- Cỏc tổ trưởng, tổ phú, trưởng bộ phận, phú bộ phận.
3.3.Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc quản trị nhõn sự tại khỏch sạn Trƣờng
tại khỏch sạn Trƣờng
3.3.1. Đối với khỏch sạn Trường
3.3.1.1. Hoàn thiện bộ mỏy tổ chức
Để đảm bảo cho hoạt động của khỏch sạn đạt hiệu quả cao nhất, đảm bảo tớnh gọn nhẹ, thụng suốt, đảm bảo tớnh năng động và tự chủ cao thỡ cơ cấu tổ chức tại khỏch sạn Trường cần được tiếp tục hoàn thiện hơn nữa đú là: - Thiết lập được mối quan hệ phối hợp trực tiếp một cỏch chặt chẽ giữa cỏc bộ phận phục vụ. Điều này cú ý nghĩa rất lớn vỡ sản phẩm, dịch vụ diễn ra liờn tục, chất lượng chung phải do cỏc khõu đúng gúp, khụng thể tỏch rời. Vớ dụ như khi khỏch đến khỏch sạn ngoài nhu cầu sử dụng phũng nghỉ khỏch cũn cú nhiều nhu cầu khỏc như nhu cầu về dịch vụ ăn uống, nhu cầu sử dụng cỏc dịch vụ bổ sung hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ hội nghị hội thảo. Vỡ vậy nờn chỉ cần cú một khõu nào đú khụng đảm bảo chất lượng sẽ làm cho khỏch khụng hài lũng, khụng thoả món, vậy nờn nú sẽ làm ảnh hưởng đến tớnh toàn vẹn của chất lượng dịch vụ.
- Việc qui định chức năng của cỏc phú giỏm đốc giỳp việc cho giỏm đốc và thực hiện cỏc cụng việc cụ thể do giỏm đốc khỏch sạn giao phú đó đảm bảo chế độ một thủ trưởng song chưa phỏt huy hết vai trũ của họ. Nờn giao cho cỏc phú giỏm đốc phụ trỏch từng khối cụng việc như khối tham mưu, khối trực tiếp sản xuất kinh doanh, khối dịch vụ bổ sung, để đảm bảo tớnh thống nhất trong chỉ đạo và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận trong cỏc khối này trong quỏ trỡnh tổ chức phục vụ khỏch và đảm bảo cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh khỏc của khỏch sạn.
- Với mụ hỡnh tổ chức trực tuyến chức năng đũi hỏi cỏn bộ quản lý phải cú trỡnh độ chuyờn mụn sõu về lĩnh vực mỡnh phụ trỏch vừa phải cú năng lực quản lý, vỡ vậy lónh đạo khỏch sạn Trường nờn lựa chọn được cỏc cỏ nhõn quản lý cỏc bộ phận phự hợp với tiờu chớ này.
3.3.1.2. Hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc
Cụng tỏc phõn tớch cụng việc là một hoạt động quan trọng trong quản trị nhõn sự. Tuy nhiờn cụng việc này chưa được thực hiện tại khỏch sạn Trường, vỡ vậy khỏch sạn cần phải cú sự quan tõm để thực hiện cụng tỏc này và phải cú những hoạt động cụ thể đú là:
- Lónh đạo khỏch sạn Trường cần phải xỏc định tầm quan trọng của cụng tỏc phõn tớch cụng việc đối với hoạt động quản trị nhõn sự tại khỏch sạn Trường để phục vụ cho cụng tỏc tuyển chọn nhõn sự, đỏnh giỏ thực hiện cụng việc, đào tạo, phỏt triển nguồn nhõn lực, thực hiện chế độ lương thưởng phự hợp với người lao động.
- Tổ chức thu thập cỏc thụng tin để tiến hành phõn tớch cụng việc. Để thực hiện được cụng việc này đũi hỏi người thực hiện cần phải sử dụng nhiều phương phỏp và cỏch thức tiến hành thu thập cỏc thụng tin một cỏch hiệu quả để cú được một lượng thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời.
- Phải tiến hành xõy dựng bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc cho tất cả cỏc vị trớ cụng việc tại khỏch sạn. Hai bản mụ tả cụng việc và tiờu chuẩn cụng việc khi xõy dựng phải cú một sự phối hợp chặt chẽ trong toàn khỏch sạn để đảm bảo tớnh sỏt thực và cú tớnh khả thi cao khi ỏp dụng vào hệ thống quản trị nhõn sự tại khỏch sạn.
- Bản mụ tả cụng việc phải được xõy dựng chi tiết cho từng cụng việc cụ thể và phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
+ Ghi rừ tờn cụng việc, mó số của cụng việc, cấp bậc của cụng việc. + Túm tắt được nội dung chủ yếu của cụng việc.
+ Nờu rừ cỏc mối quan hệ của cỏc cụng việc trong hệ thống.
+ Ghi rừ quyền hành, chức năng, trỏch nhiệm của những người thực hiện cụng việc.
+ Đưa ra cỏc tiờu chuẩn để cú thể đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của nhõn viờn.
+ Miờu tả chi tiết cỏc điều kiện làm việc cho mỗi cụng việc.
- Bản tiờu chuẩn cụng việc phải đề cập đến những vấn đề chớnh sau: + Trỡnh độ nhõn viờn khi thực hiện cỏc cụng việc cụ thể như: trỡnh độ chuyờn mụn, trỡnh độ ngoại ngữ, tin học và cỏc kỹ năng khỏc theo yờu cầu của cụng việc.
+ Kinh nghiệm mà nhõn viờn phải cú khi thực hiện cụng việc.
+ Tuổi đời, sức khoẻ và hoàn cảnh gia đỡnh của nhõn viờn thực hiện cụng việc.
+ Cỏc đặc điểm cỏ nhõn khỏc cú liờn quan đến cụng việc tuỳ theo đặc điểm của từng loại cụng việc khỏc nhau.
+ Cỏc tiờu chuẩn, định mức đối với loại cụng việc hoàn thành.
Sau khi đó xõy dựng được bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc thỡ lónh đạo khỏch sạn Trường cần phải quỏn triệt nú với toàn thể cỏn bộ nhõn viờn ở cỏc bộ phận trong khỏch sạn. Yờu cầu tất cả cỏc nhõn viờn trong khỏch sạn phải nắm được cụng việc của mỡnh cũng như tiờu chuẩn để thực hiện cụng việc, tự đỏnh giỏ khả năng thực hiện cụng việc cũng như phải thực hiện cỏc quỏ trỡnh đào tạo hoặc tự đào tạo để đỏp ứng được yờu cầu của cụng việc. Ngoài ra nhõn viờn cũng phải nắm được cụng việc của bộ phận khỏc để thực hiện nhiệm vụ phối hợp cụng tỏc giữa cỏc bộ phận đạt hiệu quả cao nhất nhằm hoàn thành tốt cỏc mục tiờu trong kinh doanh.
3.3.1.3. Hoàn thiện cụng tỏc tuyển dụng nhõn sự
Cụng tỏc tuyển chọn nhõn sự cú ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng lao động của khỏch sạn sau này. Thực hiện tốt cụng tỏc tuyển chọn sẽ giảm bớt thời gian, tiết kiệm được chi phớ tuyển chọn, đào tạo, đào tạo lại, là điều kiện đầu tiờn để nõng cao chất lượng đội ngũ lao động trờn khớa cạnh nghiệp vụ chuyờn mụn, trỡnh độ học vấn, ngoại ngữ, khả năng giao tiếp, ứng xử, đảm bảo cho đội ngũ lao động cú một độ tuổi hợp lý, ngoại hỡnh phự hợp. Vỡ vậy nờn khỏch sạn cần chỳ ý một số nội dung trong cụng tỏc tuyển chọn như sau:
- Phải lập được kế hoạch dự bỏo một cỏch tương đối chuẩn xỏc nhu cầu về lao động cỏc của từng bộ phận cho từng năm dựa trờn số liệu về lao động của năm trước, nhu cầu về lao động khi mở rộng sản xuất kinh doanh, tỉ lệ thuyờn chuyển cụng việc, số lượng lao động nghỉ theo chế độ...Từ đú bố trớ người thực hiện cụng tỏc tuyển dụng, dự toỏn chi phớ, thời gian tuyển dụng.
- Do khỏch sạn khụng trực tiếp tuyển nhõn viờn mà là do Nhà trường tuyển. Khi cú yờu cầu tuyển nhõn viờn từ phớa khỏch sạn, Nhà trường sẽ đứng ra tuyển dụng sau đú mới phõn về khỏch sạn. Điều này gõy cho khỏch sạn một số khú khăn: Vỡ khụng trực tiếp tuyển dụng nờn đụi khi nhõn viờn được Nhà trường tuyển dụng lại khụng phự hợp với yờu cầu về trỡnh độ, chuyờn mụn đối với cụng việc mà khỏch sạn cần. Do đú, dẫn đến tỡnh trạng làm việc khụng đỳng chuyờn mụn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khỏch sạn hoặc dẫn đến nghỉ làm do cụng việc khụng phự hợp.
Vỡ vậy, khỏch sạn nờn cú quyền tự chủ trong hoạt động tuyển dụng nhõn sự. Cần cú hỡnh thức tuyển chọn lao động một cỏch cụng khai với đầy đủ cỏc yờu cầu với người dự tuyển và theo từng bước như: Thụng bỏo tuyển dụng, thu nhận và nghiờn cứu hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn lần hai, ký hợp đồng thử việc, tuyển dụng chớnh thức.
Khỏch sạn nờn ỏp dụng những biện phỏp tuyển dụng như sau: Phỏng vấn trực tiếp, kiểm tra trỡnh độ tay nghề, trỡnh độ ngoại ngữ, tin học, khả năng giao tiếp. Đõy cũng là những cỏch làm quen thuộc của cỏc doanh nghiệp khỏc bởi nú là phương phỏp mang tớnh khỏch quan và khoa học nhất. Mặc dự tốn kộm nhưng nếu muốn hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao thỡ ngay từ đầu thỡ hoạt động tuyển dụng cũng phải yờu cầu thực hiện một cỏch khoa học.
3.3.1.4. Hoàn thiện cụng tỏc bố trớ, phõn cụng cụng việc
Cụng tỏc bố trớ phõn cụng cụng việc là một hoạt động khú đối với lónh đạo khỏch sạn Trường. Mặc dự khỏch sạn đó cú sự bố trớ, phõn cụng lao động tương đối chi tiết nhưng cũng cần phải quan tõm đến những vấn đề sau: - Mặc dự trong năm 2007 khỏch sạn đó sử dụng lao động tiết kiệm 11 người nhưng trờn thực tế vẫn cú sự lóng phớ và chưa hợp lý về mặt cơ cấu. Như tại bộ phận buồng cú 11 nhõn phải đảm nhiệm 74 phũng là quỏ cao trong khi đú tại bộ phận bảo vệ lại cú 14 nhõn viờn là quỏ nhiều, khụng cần thiết. Vỡ vậy khỏch sạn cần phải cú biện phỏp điều chỉnh lại để cú một cơ cấu nhõn sự hợp lý hơn. Cụ thể là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cõn đối lại cơ cấu nhõn viờn của cỏc bộ phận trong khỏch sạn. cụ thể là căn cứ vào khối lượng cụng việc của từng bộ phận và tiờu chuẩn, yờu cầu của cụng việc đưa ra từ bản phõn tớch cụng việc để bố trớ số lượng lao động cho cỏc bộ phận một cỏch hợp lý nhất.
+ Dựa trờn cơ sở yờu cầu của cụng việc để bố trớ sắp xếp nhõn sự. + Tớnh đến yếu tố thời vụ trong kinh doanh khỏch sạn, để bố trớ sắp xếp nhõn sự một cỏch hợp lý. Đối với cỏc cụng việc thời vụ cú thể sử dụng nhiều lao động thời vụ và hạn chế lao động cơ hữu.
- Cụng tỏc phõn cụng lao động tại khỏch sạn vẫn để xảy ra tỡnh trạng nhiều lao động chịu sức ộp lớn của cụng việc về mặt thời gian và khối lượng, cũn một số người khỏc thỡ cụng việc rất ớt, nhàn nhó. Vỡ vậy, khỏch sạn cần phải cú sự nghiờn cứu kỹ lưỡng để cú thể đưa ra những biện phỏp phõn cụng lao động gắn liền với thực tế. Khi phõn cụng lao động cần chỳ ý những vấn đề sau:
- Xem xột và dự đoỏn cỏc giờ cao điểm trong ngày để từ đú quyết định việc cú cần tăng cường nhõn lực cho cỏc biệt ca nào hay khụng.
- Phải thể hiện sự rừ ràng nếu phải luõn chuyển cụng việc của nhõn viờn. Nếu nhõn viờn được phõn cụng cỏc cụng việc khỏc nhau trong bộ phận.
Vớ dụ: Phõn cụng cụng việc tại bộ phận lễ tõn: Một số ngày trong tuần làm ở quầy đún tiếp và cỏc ngày khỏc ở vị trớ thu ngõn, thỡ điều này cần được thể hiện trờn bảng phõn cụng cụng việc.
- Mỗi ca cần cú sự xen kẽ cỏc nhõn viờn. Vớ dụ, cỏc nhõn viờn nhiều kinh nghiệm và cỏc nhõn viờn mới, nam và nữ, nhõn viờn cú khả năng núi cỏc ngoại ngữ khỏc nhau (tiếng Trung, tiếng Phỏp ...).
- Cỏc nhõn viờn phải cú thời gian nghỉ thớch hợp giữa cỏc ca.
- Cần phải cú sự cụng bằng trong phõn cụng ca trực và phõn cụng ngày nghỉ. Thực tế cho thấy hầu hết nhõn viờn đều thớch làm ca sỏng và đều thớch nghỉ vào cuối tuần.
- Nếu cỏc yờu cầu đặc biệt (như ngày nghỉ hoặc ca làm việc đặc biệt vào một ngày nào đú theo yờu cầu) hoặc yờu cầu nghỉ phộp của nhõn viờn đó được chấp thuận thỡ lịch phõn cụng trực phải được lập trờn căn cứ đú.
- Cần cú kế hoạch chuẩn bị đối phú cỏc tỡnh huống bất ngờ đối với cỏc trường hợp nghỉ ốm và nghỉ đột xuất.
- Cần bố trớ sao cho luụn cú nhõn viờn thớch hợp trực tại khỏch sạn kể cả cỏc giờ ăn giữa ca.
- Cỏc nhõn viờn khụng nhất thiết phải bắt đầu và kết thỳc ca trực cựng một thời gian giống nhau. Cần bố trớ cỏc nhõn viờn thớch hợp làm việc trong cỏc giờ cao điểm bằng cỏch sắp xếp cỏc ca làm việc chộo nhau hoặc giữa cỏc ca cú cỏc khoảng thời gian gối nhau.
- Tụn trọng triệt để cỏc yờu cầu phỏp lý cú liờn quan tới: số giờ làm việc trong tuần, số lượng ngày nghỉ trong một tuần, thời gian tối đa giữa hai lần nghỉ, và số giờ làm việc tối đa mà nhõn viờn phải làm trong một ca, một tuần trước khi họ được thanh toỏn theo chế độ làm việc ngoài giờ.
- Khụng tớch dồn cỏc ngày nghỉ lễ (và cỏc ngày nghỉ lễ bự). Vỡ thế cần bố trớ nhõn viờn nghỉ ngay khi cụng việc cho phộp.
- Trong chừng mực cú thể cần tụn trọng cỏc ngày lễ tụn giỏo và chủng tộc của nhõn viờn, bố trớ cho họ nghỉ đỳng vào cỏc ngày nghỉ lễ này.
- Khụng phõn cụng (trừ khi được yờu cầu và yờu cầu đú cũng khụng ảnh hưởng đến hoạt động chung) hai ngày nghỉ gần nhau vỡ như thế sẽ dẫn đến tỡnh trạng sau đú nhõn viờn phải làm việc trong một thời gian dài mới đến lần nghỉ kế tiếp.
- Khụng bố trớ (trừ khi cú yờu cầu) hai ngày nghỉ cú một ngày làm việc xen giữa.
- Cõn nhắc việc bố trớ cỏc nhúm bạn (khụng chớnh thức) làm việc trong cựng một ca tại khỏch sạn.
- Lịch làm việc của cỏc cỏ nhõn phải rừ ràng khoa học và phải được chuẩn bị đỳng hạn.
- Lịch làm việc của tuần cần được kiểm tra lại hàng ngày và liờn hệ với dự bỏo cụng suất sử dụng buồng trong ngày kế tiếp để kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết. Tuy nhiờn, cần thụng bỏo rừ ràng, cụ thể tới từng nhõn viờn về những thay đổi đú.
3.2.1.5. Hoàn thiện cụng tỏc đào tạo và phỏt triển nhõn sự
Để cú đội ngũ nhõn sự cú chất lượng cao, cú khả năng thực hiện được những mục tiờu và nhiệm vụ của khỏch sạn đạt hiệu quả cao thỡ khỏch sạn Trường cũng phải thường xuyờn thực hiện cỏc kế hoạch đào tạo, phỏt triển nhõn sự của khỏch sạn mỡnh cho từng năm, từng giai đoạn cụ thể dựa vào đặc điểm về tỡnh hỡnh nhõn sự của khỏch sạn, đặc điểm sản xuất kinh doanh, nhu cầu thực tế đũi hỏi. Xuất phỏt từ thực trạng cụng tỏc đào tạo tại khỏch sạn Trường, tỏc giả xin cú một số kiến nghị sau:
- Về nội dung đào tạo:
Đội ngũ lao động của khỏch sạn cú trỡnh độ học vấn chưa cao, chiếm phõn nửa là học nghề và bồi dưỡng. Bờn cạnh đú, độ tuổi trung bỡnh của lao động là khỏ cao, tuy họ cú nhiều kinh nghiệm nhưng khụng năng động trong
cỏch phục vụ, khụng đủ tư duy để theo kịp sự phỏt triển của cỏc cụng nghệ kỹ thuật hiện đại.
Cỏc nhõn viờn ở cỏc bộ phận núi được rất ớt ngoại ngữ (tiếng Anh) chưa cú khả năng núi cỏc ngoại ngữ khỏc. Trong khi đú, thị trường khỏch của khỏch sạn là khỏch Trung Quốc. Điều này gõy khú khăn cho khỏch sạn khi họ lưu trỳ ở đõy. Để giải quyết vấn đề này, khỏch sạn nờn mở cỏc lớp phổ cập về ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh và tiếng Trung đến hầu hết cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn nhất là ở cỏc bộ phận lao động trực tiếp.
Tăng cường đào tạo về chuyờn mụn, nghiệp vụ nhất là với lực lượng lao động trẻ cú trỡnh độ tay nghề thấp và thiếu kinh nghiệm thực tiễn.
Đầu tư hơn nữa cho cụng tỏc đào tạo đối với đội ngũ cỏn bộ quản lý cỏc bộ phận tại khỏch sạn với những nội dung, chương trỡnh tiờn tiến theo tiờu chuẩn của quốc tế.
- Hỡnh thức đào tạo: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khỏch sạn liờn tục mở cỏc lớp bồi dưỡng, đào tạo tại chỗ do chuyờn gia về khỏch sạn của trường hoặc của dự ỏn EU thực hiện để đào tạo về tinh thần, trỏch nhiệm, thỏi độ phục vụ, tỡm hiểu về tõm lý của từng đối tượng khỏch, về văn húa dõn tộc, về thúi quen và khẩu vị ăn uống của cỏc đối tượng khỏch để cú phương thức phục vụ tốt nhất đối với từng loại khỏch.
Khỏch sạn nờn khuyến khớch tất cả cỏc nhõn viờn sử dụng thời gian rỗi của mỡnh vào việc trau dồi kiến thức chuyờn mụn nghiệp vụ, nhất là kiến