- Trưởng phòng tài vụ kiêm Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán của công ty, đồng thời là người trực tiếp quản lý các hoạt động
(Nguồn: phòng tài chính kế toán)
Biểu 3.3: Sổ cái Tài khoản : 131
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng
Tháng 02 năm 2010
ĐVT: VNĐ
Chứng từ
Diễn giải Trang
NKC TK TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 3.414.388.250 -
PT004 2/2/10 Đào Thị Mai nộp tiền BT M250-CT Phú An 3 1111 - 19.969.611
PX01 3/2/10 Xuất bán bê tông CT Long Giang 7 1121 163.559.990 -
NH006 3/2/10 CT Long Giang chuyển trả tiền theo hợp đồng 7 1121 - 80.000.000
PT019 3/2/10 Cty Hanel chuyển khoản tạm ứng trước tiền 4 1121 699.772.000
NH007 3/2/10 CT QL & SC đường bộ VP chuyển trả tiền BT 4 1121 - 358.000.000
0088312 6/2/10 Cung cấp, lắp đặt nội thất cho công ty Hanel 6 5111 - 1.812.225.455
0088312 6/2/10 DT bơm BT Mác 200– Cty Đông Đô 6 5113 11.109.091 -
0088312 4/2/10 Tiền thuế VAT hàng xuất bán 7 3331 12.561.818 -
……… …….. ……… ……… …… ……… ……… ……
Tổng phát sinh tháng 2 10.718.618.452 10.234.237.058
Số dư cuối tháng 5.898.769.650
(Nguồn: phòng tài chính kế toán)
3.2.2.2 Kế toán công nợ đối với nhà cung cấp
Nhà cung cấp của công ty là các tổ chức, cá nhân và đơn vị kinh tế cung cấp các hàng hóa, sản phẩm, các yếu tố đầu vào cho quá trình kinh doanh của công ty, công ty có trách nhiệm phải thanh toán cho họ.
Vật tư để sản xuất sản phẩm của công ty là đá, cát, sỏi, nhựa đường, dầu ... thường với trữ lượng rất lớn. Vì vậy, để tiện cho việc vận chuyển từ nơi cung cấp đến nơi sản xuất, nhà máy ở khu vực nào thì có nhà cung cấp riêng cho khu vực đó. Công ty có các nhà cung cấp chủ yếu như là: Công ty CP vận tải Vinaconex, cửa hàng xăng dầu Minh Hoàng, Công ty CP vật tư tổng hợp Hà Tây...
Do công ty luôn đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp, vì vậy mối quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp luôn được duy trì và củng cố.
Sơ đồ 3.5: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải trả KH
Hạch toán chi tiết
Hàng ngày, khi nhập vật tư, yêu cầu bắt buộc tiến hành nhập qua cân ngày điện tử các loại vật tư như: dầu, cát, đá, sỏi, số liệu cân chỉ là số liệu kiểm tra tham khảo, còn số liệu nhập thì căn cứ vào khối lượng đo thực tế theo đơn vị tính trong hợp đồng. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi đầy đủ các thông tin trên bảng kê hàng
Phát sinh nợ phải trả Kế toán trạm hạch toán Kế toán công nợ kiếm soát GĐ xác nhận và ký Kế toán Ngân Hàng Thủ Quỹ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng 59
ngày rồi gửi về cho kế toán phụ trách ở công ty.
- Căn cứ vào Hợp đồng mua bán, giao nhận hàng hóa kế toán từng đơn vị tiến hành đối chiếu hóa đơn GTGT liên 2 (Mẫu 11) và phiếu nhập kho (Mẫu 12) để xác định số nợ phải trả cho nhà cung cấp của đơn vị mình. Đồng thời căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán đơn vị tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 331 “Nợ phải trả” – Công ty TNHH Hưng Phúc trên phầm mềm kế toán theo định khoản như sau:
(ĐVT : VNĐ)
Nợ TK 152 : 322.714.280 Nợ TK 133 : 16.135.720 Có TK 33 : 338.850.000
Mẫu 07: Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2) HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2 : Giao cho khách hàng
Ngày 03 tháng 02 năm 2010
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hưng Phúc Địa chỉ :
ĐT : Mã số : 2500234497 Họ tên người mua hàng : Lâm Quang An
Tên đơn vị : Trạm Hà Đông - Công ty CP xây dựng số 21 Địa chỉ :
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số : 0101093709
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1, Cát vàng m3 5850,0 42.857 250.714.280
2, Cát đen m3 1800,0 40.000 72.000.000
Cộng tiền hàng 322.714.280
Thuế suất GTGT (5%) Tiền thuế GTGT 16.135.720
Tổng cộng tiền thanh toán 338.850.000
Số tiền viết bằng chữ: (Ba trăm ba mươi tám triệu, tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn)
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Người bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)Thủ trưởng đơn vị
Mẫu số : 01 GTKT – 3LL
MK/2010B
002938
Mẫu 08 : Mẫu phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 03 tháng 02 năm 2010
Tên người giao hàng : Công ty TNHH Hưng Phúc
Nhập tại kho: K02 Địa điểm: Trạm trộn Hà Đông
Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcnhập A B C D 1 2 3 4 1, Cát vàng m3 585,0 42.857 250.714.280 2, Cát đen m3 180,0 40.000 72.000.000 Cộng 322.714.280
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm hai mươi hai triệu, bảy trăm mười bốn ngàn, hai trăm tám mươi đồng./.
Số chứng từ kèm theo:
Ngày 03 tháng 02 năm 2010
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Người lập Người giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho
- Khi số liệu được tổng hợp đầy đủ, kế toán đơn vị gửi dữ liệu tổng hợp được qua đường truyền dữ liệu nội bộ về cho kế toán phụ trách công nợ phải thu tại công ty kiểm tra và đối chiếu.
- Để thanh toán tiền cho khách hàng, các nhà máy phải viết giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 09) rồi gửi lên cho kế toán tổng hợp của công ty, kiểm tra đối chiếu.
- Sau khi được duyệt, kế toán tiến hành thanh toán. Tuỳ vào giá trị phải thanh toán tiến hành thanh toán khoản phát sinh bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Do giá trị thanh toán lớn nên kế toán thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho khách hàng.
Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi có xác nhận của Ngân hàng, kế toán ghi giảm nợ phải trả cho nhà cung cấp (Công ty TNHH Hưng Phúc) theo định khoản:
(ĐVT : VNĐ)
Nợ TK 3311 : 338.850.000 Có TK 112 : 338.850.000
Mẫu 09: Mẫu Giấy đề nghị thanh toán CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM