Đây là bước đầu tiên mà Công chức hải quan tiến hành khi thực hiện quy trình thủ tục hải quan cho các DN, do vậy, bước này có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định đến chất lượng, cũng như kết quả của các bước kế tiếp.
26
- Hệ thống tự động tiếp nhận, kiểm tra, cấp số đăng ký, phân luồng tờ khai hải quan điện tử. Trước đây, các công việc phân luồng hồ sơ phải thực hiện rất phức tạp thì hiện nay công việc này được thực hiện một cách nhanh chóng với Hệ thống xử lý dữ liệu hải quan thực hiện. Tuy nhiên, hệ thống này dù đã chính thức đưa vào hoạt động nhưng vẫn chưa hoàn thiện, đôi khi vẫn có lỗi xảy ra và cán bộ hải quan của Chi cục vẫn phải thực hiện công tác kiểm tra điều kiện tờ khai thủ công đồng thời phải báo cáo lên cấp trên tình huống xảy ra. Ví dụ như hồ sơ của DN gửi đến sẽ được phân luồng nhưng có trường hợp Hệ thống không xác định được hồ sơ thuộc luồng nào và cán bộ Hải quan phải thực hiện theo quy trình thủ công.
Hiện nay hạ tầng mạng WAN tại trụ sở Chi cục đã được nâng cấp từ năm 2012, đường truyền WAN từ Chi cục đến Cục hải quan thành phố Hà Nội và Tổng cục hải quan được cải thiện một cách đáng kể. Cụ thể, hạ tầng mạng tại Chi cục hiện nay đã là 2Mbps, đường truyền WAN kết nối từ Chi cục đến Cục hải quan thành phố Hà Nội là 8Mbps, tạo điều kiện thuận lợi cho Chi cục trong việc thực hiện nghiệp vụ và tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác hơn. Tuy nhiên, mặc dù đã được nâng cấp nhưng tình hình hạ tầng được lắp đặt tại Chi cục vẫn chưa hẳn đã đáp ứng tối ưu bởi đôi khi khối lượng công việc lớn vẫn xảy ra tình trạng tắc nghẽn, ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành công việc của Chi cục.
- Tiếp đó, công chức vào chương trình kế toán KT559 để tra cứu danh sách TK nợ thuế, kiểm tra DN có bị cưỡng chế làm thủ tục hay không:
Theo số liệu thống kê thu được từ các Báo cáo tổng kết công tác các căm của Chi cục thì trong giai đoạn từ năm 2007 Chi cục đã có kết quả thu thuế cao nhất trong toàn Cục, số lượng DN đăng ký làm thủ tục hải quan tại Chi cục luôn đạt mức cao, năm 2008 có 1.318 DN, năm 2009 là 2.371 DN và giữ ổn định, đến năm 2012 là 2.573 DN làm thủ tục hải quan tại Chi cục. Khối lượng công việc tại Chi cục tăng nhanh nhưng số lượng cán bộ hải quan của Chi cục vẫn còn hạn chế, hơn nữa cán bộ nhân viên lại chưa sử dụng thành thạo Hệ thống xử lý dữ liệu hải quan và mức độ thành thạo về máy tính chưa cao dẫn đến mức độ hoàn thành công việc vẫn chưa được tối ưu.
Mỗi ngày, Chi cục mở một lượng lớn TK, các hợp đồng, chứng từ mua bán đều được lập bằng tiếng nước ngoài mà trong khi đó kinh tế phát triển thì hàng hóa 27
được ra đời ngày càng nhiều. Một vấn đề tồn tại đó là không phải tất cả các nhân viên bộ phận tiếp nhận hồ sơ đều thông thạo ngoại ngữ, vì vậy việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ trong bộ hồ sơ so với TK hải quan sẽ khó khăn, gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện quy trình thực hiện quy trình thủ tục hải quan.
Vướng mắc trong quá trình thực hiện kiểm tra thực hiện mở TK trên hệ thống máy tính, đôi khi xảy ra trường hợp cưỡng chế nhầm. Có nhiều trường hợp DN đã nộp thuế quá hạn rồi nhưng do sự kết hợp hệ thống máy tính giữa Ngân hàng- Kho Bạc- Chi cục vẫn chưa được tốt nên hệ thống vẫn báo các DN này chưa nộp thuế. Nhầm lẫn này có thể do nhiều lý do, có thể do bộ phận thu thuế chưa truyền dữ liệu hoặc có thể do quá trình cập nhật thông tin của hệ thống bị chậm, hoặc có thể do sự liên kết giữa Ngân Hàng- Kho Bạc- Chi cục chưa chặt chẽ nên dữ liệu không được cập nhật kịp thời. Điều này gây mất thời gian cho DN cũng như gây phiền hà cho Chi cục để giải quyết những trường hợp này. Trong trường hợp này, DN phải mang biên lai nộp thuế đến cơ quan hải quan để công chức kiểm tra, đối chiếu, nếu không có vấn đề gì thì công chức hải quan mở TK. Nếu DN không xuất trình được biên lai nộp thuế thì phải đợi hệ thống cập nhật thông tin đã đóng thuế của DN rồi mới có thể được mở TK. Hiện tượng này không phải là thường xuyên xảy ra, nhưng nếu đối với hàng hóa cần bảo quản đặc biệt hay hàng tươi sống như rau quả thì sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm gây hậu quả nặng nề cho DN.
Khi thực hiện tính thuế trên Hệ thống giá tính thuế trên lý thuyết thì do máy tính thực hiện nên sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ hải quan, nhưng đôi khi hệ thống vận hành vẫn còn chậm và đôi khi chậm hơn nếu tính bằng phương pháp thủ công.