7. Kết cấu của ĐA/KLTN:
3.2.2 Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các hoạt động tuyển chọn
- Kết hợp tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ đúng địa điểm và ngày giờ đã thông báo. Cần phải thực hiện tốt khâu lọc hồ sơ ban đầu nhằm loại ngay từ đầu những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu, tránh gây lãng phí về mặt thời gian và chi phí dành cho tuyển dụng. Để làm được điều này, những người chịu trách nhiệm sàng lọc các ứng viên phải đưa ra các tiêu thức sàng lọc một cách cụ thể, rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn đảm bảo khách quan công bằng của tuyển dụng. Các tiêu thức sàng lọc cơ bản là: trình độ chuyên môn, cấp bậc đã qua đào tạo, kinh nghiệm, khả năng giải quyết công việc, yêu cầu về tính cách, tâm lý…
- Chuẩn bị địa điểm thi, dụng cụ, bài thi để sử dụng trong khi thi tuyển, phỏng vấn một cách chu đáo,công bằng, khách quan. Địa điểm thi phải được bố trí, trang bị đủ dụng cụ cần thiết như bàn ghế, giấy thi, bảng hỏi… đảm bảo không bị ảnh hưởng, không bị làm phiền trong quá trình thi tuyển. Bộ phận ra soạn đầy đủ đề thi từ trước và cần chú ý trong khâu ra đề. Các bài thi phải rõ ràng, đề bài dễ hiểu, nội dung các bài thi phải đảm bảo đáp ứng được mục đích thi tuyển, tập trung vào những nội dung mà nhà tuyển dụng muốn kiểm tra.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong phỏng vấn.
Phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn trực quan sinh động về ứng viên, nếu đánh đúng thì sẽ ra quyết định đúng. Khâu phỏng vấn phải được tiến hành một cách chuyên nghiệp bài bản. Tùy từng vị trí tuyển dụng mà thành viên hội đồng phỏng vấn sẽ là khác nhau.
Không khí của buổi phỏng vấn: Ứng viên đến thăm dò tìm hiểu công ty, điều kiện làm việc của công ty, nhà tuyển dụng tìm hiểu kỹ về ứng viên. Phỏng vấn viên đôi khi trình độ thấp hơn ứng viên nên câu hỏi có thể gây khó chịu, ngược lại thì đặt câu hỏi quá cao gây căng thẳng cho ứng viên. Vì vậy, cần tạo không khí thoải mái trong phỏng vấn, tạo cơ hội cho ứng viên bộc lộ khả năng của mình.
Khi đặt câu hỏi cần phải chú ý tới các yêu cầu sau: Xác định rõ mục tiêu phỏng vấn, lĩnh vực phỏng vấn tuyển dụng, câu hỏi cần chính xác ngắn gọn, tạo cơ hội
cho ứng viên trình bày đầy đủ hiểu biết của mình, điều khiển hướng dẫn để ứng viên không tránh né câu trả lời.
Câu hỏi phỏng vấn nên tập trung vào: Công việc, tổ chức cơ quan làm việc trước đây của các ứng viên, trình độ học vấn, nhân sinh quan.
Thời gian phỏng vấn: Những ứng viên kém chỉ nên phỏng vấn trong viong 15-20 phút, ứng viên giỏi thì tăng 40-45 phút, không nên kéo dài thời gian phỏng vấn tránh gây mết mỏi cho cả hai bên.
- Giai đoạn thử việc là giai đoạn quan trọng để tổ chức đưa ra quyết định tuyển chọn. Nếu như qua các bài thi, các cuộc phỏng vấn, khả năng, trình độ của ứng viên mới chỉ được thể hiện qua lời nói thì khi thử việc nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng đó, trình độ đó của ứng viên là thật hay giả, đáp ứng được yêu cầu công việc hay chưa? Công ty cần đưa ra chương trình thử việc và bảng đánh giá thời gian thử việc hợp lý. Sau đây là mẫu mà công ty có thể tham khảo, áp dụng:
CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN BM/TCHC/01.05
CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC
(Áp dụng cho nhân viên văn phòng, khối gián tiếp và cấp quản lý)
Họ tên:……….. ……… Bộ phận:………. ……….. Chức vụ:……… .……….. Ngày nhận việc:………
Người quản lý trực tiếp:……….
Chức vụ:……….………
A. DANH MỤC CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG GIAI ĐOẠN THỬ VIỆC STT CÔNG VIỆC TRÁCH NHIỆM TỈ TRỌNG (%) KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC
B. XÁC NHẬN:
Cán bộ quản lý trực tiếp
Ngày:……./………/………
Nhân viên thử việc chấp nhận chương trình Ngày:………./…………/………
Bảng 3.2 Biểu mẫu Chương trình thử việc. CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN BM/TCHC/01.07 Phòng Hành chính nhân sự BẢNG ĐÁNH GIÁ SAU THỜI GIAN THỬ VIỆC (Áp dụng cho nhân viên văn phòng, khối gián tiếp và cấp quản lý) Họ tên:………..
Bộ phận:………
Chức vụ:………....
Ngày nhận việc:………...
Người quản lý trực tiếp………Chức vụ……….
A. CÔNG VIỆC HIỆN TẠI ĐANG THỰC HIỆN (Xếp theo thứ tự ưu tiên):
TT
B. CẤP QUẢN LÝ TRỰC TIẾP ĐÁNH GIÁ (Điểm số tối đa là 10 điểm)
TT SO VỚI YÊU CẦU CÔNG VIỆC PHẦN ĐÁNH GIÁ ĐIỂM SỐ
Tính phức tạp
Khối lượng công việc (số giờ làm việc trong ngày)
Tính sáng tạo, linh động Tính phối hợp, tổ chức Tinh thần trách nhiệm Tính kỷ luật
Kết quả đạt được Kinh nghiệm giải quyết Kỹ năng chuyên môn 0
Khả năng quản lý, điều hành
Bảng 3.3 Bảng đánh giá sau thời gian thử việc.
3.2.2 Hoàn thiện các hoạt động tuyển chọn
3.2.2.1 Xác định nhu cầu, mục tiêu, số lượng chuẩn
Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong công tác đào tạo, có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác đào tạo nguồn nhân lực. Nếu xác định chính xác là cơ sở để công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt hiệu quả cao, nếu xác định sai sẽ gây lãng phí công sức tiền bạc, thời gian cho tổ chức. Hiện nay công tác đào tạo tại công ty còn có nhiều hạn chế. Do đó để xác định đúng nhu cầu đào tạo, công ty cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích con người và phân tích nhiệm vụ.
- Phân tích tổ chức là phân tích mức độ đạt được các mục tiêu của các bộ phận thông qua các chỉ tiêu như năng suất, chất lượng, hiệu quả.
- Phân tích nhiệm vụ: sử dụng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc để xác định các nhiệm vụ quan trọng, kiến thức và kỹ năng hành vi cần phải chú trọng để đào tạo cho người lao động giúp đỡ họ hoàn thành công việc
tốt hơn. So sánh giữa trình độ hiện có của người lao động với yêu cầu của công việc để xác định ra khoảng cách tồn tại. Đối với những người lao động thực hiện công việc chưa tốt do thiếu hụt các kiến thức, kỹ năng, năng lực thì sẽ phải tiến hành đào tạo để giúp họ hoàn thành tốt công việc.
- Phân tích con người: thông tin lấy từ hồ sơ nhân viên, đặc biệt nhấn mạnh thông tin kết quả thực hiện công việc qua các thời kỳ mà nhân viên đã làm việc trước đó. Đồng thời cũng cần phải quan tâm tới nhu cầu nguyện vọng được đào tạo nâng cao trình độ của người lao động. Điều này rất quan trọng và có ảnh hưởng tới kết quả đào tạo vì nếu nhu cầu đào tạo của công ty phù hợp với nhu cầu đào tạo của bản thân người lao động thì sẽ tạo động lực để người lao động tích cực học tập.
Từ kết quả phân tích và kết quả đánh giá trên phải xác định được đồi tượng đào tạo là ai và số lượng là bao nhiêu. Mục tiêu của chương trình đào tạo cần rõ ràng, cụ thể. Đối với từng đối tượng đào tạo cụ thể công ty phải đề ra những mục tiêu mà họ cần phải đạt được sau mỗi khoá đào tạo.
