Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Nhân viên Sales của công ty luôn tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới cho công ty bên cạnh các khách hàng đã hợp tác lâu dài, tìm kiếm, tiếp cận các dự án sắp đầu tư, tiến hành triển khai tiếp cận khách hàng giới thiệu về các dịch vụ mà công ty đáp ứng, phục vụ cho khách hàng một cách tốt nhất, hoặc là thông qua giới thiệu của bạn bè khi khách hàng có nhu cầu sẽ tự liên lạc với công ty để yêu cầu vận chuyển hàng hóa.
Khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng, nhân viên công ty sẽ tiến hành tư vấn về các dịch vụ mà công ty có thể cung cấp.
Tư vấn về tuyến đường: lựa chọn hành trình và phương tiện vận tải phù hợp Tư vấn về các chứng từ cần có cho lô hàng
Tư vấn về bảo hiểm hàng hóa cho lô hàng: lựa chọn loại bảo hiểm phù hợp với lô hàng
Nhân viên sẽ lấy dữ liệu thông tin từ khách hàng, thông tin lô hàng: số lượng, trọng lượng, kích thước, bảo hiểm, cảng nhận hàng, cảng dỡ hàng.
Bước 2: Đàm phán, chào giá, ký kết hợp đồng
Trên cơ sở những thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên sẽ tiến hàng lựa chọn dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng sao cho hiệu quả công việc cao nhất.
Và cũng trên cơ sở này, tính toán các chi phí liên quan, nhân viên sẽ chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và các giấy tờ liên quan đến lô hàng đều được lưu lại để đối chiếu khi cần thiết.
Nhân viên công ty sẽ xem xét về: + Số lượng container vận chuyển + Thời gian vận chuyển
+ Phương tiện vận chuyển
+ Các thủ tục bốc, dỡ, khai hải quan, kiểm hóa Cân nhắc, xem xét và báo giá cho khách hàng.
Sau khi đã thống nhất giá cả, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng với các điều khoản đã thỏa thuận. Đây là một khâu rất quan trọng, hợp đồng thể hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của bên khách hàng và người giao nhận về phương tiện vận tải, địa điểm đi – địa điểm đến, thời gian đi, thời gian đến, phương thức thanh toán …..
Bảng 2.5: Bảng báo giá của công ty Vietranstimex: Giá cước dịch
vụ của các
công ty Vietranstimex Vinatrans Vietfract Germatrans Dịch vụ trọn gói 15.500.000d/20 15.520.000d/20 15.522.000d/20 15.510.000d/20 Thủ tục hải quan 200.000d/bộ 205.000d/bộ 210.000d/bộ 205.000d/bộ Kho bãi/1 ngày đêm 250.000d/20’ 395.000d/40’ 255.000d/20’ 400.000d.40’ 249.000d/20’ 405.000d/40’ 260.000d/20’ 395.000d/40’ Vận tải nội địa 1.850.000d/20’ 1.857.000d/20’ 1.800.000d/20’ 1.859.000d/20’ Khu vưc nội
thành Đà
Nẵng 3.500.000d/40’ 3.525.000d/40’ 3.520.000d/40’ 3.500.000d/40’ Đà Nẵng- Tp
HCM 6.000.000d/20’ 6.115.000d/20’ 6.105.000d/20’ 6.120.000d/20’ (Nguồn: Tổng hợp từ các báo giá năm 2014 của các công ty trên)
Công ty có một chiến thuật khá hiệu quả là tư vấn cho khách hàng mức cước phí dịch vụ vận chuyển công ty so với công ty khác bằng cách đưa ra số liệu chứng minh để thuyết phục khách hàng.Tuy nhiên, đó là chiến thuật mang tính chất tạm thời đối với những khách hàng trực tiếp đến công ty thì mới được biết những mức cước phí đó vì vậy khả năng khách hàng đến công ty không nhiều. Công ty nên mở riêng một trang web để có thể giới thiệu riêng những dịch vụ, các cước phí vận chuyển… từ đó những khách hàng ở xa cũng có thể được biết => Công ty sẽ có thêm nhiều khách hàng nữa
Bước 3: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động nhập khẩu, vì đây là cơ sở để làm các thủ tục: thủ tục hải quan, thủ tục với cảng, với đại lý hãng tàu, đồng thời bộ chứng từ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng, là cơ sở để người nhập khẩu thanh toán cho người xuất khẩu.
Khi đã có đầy đủ thông tin về lô hàng, dữ liệu lô hàng và nhận bộ chứng từ. Thu thập các dữ liệu chứng từ cần thiết để nhập một lô hàng.
Bộ chứng từ công ty nhận được từ phía người xuất khẩu gồm có: - Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list)
(Chứng từ xem ở phần phụ lục)
Đây là 3 chứng từ cơ bản mà công ty nhận được, ngoài ra tùy từng mặt hàng sẽ có thêm các loại giấy tờ khác
Xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho công ty biết khi có sự điều chỉnh gấp.
Sau khi đã kiểm tra xong, gửi mail cho khách hàng xem xét và duyệt, trong thời gian này, tiến hành đăng kí tờ khai hải quan cho lô hàng.
Bước 4: Đổi B/L lấy D/O (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi nhận được thông báo tàu đến và thông báo nhận hàng (Notice of arrival và Shipping Advice)
Cán bộ giao nhận của công ty sẽ lấy B/L từ trong bộ chứng từ, đem B/L lên đại lý hãng tàu để tiến hành đổi lấy D/O. Đại lý tàu tại cảng dỡ ký phát D/O (Delivery Order), thông thường 1 B/L đổi được 3 D/O. Làm thủ tục nhập khẩu, hàng nguyên cont đi tới đại lý hãng tàu làm thủ tục đóng thuế và ký cược mượn cont. Sau khi lấy được lệnh từ hãng tàu, công ty gửi thông báo đến cho chủ hàng bằng fax hoặc email để chủ hàng sắp xếp chuẩn bị nhận hàng.
Bước 5: Khai báo hải quan
Khai báo hải quan là một công đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hóa XNK, tùy thuộc vào chủ hàng mà công ty có thực hiện việc khai thuê hải quan hay không. Thông thường thì chủ hàng giao cho công ty làm trọn gói các dịch vụ, nhưng cũng có trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục hải quan thì công ty chỉ thực hiện các công việc còn lại.
Việc khai thuê hải quan được tiến hành một cách chặt chẽ. Tuy người khai thuê hải quan được ủy quyền hoặc có giấy giới thiệu đứng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai thuê không có giấy chứng nhận công nhận có đầy đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục hải quan cấp thì người khai thuê hải quan cũng không được phép thực hiện việc khai thuê thủ tục hải quan.
Vietranstimex có đầy đủ chức năng và quyền hạn để thực hiện dịch vụ khai thuê hải quan thay mặt cho chủ hàng và làm thủ tục hải quan XNK.
Sơ đồ 2.4: Quy trình khai thuê hải quan
Khai báo hải quan điện tử
Xuất trình bộ hồ sơ hải quan
Hải quan kiểm tra hồ sơ
Tờ khai hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để hải quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai báo với thực tế về: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, phẩm cấp hàng hóa …để từ đó xác định hàng thuộc đối tượng chịu thuế hay miễn thuế.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, bộ hồ sơ gồm có: - Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu
- Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương - Hóa đơn thương mại
- Bản kê chi tiết hàng hóa - Vận đơn đường biển (B/L)
- Giấy phép XNK (trường hợp hàng có hạn nghạch, chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (đối với những loại hàng được tính thuế xuất ưu đãi) Sau khi nhân viên của công ty xuất trình bộ hồ sơ hải quan, nhân viên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Phân luồng hàng hóa làm ba luồng
+ Luồng xanh: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
+ Luồng vàng: kiểm tra xác xuất, 5% tổng số hàng hóa + Luồng đỏ: kiểm tra toàn bộ lô hàng
Sau khi hoàn thành xong việc khai thuê hải quan, nhân viên hải quan sẽ đóng dấu “Đã hoàn thành thủ tục hải quan” vào tờ khai hàng nhập khẩu và nhân viên công ty sẽ phải nộp lệ phí cho hải quan.
Sau quá trình kiểm hóa nhân viên hải quan sẽ tiến hành cắt seal phía ngoài cont cho lô hàng.
Bước 6: Nhận hàng
Sau khi đăng kí thành công tờ khai hải quan và lãnh đạo hải quan duyệt phân luồng, cán bộ đăng kí tờ khai phải mang bộ chứng từ khai báo nhận hàng (bản lưu người khai hải quan) xuất trình cho hải quan giám sát bãi, nơi hàng hóa được bốc xuống từ tàu. Đem D/O xuống xí nghiệp cảng để lấy lệnh xuất hàng. Và hoàn thành các bước dưới đây:
Liên hệ với hãng tàu để làm các thủ tục nhận hàng: Cung cấp B/L kí hậu cho hãng tàu (nếu lô hàng thanh toán bằng L/C). Xuất trình chứng từ thanh toán cước vận chuyển của lô hàng, thanh toán các khoản phụ phí như: Phí D/O, phí vệ sinh cont, phí cược cont …Khi đã thanh toán các khoản phí và xuất trình chứng từ.
Khi đã có lệnh giao hàng và các chứng từ hợp lệ để nhận hàng, người làm thủ tục nhập khẩu phải liên hệ với ban quản lý cảng vụ để thanh toán các khoản phí khác nhau: phí nâng hạ, phí dịch chuyển (nếu có), phí hàng nguy hiểm, độc hại …Khi đã thanh toán các khản phí với cảng vụ người làm thủ tục được cấp một giấy yêu cầu kho hàng cho người làm thủ tục để hàng về.
Sau khi đã hoàn thành thủ tục khai thuê hải quan, nhân viên hải quan tiến hành việc nhận hàng từ cảng
Khi nhận được thông báo tàu đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy B/L
Sau khi hoàn thành xong thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
Các loại biên bản cần có cho quá trình nhận hàng bao gồm: - Chủ hàng giao cho cảng một số chứng từ:
+ Bản lược khai hàng hóa (2 bản) + Sơ đồ xếp hàng (2 bản) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chi tiết hầm hàng (2 bản) + Hàng siêu trường, siêu trọng
- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu - Trực tiếp nhận hàng với hãng tàu và lập các chứng từ cần thiết
+ Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất sau này.
+ Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) + Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt + Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không thấy rõ + Biên bản giám định
+ Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải cấp)
Bước 7: Giao hàng
Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa. Khi hàng hóa đã được thông quan, công ty sẽ tiến hàng việc chuyên chở đến nơi qui định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng, chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã ủy thác cho công ty. Cán bộ áp tải hàng phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được ủy thác chủ hàng kí vào biên bản giao hàng, vì
- Là giấy tờ chứng minh việc công ty đã giao hàng cho chủ hàng đầy đủ nếu như có phát sinh khiếu nại sau này.
- Cơ sở để công ty đòi tiền cước phí giao nhận cho người ủy thác
Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu, cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng gíup đỡ về việc thuê phương tiện nâng, hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tùy thuộc vào giao dịch giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng, trách nhiệm công việc thuộc vào bên nào.
Các biên bản cần có khi giao hàng
+ Biên bản giao hàng với chủ hàng (có sự chứng nhận của 3 bên: lái xe, người giao nhận và nhận viên công ty )
Bước 8: Giao trả container rỗng
Nếu quá trình dỡ hàng tại bãi cảng thì việc giao trả container rỗng diễn ra ngay tại bãi cảng, như vậy công ty không phải tốn thêm chi phí vận chuyển container rỗng đến bãi container của đại lý hãng tàu để giao trả. Ngay khi hàng hóa được rút hết khỏi container, nhân viên công ty sẽ lập văn bản giao trả container cho hãng tàu, mời họ kí xác nhận đã trả container rỗng. Nếu như việc rút hàng hóa ra khỏi container diễn ra một địa điểm khác ngoài cảng thì công ty phải vận chuyển container đến bãi cảng để trả container rỗng
Trong quá trình rút hàng ra khỏi container phải chú ý bảo vệ container một cách cẩn thận, nếu container bị hư hỏng công ty phải tiến hành đền bù cho hãng tàu.
Bước 9: Giải quyết tranh chấp
Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng: + Biên bản kiểm tra nội bộ
+ Thư dự kháng
+ Biên bản hư hỏng, đổ vỡ
+ Giấy chứng nhận nhận hàng thừa thiếu so với được khai Mời các tổ chức giám định có uy tín như Vinatrol,…