Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu. Gíup chứng minh về giá trị, nguồn gốc xuất xứ, quyền sở hữu…., đồng thời là cơ sở để làm thủ tục thông quan hàng hóa. Qúa trình kiểm tra hay lập chứng từ đòi hỏi người làm công việc này phải am hiểu nghiệp vụ, để tránh những sai sót giúp cho quá trình giao nhận được thuận lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, khỏi ảnh hưởng đến khả năng thanh toán, hay trong quá trình thông quan.
Công ty cần có bộ phận chuyên về chứng từ và thủ tục cho đường biển, hay nói cách khác là mỗi bộ phận chuyên và hoàn thành các giai đoạn của quy trình mình, như vậy việc xử lý diễn ra nhanh chóng, không cần phải chờ đợi.
Muốn cho công tác làm thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng, công ty cần chú ý những điểm sau:
- Kê khai chính xác, đầy đủ những nội dung trên tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan quy định. Để thực hiện tốt, công ty cần tìm hiểu hàng hóa đó có mã số gì, tên gọi thương mại là gì do đặc tính phức tạp của các loại hàng hóa, có thể tự tính thuế sao cho phù hợp.
- Ngoài ra, cần cập nhật thông tin sớm để biết được những thay đổi trong quy định của Nhà nước như thuế suất, tỷ lệ phụ thu của mỗi chủng loại, cơ cấu mặt hàng xuất khẩu, nghiên cứu ký hóa đơn và bản kê chi tiết để kê khai trên tờ khai cho chính xác.
- Công ty cần có những nổ lực khác nhằm đẩy nhanh tiến độ làm thủ tục hải quan như: chuẩn bị các phương tiện, công cụ, chuẩn bị hàng hóa trong trạng thái tốt, sẵn sàng và thuận tiện nhằm hỗ trợ đắc lực cho cơ quan.
- Công ty cần tăng cường phối hợp với chủ hàng trong việc lập thủ tục giao hàng xuất khẩu.
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hóa cũng như khâu thanh toán. Hóa đơn thương mại do người bán lập và xuất trình cho người mua sau khi đã gửi hàng. Mặt khác, L/C là do ngân hàng người mua lập nên trong một số trường hợp mô tả hàng hóa trong hóa đơn khác với mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị hóa đơn giữa hóa đơn thương mại với phiếu đóng.
Do đó, khi nhận hóa đơn thương mại cần kiểm tra kĩ với các chứng từ khác như L/C, về mặt mô tả hàng hóa phải phù hợp với mô tả hàng hóa trên L/C. Nếu L/C yêu cầu mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện. Về mặt giá trị của hóa đơn thì cũng phải trùng hợp về các con số, đơn vị như quy định của L/C như trong hợp đồng và Packing list.
Vận đơn đường biển
Khi kiểm tra B/L cần lưu ý: Tên và địa chỉ người gửi hàng và người nhận hàng thông báo phải khớp với quy định của L/C
Vì vậy khi nhập khẩu cần chú ý:
+ Vận đơn phải là B/L sạch và đã xác nhận hàng đã xếp lên tàu
Ngoài việc khắc phục những chậm trễ trong việc giao các chứng từ ra thì công tác quản lý chứng từ cũng không kém phần quan trọng. Quản lý chứng từ tốt sẽ góp phần làm cho hoạt động giao nhận được diễn ra nhanh chóng hơn, giúp cho người giao nhận thuận lợi trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của mình, nhất là trong những trường hợp khẩn cấp và rút ngắn được thời gian giao nhận.