựa trên tiêu chí hoàn thành công theo tuần, quý, tháng, năm mà nhà quản lý cũng có thể đánh giá được năng lực của nhân viên một cách chính xác. Và để có thể thực hiện được điều này thì nhà quản lý cần yêu cầu nhân viên của mình nộp báo cáo về công việc theo tuần, tháng và tổng kết năm. Dựa trên những báo cáo này, nhà quản lý sẽ biết được nhân viên của mình có đang làm tốt công việc hay không.