- Trưởng phòng tài vụ kiêm Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán của công ty, đồng thời là người trực tiếp quản lý các hoạt động
Độc lập Tự do – Hạnh phúc
3.2.3.1 Thực trạng công tác quản lý công nợ đối với khách hàng
a. Tình hình công nợ đối với khách hàng của công ty
Nợ phải thu thể hiện mức độ vốn kinh doanh của DN đang bị đơn vị khác tạm thời chiếm dụng. Thông qua từng khoản nợ phải thu sẽ giúp cho nhà quản trị thấy được tình hình nợ phải thu của đơn vị mình đang thay đổi theo chiều hướng tích cực hay tiêu cực. Từ đó có những biện pháp phòng ngừa và hạn chế đến mức tối thiểu những khoản nợ khó đòi.
Công ty CP xây dựng số 21 vừa là DN sản xuất, vừa là chủ thầu xây dựng, nên đối tác kinh doanh và khách hàng của công ty rộng và đa dạng. Từ đó phát sinh những công nợ phải thu với giá trị lớn, thời hạn thanh toán dài làm cho công tác quản lý công nợ tương đối khó khăn.
Việc thu hồi công nợ đúng hạn và đầy đủ không chỉ làm cho tình hình tài chính của công ty ổn định mà còn đảm bảo cho việc thanh toán cho các khoản thanh toán của công ty đối với nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong công ty, Nhà nước, Ngân hàng và các khoản nợ phải trả khác.
Tình hình Nợ phải thu của công ty được thể hiện qua bảng 3.5
Qua bảng trên ta thấy nợ phải thu KH trong công ty chủ yếu là phải thu của KH quen, nợ phải thu KH quen giảm 83,7%, chứng tỏ uy tín của công ty ngày càng được nâng cao đối với KH, quan hệ giữa công ty với KH là rất tốt. Bên cạnh đó phải thu KH mới lại tăng cao tăng 138,71%, do công ty mới dựng thêm một trạm đặt ở Phú Thọ vì vậy có thêm những KH mới.
Khi nói đến công nợ đối với KH, bên cạnh công nợ phải thu còn có công nợ phải trả KH. Tại công ty khi KH ứng trước tiền để mua hàng,công ty có trách nhiệm giao hàng cho khách. Số tiền đặt trước cho công ty tăng nhanh tăng 131,87%, do trong quá trình hoạt động công ty đã tạo dựng được uy tín và số lượng KH tăng nhanh qua các năm.
Bảng 3.5 Tình hình nợ phải thu của Công ty năm 2010
(ĐVT: triệu đồng)
Chỉ tiêu
Đầu năm 2010 Cuối năm 2010 So sánh
Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) (+,-) (%) 1. Phải thu khách hàng 55.736,288 100 49.446,779 100 -6.289,509 88,72 - Khách hàng quen 51.352,254 92,13 43.365,559 87,70 -7.986,695 83,70 - Khách hàng mới 4.384,034 7,87 6.081,220 12,30 1.697,186 138,71 2. Phải trả khách hàng 64.955,682 85.654,546 20.698,864 131,87
(Nguồn số liệu : Phòng Tài chính kế toán của Công ty)
b. Các biện pháp quản lý công nợ đối với KH của công ty Bộ phận kế toán công nợ phải thu
Do công ty vừa sản xuất, vừa thực hiện thi công các công trình hạ tầng nên số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khoản nợ phải thu nhiều với những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn. Vì vậy, việc theo dõi và hạch toán công nợ khách hàng tại công ty do một kế toán phụ trách chung kết hợp với kế toán ở các trạm
Ký kết và quản lý hợp đồng
- Việc ký kết hợp đồng kinh tế là do ban quản lý dự án của công ty thực hiện. Do trong lĩnh vực xây lắp thường có những hợp đồng có giá trị lớn nên việc điều khoản qui định trong hợp đồng hết sức chặt chẽ, nhất là phương thức và thời hạn thanh toán theo từng giai đoạn.
- Trước khi ký kết một hợp đồng kinh tế, ban quản lý dự án luôn tìm kiếm, lựa chọn đối tác tin cậy. Tuy những thông tin này không hoàn toàn chính xác nhưng cũng làm cho công tác tài chính hạn chế được rủi ro đối với những KH không đáng tin cậy.
- Hợp đồng kinh tế của công ty bao gồm hợp đồng mua bán và hợp đồng thầu các công trình.
Hệ thống sổ sách kế toán
Trong kỳ số lượng các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản nợ phải thu phát sinh nhiều. Vì vậy, để kế toán công nợ phải thu tại công ty phản ánh kịp thời và chính xác, công ty yêu cầu kế toán các trạm khi xuất hàng phải nhanh chóng gửi chứng từ ghi rõ ngày tháng, đối tượng khách hàng, tên hàng hóa hay dịch vụ cung cấp, số lượng xuất về cho kế toán phụ trách công nợ tại công ty.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán, phiếu xuất, lệnh chuyển có hoặc phiếu thu, kế toán công nợ kiểm tra, đối trừ công nợ rồi hạch toán vào sổ chi tiết 131 theo từng đối tượng khách hàng, đồng thời vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 131 và sổ tổng hợp 131.
Giám sát công nợ phải thu
Ngoài việc theo dõi công nợ trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Cuối mỗi tháng,
kế toán tiến hành đối chiếu công nợ cân đối số phát sinh Nợ - Có ở sổ cái và sổ tổng hợp TK 131. Đồng thời, đối chiếu công nợ với kế toán phòng kinh doanh để khớp số liệu.
Mặt khác, để công tác thu hồi công nợ được thuận lợi, sau mỗi giai đoạn hoặc sau mỗi lần giao hàng, kế toán gửi bản xác nhận đối chiếu công nợ đến từng khách hàng theo nội dung được thể hiện ở Mẫu 04 (Phần 3.2)
- Sau khi KH trả hết tiền hàng, hàng hóa được giao nhận, kế toán tiến hành thanh lý hợp đồng và xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng.
+ Nếu đến thời hạn thanh toán mà KH chưa trả hết nợ, căn cứ vào số ngày quá hạn, kế toán phụ trách công nợ phải thu tiến hành tính lãi theo lãi suất 0,04%/ngày.
Phân loại các khoản nợ phải thu
Đây là một khâu rất quan trọng trong công việc quản lý công nợ, là cơ sở cho quá trình phân tích nợ phải thu. Qua đó có thể biết rõ đối tượng nào nợ hoặc khách hàng nào nợ thường xuyên với công ty.
Tại công ty, việc phân loại nợ được thực hiện theo hai phương diện:
Thứ nhất, theo thời hạn thanh toán chia ra khoản nợ chưa đến hạn, nợ quá
hạn, nợ phải thu khó đòi.
Thứ hai, theo đối tượng khách hàng: Khách hàng mua sản phẩm công ty, khách hàng là chủ các dự án công trình.
Phương thức thu hồi công nợ
Thông qua việc phân loại các khoản phải thu mà công ty có những phương thức thu hồi công nợ khác nhau được thể hiện qua bảng 3.6
Mẫu 10: Mẫu Thanh lý hợp đồng THANH LÝ HỢP ĐỒNG “V/v: Mua bán bê tông thương phẩm”
Số /HĐKT
Công trình : “Khu trung cư cao cấp và văn phòng cho thuê – GOLDEN PALACE”
Địa điểm :
- Căn cứ : ……
Hôm nay, ngày 3 tháng 2 năm 2010 tại trụ sở Công ty CP xây dựng số 21 chúng tôi gồm có:
I/ BÊN MUA (BÊN A) : CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG LONG GIANGII/ BÊN BÁN (BÊN B) : CÔNG TY CPXÂY DỰNG SỐ 21