3.1.2.1. Quản lý nhân sự
Phân hệ này cho phép định nghĩa và quản lý toàn bộ cơ cấu tổ chức của đơn vị, có tính mở cao, đảm bảo sự mở rộng và thay đổi cơ cấu tổ chức nếu xảy ra trong quá trình sử dụng
Hệ thống xây dựng công cụ để ghi nhận và cung cấp thông tin một cách có hệ thống quá trình lịch sử bản thân, gia đình; diễn biến quá trình hoạt động, công tác, đào tạo, bồi dưỡng v.v…
Hệ thống cho phép thiết lập, lưu trữ, quản lý toàn bộ danh sách trích ngang và hồ sơ nhân sự với công cụ hỗ trợ dung lượng lớn, được bố cục thành các nhóm thông tin logic như: Thông tin giao tiếp; Đặc tính cá nhân; Tham gia các tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức tư vấn; Trình độ học vấn; Quá trình công tác; Quá trình đào tạo, bồi dưỡng; BHXH; Sức khỏe và BHYT; Khen thưởng, Kỷ luật; Đặc điểm lịch sử bản thân; Quan hệ nước ngoài; Đặc tính cần quan tâm; Thân nhân; Hoàn cảnh kinh tế gia đình; Hợp đồng lao động.
Hệ thống đáp ứng được yêu cầu quản lý nhân sự của một doanh nghiệp như:
o Quản lý nhân sự theo các loại hợp đồng khác nhau.
o Tổ chức, thiết kế cơ cấu danh mục chức danh cán bộ.
o Cán bộ nghỉ hưu, cán bộ thôi việc, chuyển công tác sang cơ quan khác và
những cán bộ đặc biệt (như biệt phái cho công tác theo vụ việc v.v…) được lưu trữ theo t ng năm và có thể tìm kiếm dễ dàng.
o Toàn bộ quá trình công tác, các chức vụ đã kinh qua, các chức danh kiêm
nhiệm, các nghiệp vụ chuyên môn, những chuyến đi công tác trong, ngoài nước, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm.
o Quá trình được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ; về an toàn
bảo hộ lao động.
o Quản lý những gián đoạn trong công tác
Thông tin về sức khỏe cán bộ được kết cấu theo t ng năm để lãnh đạo có thể phân công lao động hợp lý và có kế hoạch chăm sóc, nâng cao sức khỏe.
3.1.2.2. Quản lý tuyển dụng
Hồ sơ ứng viên: Quản lý thông tin hồ sơ của ứng viên, bao gồm: Họ tên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, email, số CMT/Hộ chiếu, bằng cấp (Đại học, Cao đ ng,..), trình độ chuyên môn, bộ phận - phòng ban ứng tuyển, vị trí tuyển dụng, ngày nộp hồ sơ, nguồn thông tin (nơi biết thông tin tuyển dụng: bạn bè giới thiệu, mạng internet, SVTT,…), ảnh, Quá trình công tác (nếu có) của ứng viên…
Thông tin đợt tuyển dụng: Phân hệ bao gồm các chức năng: Quản lý thông tin đợt tuyển, danh sách các môn thi ngày thi, danh sách ứng viên tham gia đợt thi. Các
Khoa Công Nghệ Thông Tin – Đại học Công nghệ Hà Nội Trang 79
thông tin đợt tuyển bao gồm: Mã đợt tuyển dụng, ngày tuyển, tuyển vào bộ phận gì, cho vị trí nào, các môn thi (mỗi đợt tuyển dụng bao gồm các môn thi, mỗi môn thi có điểm tối đa và điểm tôi thiểu mà ứng viên phải đạt), và danh sách các ứng viên tham gia đợt tuyển dụng.
Quá trình tuyển dụng: Sau khi các ứng viên đã tham gia các kỳ thi tuyển, hệ thống quản lý và xử lý kết quả thi tuyển, nếu nhân viên đạt sẽ được tham gia ký hợp đồng thuê lao động.
Chuyển đổi ứng viên: Khi một ứng viên được tuyển dụng thành nhân viên thì toàn bộ các thông tin về ứng viên sẽ được tự động chuyển thành thông tin nhân viên
3.1.2.3. Đánh giá hiệu suất, phát triển năng lực nhân viên
Với các hệ thống quản lý nguồn lực hiện đại, việc đánh giá hiệu suất của nhân viên là không thể thiếu. Phân hệ này bao gồm các đặc tính sau đây :
Là một ứng dụng đánh giá dạng selfservice (tự đánh giá) dùng cho các đối tượng là nhân viên, cán bộ quản lý và cán bộ quản trị nhân sự. Phân hệ này được sử dụng như một công cụ cho việc lập kế hoạch, cộng tác, trao đổi thông tin, đánh giá và giám sát đánh giá với 2 mục đích: Hiệu suất làm việc và sự phát triển của nhân viên
Hỗ trợ nhân viên, cán bộ quản lý lập kế hoạch, đánh giá mục tiêu phát triển và
thực hiện công việc của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức, bao gồm cả việc đánh giá và khen thưởng kết quả thực hiện công việc đúng quy định của tổ chức.
Cho phép linh hoạt trong việc thiết lập các tiêu chí đánh giá cho các mục đích
khác nhau bởi việc tạo các mẫu đánh giá tương ứng. Với tính năng này, người dùng có thể thực hiện các nhiệm vụ như :
o Xây dựng bản đánh giá.
o Thiết lập các tiêu chí đánh giá.
o Thực hiện đánh giá.
o Cho phép nhiều đối tượng cùng tham gia đánh giá nhân viên và tập hợp
được kết quả đánh giá của các đối tượng tham gia để làm căn cứ có được kết quả đánh giá chính xác nhất.
o Cán bộ quản lý xem xét và phê duyệt kết quả đánh giá. Căn cứ trên kết
quả đánh giá nhân viên (điểm số và xếp hạng), cán bộ quản lý có thể biết được hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như những kỹ năng còn thiếu, còn yếu để định hướng cho nhân viên hoàn thiện trong các kỳ tiếp theo
3.1.2.4. Quản lý thời gian làm việc
Phân hệ cung cấp giải pháp giúp việc quản lý và báo cáo nhân sự được linh hoạt, chính sách và dễ thực hiện.
Khoa Công Nghệ Thông Tin – Đại học Công nghệ Hà Nội Trang 80
Cung cấp khả năng tạo lập mọi qui luật cho báo cáo, quản lý hoặc xử lý thời gian theo quy định làm việc của doanh nghiệp. Việc định nghĩa qui luật xử lý thời gian giúp giảm thiểu can thiệp của người dùng, kiểm tra dữ liệu và áp dụng các qui trình thống nhất trong toàn hệ thống.
Ngoài ra phân hệ còn giúp quản lý báo cáo chấm công t các thiết bị đo thời gian khác nhau, và phân công lao động, giúp theo dõi chi phí nhân công cho t ng đầu việc ở mức hết sức chi tiết.
Các chức năng chính của phân hệ :
Báo cáo giờ làm việc của nhân viên.
Lập kế hoạch.
Xử lý các ngoại lệ.
Phân nhóm nhân viên.
Theo dõi thời gian nghỉ bù.
Theo dõi việc nghỉ làm.