Ban giám đốc Phòng giao dịch- kho quỹ Phòng kế toán Phòng A/O doanh nghiệp VP Cát Linh VP TrầnHưng Đạo VP Tràng An Phòng A/O cá nhân Phòng thẩm định tài sản đảm bảo Phòng TTQT và Kiều hối Phòng thu hồi nợ VP Yên Phụ VP Thụy Khê VP Khâm Thiên VP Tôn Đức Thắng
Hình2.1 : Sơ đồ tổ chức chi nhánh Hà Nội
2.1.2.1Cơ cấu nhân sự và các phòng ban của chi nhánh Hà Nội
Ban giám đốc chi nhánh
Nhiệm vụ của ban giám đốc:
Có trách nhiệm điều hành hoạt động của chi nhánh
Lập kế hoạch kinh doanh cho chi nhánh
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của chi nhánh
Quản lý nhân sự của chi nhánh
Kiến nghị và chủ động đề xuất với Tổng giám đốc
Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ, nhân viên dưới quyền. Báo cáo lên ban Tổng giám đốc nội dung các vụ việc về tham nhũng, tiêu cực( nếu có) tại đơn vị mình.
Xử lý theo quyền hạn, trách nhiệm được Tổng giám đốc giao và kiên nghị cấp có thẩm quyền xử lý những vi phạm về các nghiệp vụ và dịch vụ ngân hàng có liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Các phòng ban khác
Phòng giao dịch ngân quỹ
Phòng phục vụ khách hàng doanh nghiệp
Phòng phục vụ khách hàng cá nhân:
Phòng thẩm định tài sản bảo đảm
Phòng thu hồi nợ
Phòng kế toán
Phòng thanh toán quốc tế và kiều hối
Phòng hành chính-tổ chức
12 chi nhánh cấp 2/phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh Hà Nội
Phòng Giao dịch – Kho quỹ :
Nhiệm vụ của phòng:
- Chào đón khách hàng, giới thiệu và bán chéo sản phẩm dịch vụ ngân hàng. - Giải đáp và hướng dẫn KH sử dụng các tiện ích vè sản phẩm, dịch vụ NH.
- Giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng về sản phẩm NH, về tài khoản của KH.
-Thực hiện mở các loại tài khoản KH (tiền gửi, tiết kiệm, tiền vay…) và thay đổi, bổ sung các thông tin về các tài khoản NH
- Quản lý các loại tài khoản dùng trong giao dịch với KH.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiền gửi như gửi tiền,rút tiền, chuyển tiền, uỷ nhiệm chi. uỷ nhiệm thu, phát hành séc, thanh toán séc, bảo chi séc…, giữ hộ, thu chi hộ.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiết kiệm như gửi tiền, rút tiền, chi trả vốn, lãi.
- Thực hiện việc giải ngân, thu vốn, thu lãi, hạch toán chuyển nợ quá hạn,… trên tài khoản tiền vay.
- Thực hiện thu, chi trên tài khoản ký quỹ, thanh toán L/C…
- Thực hiện chi trả lệnh chuyển tiền, mua séc du lịch, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán…
-Thực hiện thu đổi ngoại tệ mặt cho KH theo đúng các quy định về quản lý ngoại hối của NHNN và của VPBank. Đối với nghiệp vụ mua bán ngoại tệ mặt, Phòng Ngân quỹ và kho quỹ làm thủ tục và trình cấp có thẩm quyền quyết định, Phòng Giao dịch thực hiện thu chi tiền, chuyển tiền.
- Tính toán thu lãi, trả lãi, thu phí dịch vụ theo đề nghị của các phòng có liên quan và đúng với quy định của VPBank.
- Cung cấp các thông tin về tài khoản, gửi giấy báo nợ, giấy báo có, sao kê tài khoản… cho KH theo đúng chế độ và thẩm quyền quy định.
- Hạch toán kế toán các giao dịch với KH.
- Thực hiện nghiệp vụ thu chi, kiểm đếm tiền mặt theo quy định .
- Tiếp thu, ghi nhận các đề nghị, góp ý, phàn nàn của KH về sản phẩm, dịch vụ NH, hoặc về cung cách, thái độ phục vụ của nhân viên NH.
- Thực hiện nghiệp vụ kho quỹ (thu chi, kiểm đếm và bảo quản tiền), chỉ đạo các Chi nhánh cấp dưới và Phòng Giao dịch trực thuộc thực hiện nghiệp vụ kho quỹ.
Phòng quan hệ khách hàng cá nhân
Nhiệm vụ của phòng:
- Hướng dẫn, triển khai thực hiện các sản phẩm, dịch vụ KHCN thống nhất trong toàn chi nhánh;
- Lập kế hoạch cho vay, thu nợ tín dụng cá nhân của toàn chi nhánh; - Thực hiện nghiệp vụ phân tích món vay;
- Thực hiện giám sát, kiểm tra tín dụng cá nhân của Chi nhánh cấp dưới và Phòng Giao dịch trực thuộc;
- Chỉ đạo, đôn đốc thu hồi nợ, xử lý nợ qua hạn đối với các khoản vay cá nhân trong toàn Chi nhánh;
- Đề xuất điều chỉnh các quy định vè hoạt động tín dụng các nhân cho phù hợp với thực tế trên địa bàn của Chi nhánh như: lãi suất, đối tượng vay, điều kiện vay, phương thức thanh toán nợ vay…
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hình thức quảng cáo các sản phẩm và dịch vụ KHCN cho toàn chi nhánh.
- Tổng hợp số liệu cho vay thu nợ, bảo lãnh, thường xuyên và định kỳ hàng tháng đối chiếu với số liệu kế toán và với số liệu của KH.
- Phân tích, tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động cho vay cá nhân của Chi nhánh và Phòng Giao dịch trực thuộc theo tháng, quý, 6 tháng và năm. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về hoạt động cho vay cá nhân theo đúng quy định và hướng dẫn của NHNN và của VPBank.
- Lưu trữ các chứng từ,tài liệu, giấy tờ liên quan đến nhân thân KH; Lưu trữ các HĐTD, và các chứng từ liên quan khác.
Phòng Quan hệ khách hàng doanh nghiệp
Nhiệm vụ chính của phòng:
- Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu KH, đế xuất chính sách tiếp thị KH theo từng đối tượng; Lập kế hoạch tiếp thị và kế hoạch cho vay/ bảo lãnh hàng năm và thực hiện kế hoạch đã được duyệt; Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hình thức quảng cáo sản phẩm và dịch vụ KHDN.
- Liên hệ với các Hiệp hội, các tổ chức ngành nghề kinh doanh để xúc tiến công tác tiếp thị của VPBank.
- Tiếp xúc, hướng dẫn KH, bán chéo sản phẩm, dịch vụ ngân hàng; Tư vấn, góp ý và đề xuất sản phẩm, dịch vụ phục vụ yêu cầu của khách hàng; Kiến nghị các sản phẩm, dịch vụ mới phục vụ nhu cầu của KH;
- Thu thập thông tin về KH, thường xuyên theo dõi hoạt động của KH, theo dõi sự biến chuyển ngành nghề của KH, kịp thời phát hiện những dấu hiệu tốt và / hoặc không bình thường của KH;
- Tiếp nhận hồ sơ vay, bảo lãnh (trong và ngoài nước) thanh toán, mua bán ngoại tệ của KH. Thẩm định và có ý kiến đề xuất cấp trên có cơ sở xem xét giải quyết; Tập hợp hồ sơ, tài liệu, lập tờ trình thẩm định KH về món vay và bảo lãnh (trong
và ngoài nước); Thuyết trình về tờ trình thẩm định KH trước Ban Tín dụng/ Hội đồng Tín dụng.
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của KH sau khi VPBank đã cho vay, bảo lãnh.
- Đôn đốc thu hồi nợ, thường xuyên đánh giá lại KH và các món vay, bảo lãnh; Đề xuất gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ; Đề xuất điềuchỉnh lãi, miễn lãi, giảm lãi tiền vay cho khác hàng; đề xuất giải chấp tài sản thế chấp, cầm cố.
- Đề xuất chuyển món vay sang nợ quá hạn; Chuyển hồ sơ khách hang có vấn đề hoặc khoản vay khó đòi sang Phòng Thu hồi nợ để xử lý theo pháp luật
- Phân tích, đánh giá tình hình hoạt động cho vay/ bảo lãnh toàn chi nhánh theo định kỳ; Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo thống kê tín dụng theo quy định NHNN và của VPBank;
- Đào tạo, tập huấn, nâng cao trình độ nghiệp vụ tín dụng cho các nhân viên A/O doanh nghiệp toàn chi nhánh.
- Lưu trữ các chứng từ, tài liệu, giấy tờ liên quan đến nhân thân khách hàng, đến tình hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của khách hàng; lưu trữ các HĐTD, và các chứng từ liên quan.
Phòng Thẩm định tài sản đảm bảo
- Thực hiện việc thẩm định và đánh giá các tài sản TCCC; - Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tài sản TCCC;
- Thẩm định và chịu trách nhiệm về giá trị thẩm định tài sản TCCC đảm bảo cho koản vay
- Lập bảng định giá tài sản phản hồi cho nơi yêu cầu trong thời gian quy định. - Quan hệ với cơ quan định giá chuyên nghiệp bên ngoài để định giá các tài sản TCCC trong các trường hợp cần thiết theo quy định;
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thông chuẩn mực trong việc định giá tài sản TCCC phù hợp với tình hình thực tế và bảo đảm an toàn cho VPBank;
- Xây dựng bản đồ phân hạng về sử dụng đất nhằm công khai hoá, hợp lý hoá việc thẩm định bất động sản.
- Lập các hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản bảo đảm nợ vay và thực hiện việc công chứng;
- Lập các văn bản thông báo việc thế chấp, cầm cố tài sản cho các cơ quan chức nâưng theo quy định của pháp luật( Sở Điạ chính- Nhà đất, Phòng Công chứng…);
- Trực tiếp thực hiện hoặc đôn đốc khách hàng thực hiện việc mua bảo hiểm các tài sản TCCC trong suốt thời gian cấp tín dụng mà người thụ hưởng là VPBank; - Hợp đồng tái định giá tài sản TCCC, có trách nhiệm đề xuất có kế hoạch kiểm tra các tài sản TCCC, có trách nhiệm đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo an toàn tín dụng;
- Sưu tầm, tập hợp, hệ thống hoá các văn bản pháp luật liên quan đến đất đai, nhà, xưởng, kho bãi, nhằm phục vụ tốt cho công tác thẩm định tài sản bảo đảm.
Phòng Thu hồi nợ
- Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch Thu hồi nợ quá hạn đã được duyệt.
- Liên hệ với các cơ quan Toà án, Viện kiểm sát, Phòng thi hành án, Công an, Luật sư… trong việc sử lý, giải quyết các vấn đề Thu hồi nợ của chi nhánh.
- Tiếp nhận và kiểm tra lại tính hợp pháp các hồ sơ vay, bảo lãnh có vấn đề hoặc các khoản nợ quá hạn do Phòng A/O doanh nghiệp và A/O cá nhân chuyển sang để xử lý theo pháp luật.
- Thẩm định và đề xuất ý kiến về các vấn đề pháp lý liên quan đến việc xử lý và thu hồi nợ quá hạn cho Chi nhánh. Thực hiện công tác xử lý và thu hồi nợ theo Nghị quyết của Ban Chỉ đạo THN.
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để xử lý và thu hồi nợ khó đòi.
- Tổng hợp, phân tích tình hình nợ quá hạn tại chi nhánh theo chế độ thông tin báo cáo do NHNN và VPBank quy định; Thông qua kinh nghiệm xử lý nợ quá hạn, Phòng Thu hồi nợ đề xuất các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro, bảo đảm an toàn tín dụng.
- Quản lý an toàn các hồ sơ nợ quá hạn trong quá trình xử lý nợ thu hồi nợ; Bàn giao đầy đủ các hồ sơ nợ quá hạn đã xử lý xong (bao gồm các hồ sơ đã nhận và hồ sơ phát sinh trong quá trình xử lý nợ) cho phòng A/O doanh nghiệp hoặc phòng A/O cá nhân để lưu trữ theo chế độ quy định
- Theo dõi những thay đổi về pháp luật có liên quan đến ngân hàng đẻ kịp thời phổ biến cho Chi nhánh nhằm ngăn ngừa những rủi ro trong tranh chấp, kiện tụng. - Xây dựng tủ sách pháp luật liên quan đến hoạt động ngân hàng.
Phòng Thanh toán quốc tế và Kiều hối
- Thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ chuyên môn về bảo lãnh, thanh toán quốc tế (L/C, nhờ thu, bảo lãnh ngân hàng, chuyển tiền điện, thanh toán sec…);
- Thực hiện và phát triển mạng lưới nghiệp vụ kiều hối, chuyển tiền nhanh trên địa bàn;
- Đình kỳ phân tích, tổng hợp tình hình thực hiện thanh toán quốc tế, kiều hối trong Chi nhánh;
- Đề xuất và kiến nghị với Hội sở về việc cải tiến nghiệp vụ thanh toán quốc tế và kiều hối phù hợp với điều kiện trên địa bàn,
- Lưu trữ các hồ sơ thanh toán quốc tế, kiều hối trong Chi nhánh;
- Chịu trách nhiệm quản lý mạng SWIFT, Telex, Test key của Chi nhánh.
- Giải quyết các vấn đề tranh chấp trong thanh toán quốc tế và kiều hối trên địa bàn.
Phòng Hành chính- Tổ chức
- Phối hợp với Văn phòng VPBank để thực hiện công tác tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
- Công tác văn thư, hành chính, lễ tân.
- Quản lý, mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc của toàn Chi nhánh;
- Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy cho toàn Chi nhánh. Phối hợp bộ phận kho quỹ bảo đảm an toàn kho quỹ trong toàn Chi nhánh. - Đảm bảo phương tiện di chuyển, vận chuyển tiền an toàn.
Phòng Kế toán
- Chi trả lương và các khoản thu nhập cho cán bộ nhân viên hàng tháng
- Thực hiện quản lý các giao dịch nội bộ, lưu trữ chứng từ, lập và in báo cáo theo quy định của NHNN và của VPBank
- Quản lý séc và giấy tờ có giá, các chứng từ gốc… của chi nhánh
- Tổ chức quản lý và theo dõi hạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ lao động, chi tiêu nội bộ của chi nhánh, Phối hợp với phòng Tổ chức –Hành chính lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng tài sản cố định...
- Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành
- Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hoạch chỉ tiêu nội bộ bảo đảm hoạt động kinh doanh của chi nhánh trình Giám đốc Chi nhánh quyết định.
- Phối hợp với các phòng liên quan tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và thực hiện quỹ tiền lương, chi các quỹ theo quy định của Nhà nước và VPBank đồng thời phù hợp với các mục tiêu phát triển kinh doanh của Chi nhánh.
- Tính và trích nộp thuế, BHXH theo quy định, là đầu mối trong quan hệ với cơ quan thuế, tài chính.
- Phối hợp với các phòng có liên quan phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh để trình Ban lãnh đạo chi nhánh quyết định mức trích lập Quỹ dự phòng rủi ro theo các hướng dẫn của VPBank.
- Thực hiện lưu trữ chứng từ, số liệu, làm báo cáo theo quy định của Nhà nước và của VPBank.
- Làm các nhiện vụ khác do ban Giám đốc giao.