Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc điều hành
- Là người đại diện của công ty trên pháp luật có trách nhiệm với toàn bộ hoạt động của công ty. Ngoài ra giám đốc điều hành là người đại diện phát ngôn của công ty phụ trách việc đối ngoại với các đối tác uỷ quyền hoặc giao quyền cho cấp dưới.
- Tiếp nhận những kế hoạch kinh doanh thực hiện các kế hoạch và các phương án phát triển của công ty.
- Quyết định các vấn đề: Thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính thương mại tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất.
- Quyết định thành lập các bộ phận của công ty.
Bộ phận bảo vệ Bộ phận tài chính – kế toán Bộ phận kinh doanh Giám đốc Bộ phận nhân sự Nhân viên
Nhân viên bán hàng Nhân viên marketing
Bộ phận kỹ thuật
Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Sơ đồ 2. 1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thƣơng mại du lịch và Hỗ trợ nhân đạo
40
- Quyết định sửa đổi bổ sung điều lệ công ty quy định chế độ của công ty.
- Xác định số lượng và loại cán bộ quản lý mà công ty cần sử dụng để bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm khi cần thiết nhằm áp dụng các hoạt động cũng như các cơ cấu quản lý tốt nhất quyết định mức lương thù lao lợi ích và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động nhân viên.
- Phê duyệt số lượng lao động kế hoạch tuyển dụng chấm dứt hợp đồng lao động mức lương khen thưởng kỷ luật và các lợi ích khác của nhân viên theo phân cấp quản lý của công ty. Phê duyệt kế hoạch kinh doanh chi tiết của năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế hoạch tài chính năm.
- Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động quản lý của công ty.
- Chuẩn bị bản dự toán dài hạn hàng năm và tháng của công ty phục vụ hoạt động theo kế hoạch kinh doanh bản dự toán hàng năm (bao gồm các bảng cân đối kế toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến) cho từng năm tài chính.
Bộ phận nhân sự
- Bộ phận nhân sự thực hiện công việc xây dựng quy hoạch quản lý cán bộ công nhân viên thực hiện chế độ chính sách khen thưởng đề bạt tăng lương kỷ luật xây dựng kế hoạch lao động thực hiện chế độ tiền lương thưởng bảo hiểm xã hội chế độ an toàn lao động.
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự khi công ty thiếu người lên kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên để nâng cao trình độ chuyên môn.
Bộ phận tài chính – kế toán
- Thực hiện các công việc trong lĩnh vực công tác kế hoạch tài chính kế toán của công ty. Xây dựng kế hoạch kinh doanh chỉ đạo việc thực hiện hạch toán kế toán trong công ty. Ngăn ngừa các vi phạm chính sách chế độ của nhà nước.
- Phê duyệt và thanh toán các chi phí của các bộ phận sử dụng trong quá trình vận hành: Chi phí mua nguyên vật liệu chi phí mua công cụ dụng cụ trong
41
nhà hàng công ty chi phí điện nước … Tổng kết doanh thu chi phí theo tháng, quý năm về tình hình hoạt động của công ty.
Bộ phận bảo vệ
- Nhân viên bảo vệ còn có nhiệm vụ đảm bảo anh ninh trong công ty bảo vệ tài sản của khách và của công ty. Vận chuyển hành lý cho khách thuê xe giúp khách thực hiện công việc đón và tiễn khách cùng với nhân viên lễ tân. Hướng dẫn khách sử dụng vật dụng trong phòng các tiện ích và các dịch vụ của công ty. Xử lý kịp thời các tình huống xảy ra trong công ty để đảm bảo an ninh trong công ty.
Bộ phận kinh doanh
- Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tháng quý theo các mục tiêu nhiệm vụ được giao.
- Triển khai kế hoạch tiếp xúc khách hàng đặc biệt khách hàng là các công ty lớn chào hàng đàm phán để ký kết hợp đồng.
- Phân tích kết quả hoạt động đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Thiết lập duy trì phát triển mối quan hệ với khách hàng nắm bắt nhu cầu và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng chính xác nhu cầu của khách.
Bộ phận kỹ thuật
- Bộ phận kỹ thuật phụ trách việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của công ty và các công trình bao gồm: Hệ thống điện nước điều hoà … phát hiện ra hỏng hóc để sửa chữa kịp thời.
Tuy mỗi bộ phận có nhiệm vụ chức năng riêng song để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty cần phải có sự hỗ trợ phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác nhau trong công ty.
42