2.2.1..1. Mô hình cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH P N N
Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm 5 phòng ban như hình dưới đây, mỗi phòng ban đảm nhận trách nhiệm, nhiệm vụ riêng
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Phòng tài chính - kế toán Phòng nhân sự Phòng tổ chức -hành chính
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
( Nguồn - Phòng Tổ chức hành chính )
Qua sơ đồ trên ta thấy, bộ máy quản trị của Công ty TNHH P N N là mô hình theo kiểu chức năng. Các phòng ban trong công ty không trực tiếp ra các quyết định quản lý, mà chỉ thực hiện các công việc chuyên môn của mình, tiến hành nghiên cứu,
hỗ trợ, đôn đốc các đơn vị, xí nghiệp sản xuất, nhằm tham mưu cho Giám đốc. Đồng thời các quyết định quản lý được truyền xuống theo tuyến dọc.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc: Phụ trách tổng quát, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, các cửa hàng trực thuộc. Giám đốc có trách nhiệm tổng hợp các đề xuất của bộ máy giúp việc, ra quyết định trong toàn Công ty, xây dựng kế hoạch hàng năm, hàng quý và lên phương án liên doanh liên kết.
Phòng kinh doanh
Lập kế hoạch kinh doanh
Xây dựng và giám sát hệ thống khách hàng, các cửa hàng các kênh phân phối Kí kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm
Tổ chức các hoạt động marketing
Thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm , đảm bảo kế hoạch đề ra
Báo cáo đúng thực trạng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường nêu rõ nguyên nhân thực trạng đó và tìm ra giải pháp trong từng thời kì kinh doanh.
Tìm hiểu thị trường : thu thập các thông tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng, thu thập các thông tin của đối thủ cạnh tranh , phân tích các thông tin đó hiệu quả nhất để đề xuất những chiến lược kinh doanh trong từng thời kì.
Phòng tổ chức – hành chính: Nhiệm vụ của phòng là phối hợp thực hiện với các phòng ban khác để các công việc của công ty được thực hiện có hiệu quả. Chức năng của phòng là:
Tổ chức giám sát việc thực thi các nội quy của công ty Lập kế hoạch nhân sự cho các phòng ban các dự Tổ chức lịch làm việc của giám đốc và các phòng ban Tố chức về mặt tiền lương, nhân sự cho công ty
Phòng tài chính - kế toán : Nhiệm vụ của phòng là thực hiện quản lý về tài chính và kế toán của doanh nghiệp.Chức năng :
Huy động vốn phục vụ cho kinh doanh Kiểm soát các hoạt động tài chính Tổ chức hạch toán kết quả kinh doanh
Phòng kỹ thuật
Phòng Kỹ thuật có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm.
Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
Xác nhận về thời gian hoàn thành chất lượng công việc của tất cả các lệnh sản xuất để làm cơ sở thanh toán tiền lương, tiền công cho công nhân.
Soạn thảo, xây dựng quy trình công nghệ để thi công các sản phẩm.
Phòng nhân sự
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra, an ninh quốc phòng, pháp chế.
Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất.
Xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trong công ty
Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; công tác đánh giá cán bộ quản lý theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm.
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ. Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, nhân viên.
Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ, nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực.
Lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.
Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương các đơn vị.
Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, nhân viên, người lao động.
2.2.1.2. Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp Về số lượng:
STT Phòng ban Số lượng 1 Phòng tài chính – kế toán 7 2 Phòng kinh doanh 18 3 Phòng kỹ thuật 135 4 Phòng tổ chức – hành chính 10 5 Phòng nhân sự 10 6 Tổng 180 (Nguồn - Phòng nhân sự) Về chất lượng lao động:
Công ty TNHH P N N có một đội ngũ đông đảo là các kỹ sư và các cán bộ chuyên môn về lĩnh vực tự động hoá và thiết bị đo lường, về lĩnh vực môi trường, về lĩnh vực kinh doanh… Phần lớn đều tốt nghiệp các trường đại học có uy tín như: Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Xây Dựng Hà Nội, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Đại học Thương Mại Hà Nội và các trường cao đẳng khác trong cả nước...
2.2.1.3. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp
ĐVT : Người Phòng ban Trình độ Giới tính Độ tuổi Đại học Cao đẳng Khác Nam Nữ Dưới 40 tuổi Trên 40 tuổi Tài chính - kế toán 3 2 2 2 5 4 3 Kinh doanh 5 10 3 12 6 14 4 Kỹ thuật 8 10 117 120 15 130 5 Tổ chức- hành chính 3 5 2 4 6 7 3 Nhân sự 5 3 2 6 4 8 2 (Nguồn - Phòng nhân sự)
Bảng 2.3. Cơ cấu lao động của Công ty năm 2014
Nhận xét:
Về độ tuổi: Công ty có đội ngũ lao động khá trẻ. Như vậy, công ty đang có xu hướng tuyển dụng các lao động trẻ, nhiệt tình, nhanh nhẹn và có kinh nghiệm làm việc.
Về giới tính: Do công ty sản xuất và xây dựng nên lao động chính là nam giới vì họ am hiểu lĩnh vực này hơn so với nữ giới
Đội ngũ nhân viên của công ty tương đối lớn. Số lượng lao động của công ty khá cao. Do đặc thù là công ty sản xuất và xây dựng nên công ty cần một số lượng lớn công nhân kỹ thuật. Tuy số lượng lao động năm 2014 có xu hướng giảm so với năm 2013 nhưng không đáng kể. Về chất lượng lao động lao động công nhân kỹ thuật chiếm tỷ trọng cao.
Nhận xét chung : Cơ cấu còn nhiều điểm chưa hợp lý, gây ra các cản trở cho
công tác quản lý, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của Công ty.
Mặc dù đã có sự cơ cấu lại các phòng ban, công tác cán bộ có cũng có nhiều sự cố gắng trong sắp xếp, điều chuyển nhân sự cho hợp lý nhưng về cơ bản vẫn không khác cơ cấu cũ là mấy.
Hiện nay, số lượng phòng ban tương đối đầy đủ, nhân viên trong Công ty cũng khá lớn. Song lại chưa có sự sắp xếp hợp lý. Có nhiều phòng ban số lượng nhân viên rất lớn trong khi những bộ phận khác lại đang thiếu người, dẫn đến có phòng nhân viên không có việc làm, nhưng có phòng ban khối lượng công việc lại quá lớn làm cho công việc bị ách tắc.