II. Điểm kết luận của Hội đồng:
B/ PHẦN NỘI DUNG
2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Sơ đồ 2. 1:Sơ đồ tổ chức của công ty
( Nguồn: Phòng TC-HC)
Chức năng của các bộ phận: Hội đồng quản trị:
HĐQT có 3 thanh viên với nhiệm kỳ là 5 năm.
Chủ tịch Hội đồng quản trị: thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điều 32 của Điều lệ công ty, cụ thể
- Là người chiệu trách nhiệm chung mọi công việc của HĐQT, tổ chức phân công nhiệm vụ cho các thành viên để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của HĐQT
- Quyết định thành lập tổ chức việc HĐQT khi cần.
- Chuẩn bị chương trình, nội dung nghị sự và chủ tọa các cuộc họp của HĐQT. - Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông, chuẩn bị chương trình, nội dung nghị sự và soạn thỏa các tài liệu phục vụ đại hội.
- Chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông về hoạt động của HĐQT, thực hiện các quyết định của Đại hội cổ đông.
Hội đồng quản trị Ban điều hành Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính - Kế toán Phòng kiểm tra chất lượng Nhà máy
9
- Thay mặt HĐQT (hoặc ủy quyền cho các thành viên khác của HĐQT) ký các văn bản do HĐQT ban hành.
Các thành viên HĐQT:
- Thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch HĐQT phân công, tuân thủ các quy định của Điều lệ công ty và quyết định của HĐQT.
Ban điều hành:
Giám đốc:
- Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT Công ty, pháp luật vè trách nhiệm điều hành của mình.
-Giám đốc là người lãnh đạo toàn diện vè có thẩm quyền cao nhát quyết định phương thức, biện pháp tổ chức điều hành quỷn lý đối với mọi hoạt động của Công ty theo Điều lệ Công ty, các quy chế và nghị quyết HĐQT.
- Giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiễm theo đề nghị của giám đốc. Giám đốc có thể đề nghị Chủ tịch HĐQT ủy quyền cho phó giám đốc hoặc người khác thay mình giải quyết một số công việc của công ty, chịu trách nhiệm về việc đề nghị của mình.
- Phó Giám đốc:
+ Phó Giám đố là người giúp việc Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực công tác do Giám đốc phân công. Việc phân công nhiệm vụ cho Phó Giám đốc được thực hiện bằng văn bản phù hợp với tình hình hoạt động của công ty trong từng thời kỳ.
+ Khi Giám đốc đi vắng, phó Giám đốc được Chủ tịch HĐQT ủy quyền điều hành hoạt động của công ty theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐQT, Giám đốc và pháp luật những công việc được ủy quyền.
+ Ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc đối với lãnh đạo các phòng Công ty và các cá nhân người lao động trong phạm vi được phân công phụ trách hoặc khi được Chủ tịch HĐQT ủy quyền là ý kiến thay mặt Giám đốc.
+ Lãnh đạo các phòng nghiệm vụ, Giám đốc nhà máy chế biến và cá nhân làm việc với Phó Giám đốc phải thực hiện nghiêm chỉnh các ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc, trường
10
hợp chưa thống nhất, cần nói rõ ý kiến của mình nhưng vẫn phải thực hiện, sau đó báo cáo lại với Giám đốc.
+ Phó Giám đốc khi kiêm nhiệm các chức vụ phụ trách các phòng Công ty phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được Giám đốc phân công phụ trách và chịu trách niệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của phòng mình quản lý.
+ Trong quan hệ làm việc có những vấn đề chưa thống nhất thì ý kiến của Giám đốc là quyết định.
- Phòng Kế hoạch: vật tư có chức năng nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn, ngắn hạn của Công ty. Nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch đã thông qua, tổng hợp tình hình tiến độ, chất lượng thực hiện kế hoạch, đề xuất các điều chỉnh, các biện pháp tăng cường, chấn chỉnh để đạt kế hoạch đã đề ra, báo cáo lãnh đạo về việc thực hiện kế hoạch. Cung cấp vật tư nguyên liệu đầu vào kịp thời, đủ số lượng, đúng chất lượng và chủng loại đồng thời quản lý việc sử dụng vật tư hiệu quả. Đảm bảo vật tư tồn kho ở mức an toàn cho sản xuất đồng thời an toàn cho việc sử dụng vốn của công ty. Thống kê, đánh giá định mức sử dụng vật tư phục vụ sản xuất và phân tích định hướng kinh doanh. Thực hiện các hợp đồng mua sắm máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất. Xây dựng đơn giá và chào giá cho khách hàng, thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
- Phòng Kế toán :Có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo qui định. Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh định kỳ. Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, hoá đơn, chứng từ kế toán theo qui định của Công ty và của pháp luật, phải xuất trình được khi có yêu cầu. Quản lý hiệu quả tiền mặt và tiền gửi, xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn trên nguyên tắc an toàn và hiệu quả. Quản lý các khoản đầu tư và đảm bảo khả năng thanh toán. Thẩm định kế hoạch vật tư, xây dựng giá thành sản phẩm, phương thức thanh toán, chi tiêu mua sắm nội bộ. Xây dựng kế hoạch quyết toán thuế an toàn, hiệu quả và giao dịch trực tiếp với cơ quan thuế, kiểm toán và các cơ quan chức năng liên quan.
- Phòng Tổ chức – Hành chính:Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về
bộ máy, bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và mục tiêu phát triển
của Công ty. Đề xuất ý kiến với Tổng giám đốc về việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ
11
luật, đề bạt, chấm dứt hợp đồng lao động với các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Quản lý nhân sự, xây dựng và giám sát việc thực hiện qui chế làm việc, nội qui cuả công ty. Quản lý, theo dõi và cập nhật hồ sơ nhân sự của Công ty. Theo dõi việc chấm công và tính lương cho CBCNV toàn Công ty. Lập bảng theo dõi đối chiếu BHXH, BHYT và các quyền lợi, nghĩa vụ khác cho CBCNV của Công ty. Xây dựng kế hoạch, các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề cho CBCNV của Công ty. Quản lý con dấu, các hồ sơ tài liệu gốc của Công ty, xác nhận các thông tin, tài liệu nội bộ khi cần thiết theo uỷ quyền của Tổng giám đốc.
- Phòng Quản lý chất lượng: Chịu trách nhiệm việc kiểm soát đánh giá về chất lượng sản phẩm trong các công đoạn của quá trình sản xuất cũng như chất lượng nguyên vật tư, vật liệu đầu vào, máy móc thiết bị trước khi đưa vào sản xuất. Tổ chức nhân viên kiểm soát sản phẩm trên các công đoạn của quá trình sản xuất, phát hiện và ngăn chặn những nguy cơ gây sai hỏng sản phẩm, lãng phí vật tư nhân công. Chịu trách nhiệm kiểm tra đánh giá về chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói và xuất hàng ra khỏi Công ty. Xây dựng các qui trình quản lý chất lượng của toàn công ty và theo dõi, báo cáo việc thực hiện các qui trình đó. Quản lý sử dụng và kiểm định các dụng cụ, thiết bị đo kiểm của bộ phận mình, đảm bảo các thiết bị đo luôn có độ chính xác.
- Phòng Kinh doanh:Có chức năng quản lý và phát triển các hoạt động kinh doanh ở thị trường nội địa nhằm vào hai mảng chính, thị trường bán lẻ và cung cấp các sản phẩm cho khách hàng. Nghiên cứu, đánh giá thị trường và tổ chức quảng bá, thâm nhập thị trường bằng các hình thức khác nhau. Phát triển nguồn cung cấp tốt và danh mục hàng hoá phong phú. Tổ chức việc trưng bày và quản lý hoạt động của các cửa hàng. Tổ chức công tác thiết kế và tư vấn cho chủ đầu tư để hỗ trợ công tác bán hàng.
Nắm bắt được các phản ánh của từng khách hàng về chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ của Công ty trong suốt quá trình cung cấp và bảo hành sản phẩm để đưa ra được. Xây dựng thương hiệu và uy tín của Công ty trên thị trường nội địa, phát triển và quản lý nội dung website của Công ty. Xây dựng và phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và các đối tác chiến lược.
12
+ Hoạt động sản xuất của công ty Cơ cấu sản xuất
Khối sản xuất đứng đầu là giám đốc sản xuất, có chức năng nhiệm vụ tiếp nhận các lệnh sản xuất của Tổng giám đốc hoặc bộ phận Kế hoạch vật tư và lập kế hoạch sản xuất của từng bộ phận trực thuộc cho các niên độ ngắn hạn: tuần, tháng. Quản lý việc sản xuất theo đúng yêu cầu kỹ thuật, số lượng, thời gian giao hàng của từng loại sản phẩm. Quản lý và sử dụng hợp lý các nguồn sự của Công ty: nhân sự, máy móc, thiết bị, nhà xưởng, nguyên liệu, vật tư tại cơ sở sản xuất của Công ty.
Khối sản xuất có đơn vị trực thuộc là khối phục vụ sản xuất gồm Tổ thống kê, Tổ cơ điện; Xưởng sấy phôi và Xưởng lựa phôi; 3 dây chuyền sản xuất riêng biệt: DC1 – DC2 – DC3, mỗi dây chuyền bao gồm Xưởng máy và Xưởng hoàn thiện; Khối sản xuất độc lập bao gồm Xưởng mộc nội thất. Các phân xưởng có thể được chia thành nhiều tổ với qui mô khác nhau tuỳ thuộc vào điều kiện sản xuất cụ thể của từng giai đoạn.
- Phân xưởng sấy phôi: Có chức năng tiếp nhận nguyên liệu (phôi), tiến hành phân loại theo kích thước, thực hiện công việc sấy phôi theo đúng qui trình (xếp phôi, vào lò, ra lò), theo dõi và kiểm tra liên tục qui trình sấy đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Sắp xếp và quản lý nguyên liệu đảm bảo an toàn cả về số lượng và chất lượng trước khi bàn giao cho phân xưởng lựa phôi.
- Phân xưởng lựa phôi: Có chức năng phân loại, sắp xếp đã sấy theo đúng kích thước phôi qui định, phục vụ yêu cầu của sản xuất, đảm bảo chất lượng phôi gia công theo đúng yêu cầu. Xử lý những loại phôi có khuyết tật sau khi sấy để tạo ra phôi có tiêu chuẩn đúng qui định để đưa vào gia công chi tiết.
- Dây chuyền sản xuất: Các dây chuyền sản xuất độc lập được qui hoạch để đảm nhận sản xuất từng chủng sản phẩm khác nhau nhưng vẫn có thể tương trợ lẫn nhau trong từng khâu khi cần thiết. Các dây chuyền được chia thành nhiều tổ sản xuất tuỳ thuộc và tính chất đặc thù của dòng sản phẩm được sản xuất trên dây chuyền đó.
13
+ Tổ sơ chế: Thực hiện các bước gia công ban đầu trên máy, đảm bảo các kích thước yêu cầu kỹ thuật đề ra với từng loại sản phẩm.
+ Tổ tinh chế: Tiến hành gia công các chi tiết theo theo kích thước định hình của bản vẽ thiết kế của từng loại sản phẩm. Thực hiện đúng các qui trình để hoàn thiện chi tiết sản phẩm đảm bảo yêu cầu, chất lượng kỹ thuật.
+ Tổ lắp ráp: Tiếp nhận các chi tiết đã được gia công tinh chế đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Tiến hành lắp ráp thành cụm chi tiết và các sản phẩm hoàn thiện theo yêu cầu chất lượng kỹ thuật của từng sản phẩm.
+ Tổ hoàn thiện bề mặt: Thực hiện công tác hoàn thiện bề mặt sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật của từng sản phẩm (hình dạng, mẫu mã,…) theo chỉ định của từng loại sản phẩm. Tuân thủ các qui trình kiểm tra chất lượng, đúng yêu cầu kỹ thuật mới được đóng gói và xuất Xưởng.
- Xưởng cơ điện: Có chức năng theo dõi hoạt động của hệ thống cấp điện cho hoạt động sản xuất của các bộ phận phân xưởng cũng như toàn công ty. Lập phương án và thực hiện các công việc liên quan để phục vụ việc sử dụng điện, máy móc thiết bị một cách tối ưu. Kiểm tra bảo dưỡng máy móc thiết bị theo đúng định kỳ, sửa chữa khắc phục sự cố hỏng hóc của máy móc thiết bị phục vụ sản xuất và hệ thống điện nước của công ty. Gia công các chi tiết theo thiết kế, bản vẽ và làm các công việc liên quan khác khi có phiếu yêu cầu công việc. Tham gia các hạng mục công việc liên quan đến cơ điện trong các phần sửa chữa, cải tạo và xây dựng cơ bản của công ty.
- Tổ thống kê: Có chức năng theo dõi và có ghi chép đầy đủ số lượng dở dang và hoàn thành của từng nhóm, tổ sản xuất theo từng ca, ngày làm việc. Lập báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của người quản lý về các số liệu liên quan đến sản lượng sản xuất ở các công đoạn trong nhà máy.
Ngoài ra khối sản xuất còn có trách nhiệm phối hợp cùng các phòng ban khác để đảm bảo thực hiện được tốt các kế hoạch sản xuất đã đề ra:
14
- Phối hợp với phòng Kế hoạch vật tư để lập kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị, phụ tùng.
- Phối hợp với phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm tra sát hạch tay nghề đảm bảo cho việc nâng bậc lương cho người lao động.
- Phối hợp với phòng Quản lý chất lượng để khắc phục và ngăn ngừa các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất.
Đặc điểm sản phẩm
Sản phẩm của Công ty bao gồm dòng sản phẩm xuất khẩu và dòng sản phẩm nội địa. Sản phẩm được dùng trong gia đình rất tiện dụng như nĩa, dao, muỗng..
15
