Do nhu cầu, mục đích của mỗi công ty khác nhau; mục đích của mỗi phòng ban trong cùng 1 công ty cũng khác nhau nên cũng có những phương thức xác định nhu cầu khác nhau, đối với riêng công ty TNHH Thương Mại Tùng Chiến đặc biệt là phòng Tài chính- kế toán, có giải pháp như sau:
48
Bƣớc 1: Phân tích tình hình, chiến lược kinh doanh để tìm ra những điểm cần phát triển của công ty
Những nhà quản trị (Giám đốc, trưởng phòng kế toán) có vai trò phân tích định hướng của công ty, khối ngành nghề mà công ty hướng tới
Ví dụ: Sắp tới công ty định hướng cải cách về công nghệ chuyển từ làm sổ sách trên giấy tờ truyền thống sang sổ sách điện tử hoặc công ty thay đổi ngành nghề kinh doanh từ công nghiệp sản xuất sang ngành dịch vụ…
Công ty phải xác định được định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới bao gồm thời gian và quy mô để các phòng ban có thể xây dựng được chương trình đào tạo.
Bƣớc 2: Xác định yêu cầu công việc và trình độ nhân viên
Đối với phòng Tài chính – Kế toán, việc cân đối các khoản thu chi, đầu vào đầu ra của doanh nghiệp khi thay đổi ngành thay đổi chiến lược có rất nhiều khó khăn, công việc này đòi hỏi khả năng ứng biến xử lý những tình huống nghiệp vụ thay đổi. Ngoài ra, việc sử dụng các kỹ năng khác để đáp ứng nhu cầu của công việc cũng có nhiều thay đổi như kỹ năng sử dụng máy tính; kỹ năng thuyết trình; ngoại ngữ; hoặc một số kỹ năng nghiệp vụ nâng cao.
Qua đó, công ty có thể xác định đối tượng và xây dựng phương thức đào tạo cũng như xây dựng bản mô tả công việc cho quá trình tuyển dụng.
Bƣớc 3: Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên
Phân tích về năng lực hiện tại của nhân viên, xác định kiến thức mà nhân viên đã có và chưa có - những kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn, qua đó có thể biết cần đào tạo cái gì cho nhân viên.
Việc phân tích các kỹ năng hiện tại của nhân viên sẽ được thực hiện thông qua quá trình gặp gỡ và trao đổi các thành viên chủ chốt. Việc xác định có thể thông qua một số phương pháp sau:
Phương pháp tính toán: Dựa vào tổng hao phí thời gian lao động cần thiết cùng với thời gian lao động cần thiết và quỹ thời gian lao động trên thực tế.
49
Phương pháp quan sát thực tế: Cần phải quan sát người lao động để đánh giá chất lượng, kỹ năng và tốc độ làm việc của họ. Từ đó sẽ nhận biết được người lao động đang yếu các vấn đề gì, và tiến hành đào tạo bổ sung.
Phương pháp điều tra phỏng vấn: Việc thiết kế bảng hỏi dựa theo bảng phân tích công việc sẽ xác định được nhân viên đang cần gì và còn đang thiếu kỹ năng gì. Đồng thời, nó cũng là cách để tìm hiểu nguyên nhân, yếu tố khiến cho nhân viên không thể đạt hiệu quả cao trong công việc.
Bƣớc 4: Xác định mục tiêu đào tạo và phát triển cụ thể
Giai đoạn này, người quản lý cần xác định rõ ràng những khoảng trống nào cần thiết ưu tiên đào tạo đầu tiên. Những kỹ năng khác có thể được đào tạo sau hoặc đào tạo trong quá trình làm việc.
Tiếp theo cần phải xác định mục tiêu trình độ sau quá trình đào tạo, số lượng nhân viên sẽ tham gia vào chương trình đào tạo và thời gian đào tạo. Những mục tiêu này càng cụ thể thì chất lượng đào tạo sẽ càng tốt. Đặc biệt, trong quá trình đào tạo cần bám sát vào những yếu tố này để có được đánh giá chính xác nhất.
Ví dụ: Nhân viên kế toán có kỹ năng về làm sổ sách trên giấy mà trong thời gian tới công ty định hướng chuyển đổi sử dụng trên hệ thống máy tính, xác định nhu cầu của môi trường kinh doanh đặt ra đó, ban lãnh đạo công ty xác định lại nhân viên có đáp ứng được nhu cầu của công ty, nhu cầu của thị trường hay không, còn thiếu kỹ năng nào để có thể thực hiện chiến lược sắp tới của công ty. Sau đó tìm hiểu nhu cầu mong muốn đào đạo tạo của nhân viên và xây dựng chương trình đào tạo.
50
ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO CỦA NHÂN VIÊN
Bộ phận : ……….
stt Tên công việc N.Viên A N.Viên B N.Viên C N.Viên D Đánh giá 1 2 3 4 5 6 Công việc 1 Công việc 2 Công việc 3 Công việc 4 Công việc 5 Công việc 6 - 1 1 1 - - - - - 3 - - - 2 2 - 1 1 3 - - - - 1 O O O Đánh giá ? O
GHI CHÚ : ( - ) Không có , 1- Tập sự , 2- Thành thạo , 3- Có kinh nghiệm , ( )
Có nhu cầu , ( ) Không có nhu cầu
Quan điểm : Mỗi công việc phải có ít nhất 2 người biết làm và ít nhất 1 người thành thạo ( mức 2 )
Ưu tiên đào tạo nâng cao và mỗi nhân viên ưu tiên dưới 3 chuyên môn .
Ngày tháng năm 20 Ngƣời lập
Quản lý trực tiếp Giám đốc bộ phận
TP. nhân sự