- Trưởng phòng tài vụ kiêm Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán của công ty, đồng thời là người trực tiếp quản lý các hoạt động
T ên hàng hóa, dịch vụ ĐV Số lượng Đơn giá hành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1, Bê tông thương phẩm
Mác 300 m3 188 790.909
148.690.890
Cộng tiền hàng 148.690.890
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT 14.869.100
Tổng cộng tiền thanh toán 163.559.990
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi ba triệu, năm trăm năm chín nghìn, chín trăm chín mươi đồng chẵn./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Mẫu 06), kế toán định khoản các khoản phải thu khách hàng như sau: (ĐVT: VNĐ)
Nợ TK 131 : 148.690.890 Có TK 5111 : 14.869.100 Có TK 3331 : 163.559.990
Căn cứ vào bảng đối chiếu công nợ (Mẫu 04) được 2 bên ký xác nhận nợ, tùy vào phương thức thanh toán là chuyển khoản hay tiền mặt kế toán tiến hành ghi sổ.
Do giá trị thanh toán có giá trị lớn hơn 20 triệu nên bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Mẫu số : 01 GTKT – 3LL QC/2010B
0088312
Căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng (Mẫu 05), kế toán ghi:
(ĐVT: VNĐ)
Nợ TK 1121 : 80.000.000 Có TK 131 : 80.000.000
Khách hàng của công ty thường là khách hàng lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu bằng chuyển khoản. Hình thức này vừa tiện lợi, nhanh chóng, vừa đảm bảo an toàn.
Tại công ty khi KH ứng trước tiền để mua hàng, công ty có trách nhiệm giao hàng cho khách.
Ví dụ: Ngày 3/2/2010 nhân viên Lê Quốc Bảo đại diện cho công ty ký kết hợp đồng kinh tế số 14/2010/HĐKT/LĐTBNT với công ty cổ phần bất động sản Hanel – Him Lam về việc “cung cấp, lắp đặt nội thất” với tổng giá trị thanh toán là 1.999.348.000 VNĐ. Công ty cổ phần bất động sản Hanel – Him Lam đã chuyển khoản tạm ứng trước cho công ty 35% giá trị hợp đồng là 699.772.000 VNĐ. Kế toán đã vào sổ chi tiết TK 131 căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng.
Nợ TK 112: 699.772.000 VNĐ Có TK 131: 699.772.000 VNĐ
Ngày 6/2/2010 công ty đã hoàn thành hợp đồng trên, đã bàn giao và nghiệm thu công việc công ty CP bất động sản Hanel – Him Lam đã chuyển khoản thanh toán cho công ty 60% giá trị hợp đồng. Căn cứ vào hợp, kế toán công ty sẽ xuất hóa đơn GTGT (liên 2) cho công ty CP bất động sản Hanel – Him Lam toàn bộ giá trị hợp đồng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, giấy báo Có, hợp đồng kinh tế mới ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112: 1.199.608.800 VNĐ Nợ TK 131: 99.967.400 VNĐ
Có TK 511: 1.812.225.455 VNĐ Có TK 3331: 181.222.545 VNĐ
Khi xuất hàng thì kế toán kho sẽ viết phiếu xuất kho. Hoặc nếu hàng không có trong kho thì công ty sẽ mua chuyển thẳng cho KH căn cứ vào các hóa đơn đầu vào kế toán tiến hành định khoản giá vốn:
Nợ TK 632: 1.631.002.910 VNĐ
Có TK 156: 1.631.002.910 VNĐ
Còn 5% giá trị còn lại của hợp đồng công ty CP bất động sản Hanel – Him Lam giữ trong 12 tháng bảo hành sản phẩm. Trong vòng 5 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn bảo hành, KH sẽ phải thanh toán nốt giá trị còn lại và hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng.
Hạch toán tổng hợp thanh toán nợ với khách hàng
Để theo dõi tổng hợp tình hình công nợ phải thu, ngoài việc vào sổ chi tiết 131 theo từng đối tượng khách hàng, kế toán vào sổ tổng hợp tài khoản 131, sổ này phản ánh toán bộ tổng công nợ của các khách hàng của công ty, đồng thời vẫn phản ánh chi tiết khoản nợ theo đối tượng của từng khách hàng được thể hiện qua (Biểu 3.1)
Ngoài việc vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp TK 131, hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm vào sổ Nhật Ký Chung
(Biểu 3.7) từ sổ Nhật Ký Chung, phần mềm kế toán sẽ tự động vào Sổ Cái (Biểu 3.3) tài khoản.
Cuối tháng, để đảm bảo chính xác số liệu kế toán, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái và Sổ tổng hợp TK 131 (Biểu 3.2). Khi số liệu được khớp, Sổ cái được dùng làm căn cứ vào đó để lập bảng Cân đối số phát sinh và lập Báo cáo tài chính.
Biểu 3.1. Sổ chi tiết tài khoản 131
Tháng 02 năm 2010
Khách hàng : Công ty Cổ Phần xây dựng Long Giang
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số Ngày Số dư đầu kỳ 0
3/2/2010 Xuất bán bê tông CT Long Giang 5111 148.690.890
PX01 3/2/10 Tiền thuế VAT hàng xuất bán 3331 14.869.100
3/2/10 CT Long Giang chuyển khoản
thanh toán tiền bê tông 112 80.000.000
Tổng phát sinh 163.559.990 80.000.000
Số dư cuối kỳ 68.690.890
Biểu 3.2: Sổ tổng hợp tài khoản 131
Tháng 02 năm 2010
ĐVT: VNĐ
Tên KH Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
XN XD số 2 32.173.400 - 229.461.000 181.635.000 79.999.400 -
Cty Long Giang - - 163.559.990 80.000.000 68.690.890 -
Công ty CP Hanel- Him Lam - - 1.999.348.000 1.999.348.000 - -
Công ty CP XD Đông Anh 28.944.000 - - - 28.944.000 -
Cty TNHH Hoàng Vân 210.782.720 - 150.000.000 60.782.720 -
Cty CP giao thông Hà Tây - 49.470.000 8.200.000 - - 41.270.000
XN XD Tiến Thắng 32.173.400 - 65.400.000 80.000.000 17.613.400 - ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 3.414.388.25 0 - 4.447.353.000 10.234.237.05 8 3.898.769.808 -